Art. 2:10 BW: Buchführungs- und Aufbewahrungspflicht der Geschäftsführung

Die kurze Antwort

Art. 2:10 des niederländischen BW verpflichtet die Geschäftsführung jeder juristischen Person, Aufzeichnungen zu führen, aus denen sich die Rechte und Pflichten jederzeit ergeben, binnen sechs Monaten nach dem Geschäftsjahr eine Bilanz und eine Ertrags- und Aufwandsrechnung auf Papier zu erstellen und die Bücher sieben Jahre aufzubewahren. Digitale Aufbewahrung ist erlaubt, außer für diese Papierbilanz und -rechnung.

Aktualisiert am 30. Oktober 2026

Eckdaten

Absatz 1: Aufzeichnungen, aus denen sich alles ergibt

1. Die Geschäftsführung ist verpflichtet, über die Vermögenslage der juristischen Person und über alles, was deren Tätigkeit betrifft, entsprechend den Anforderungen, die sich aus dieser Tätigkeit ergeben, Aufzeichnungen zu führen und die dazugehörigen Bücher, Belege und sonstigen Datenträger so aufzubewahren, dass jederzeit die Rechte und Pflichten der juristischen Person erkannt werden können.

Das Gesetz schreibt kein Hauptbuch, keine Software und keinen Kontenplan vor. Es setzt ein Ziel: Zu jedem Zeitpunkt muss erkennbar sein, was die juristische Person hat, wer ihr etwas schuldet und wem sie etwas schuldet. Der Maßstab wächst mit dem Betrieb. Eine Holding mit zwanzig Buchungen im Jahr genügt mit einem übersichtlichen Bankbuch und den zugrunde liegenden Belegen. Ein Webshop mit Zehntausenden Bestellungen braucht Nebenbücher für Debitoren, Kreditoren und Vorräte, die zum Hauptbuch passen.

Ein guter Test ist die Frage, die ein Insolvenzverwalter stellt: Kann ein Außenstehender binnen angemessener Zeit feststellen, welche Forderungen offen sind, welche Schulden es gibt und welche Verträge laufen? Gelingt das nicht, ist die Buchführung unzureichend, wie ordentlich der Jahresabschluss auch aussah.

Absatz 2: Bilanz und Ertrags- und Aufwandsrechnung binnen sechs Monaten

2. Unbeschadet der Bestimmungen der folgenden Titel ist die Geschäftsführung verpflichtet, jährlich binnen sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres die Bilanz und die Ertrags- und Aufwandsrechnung der juristischen Person zu erstellen und auf Papier zu bringen.

Dies ist die Untergrenze für jede juristische Person. Fällt die juristische Person unter Titel 9, gehen die Regeln dieses Titels und der Rechtsform vor: Eine BV stellt ihren Jahresabschluss binnen fünf Monaten auf (Art. 2:210 Abs. 1 BW), eine NV ebenso (Art. 2:101 Abs. 1 BW). Für eine Stiftung oder einen Verein, die nicht unter Titel 9 fallen, ist Absatz 2 die Hauptregel: binnen sechs Monaten eine Bilanz und eine Ertrags- und Aufwandsrechnung, ohne vorgeschriebenes Muster und ohne Hinterlegung. Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr, sofern die Satzung nichts anderes sagt (Art. 2:10a BW).

„Auf Papier bringen“ bedeutet ein festgehaltenes Dokument auf Papier. Unterzeichnen verlangt Art. 2:10 nicht, obwohl es üblich ist. Diese Papierfassung hat in Absatz 4 eine besondere Stellung.

Absatz 3 und 4: sieben Jahre aufbewahren, auch digital

3. Die Geschäftsführung ist verpflichtet, die in den Absätzen 1 und 2 genannten Bücher, Belege und sonstigen Datenträger sieben Jahre lang aufzubewahren.

4. Die auf einem Datenträger angebrachten Daten, mit Ausnahme der auf Papier erstellten Bilanz und Ertrags- und Aufwandsrechnung, können auf einen anderen Datenträger übertragen und aufbewahrt werden, sofern die Übertragung mit richtiger und vollständiger Wiedergabe der Daten erfolgt und diese Daten während der gesamten Aufbewahrungszeit verfügbar sind und innerhalb angemessener Zeit lesbar gemacht werden können.

Das Gesetz nennt keinen Beginn der sieben Jahre. Üblich ist, ab dem Ende des Geschäftsjahres zu rechnen, auf das sich die Unterlagen beziehen; ein Dokument, das länger aktuell bleibt, etwa ein laufender Mietvertrag, bewahren Sie jedenfalls so lange auf, wie er läuft. Die steuerliche Aufbewahrungspflicht nach Art. 52 Abs. 4 AWR beträgt ebenfalls sieben Jahre, mit derselben Regel für die Übertragung auf einen anderen Träger (Absatz 5). Für Angaben zu Immobilien verlangt Art. 34a Wet OB 1968 Aufbewahrung während neun Jahren nach dem Jahr, in dem das Gebäude in Gebrauch genommen wurde.

Scannen und digitale Aufbewahrung sind erlaubt, sofern vollständig, für den gesamten Zeitraum verfügbar und innerhalb angemessener Zeit lesbar. Der letzte Punkt ist praktisch: Ein Export aus einem Buchhaltungspaket, dessen Abonnement gekündigt wurde, muss auch in fünf Jahren noch zu öffnen sein. Die auf Papier erstellte Bilanz und Ertrags- und Aufwandsrechnung fallen aus diesem Spielraum heraus; bewahren Sie diese im Original auf.

1. Die Bücher, Belege und sonstigen Datenträger einer aufgelösten juristischen Person müssen sieben Jahre lang aufbewahrt werden, nachdem die juristische Person zu bestehen aufgehört hat. Verwahrer ist, wer durch oder aufgrund der Satzung oder durch die Gesellschafterversammlung oder, wenn die juristische Person eine Stiftung war, durch die Geschäftsführung als solcher bestimmt wurde.

Nach der Auflösung läuft die Aufbewahrungspflicht weiter, nun sieben Jahre ab dem Ende der juristischen Person. Der Verwahrer meldet binnen acht Tagen seinen Namen und seine Adresse dem Handelsregister (Art. 2:24 Abs. 3 BW).

Dieselbe Pflicht in jeder Größenklasse, mit anderen Fristen drumherum

Artikel 2:10 unterscheidet nicht nach Größe. Was je Klasse abweicht, ist, was danach mit den Aufzeichnungen geschieht; die Tabelle folgt den Klassengrenzen seit dem Geschäftsjahr 2024.

Geschäftsjahre 2025 bis 2027: nichts Neues in Artikel 2:10

Der Text von Artikel 2:10 wurde seit dem 1. Juni 1998 nicht geändert, und eine Änderung ist nicht angekündigt. Für das Geschäftsjahr 2025 gilt also: Bilanz und Ertrags- und Aufwandsrechnung spätestens bis zum 30. Juni 2026 (bei einem Kalenderjahr), die Unterlagen mindestens bis Ende 2032 aufbewahren. Für 2026 verschiebt sich alles um ein Jahr. Wer ein Archiv in einem älteren Dateiformat aufbewahrt, sorgt dafür, dass es auch am Ende der Frist noch zu öffnen ist (Absatz 4).

Fallbeispiel: Ein Fliesenhandel räumt das Archiv auf, eine Musikschule schließt das Jahr ab

Die Tegelhandel Smit BV hat ein Geschäftsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht. Am 4. Januar 2027 will die Geschäftsführung das Archiv bereinigen.

• Geschäftsjahr 2019: Die Sieben-Jahres-Frist lief bis einschließlich 31. Dezember 2026. Die Unterlagen dürfen weg, außer was zu einem laufenden Streit oder einem noch offenen Bescheid gehört.
• Geschäftsjahr 2020: aufbewahren bis einschließlich 31. Dezember 2027.
• Das Lager, gekauft für € 640.000 und seit März 2021 in Gebrauch: Kaufvertrag, Rechnungen und die Berechnung des Vorsteuerabzugs bleiben neun Jahre nach 2021 aufbewahrt, also bis einschließlich 31. Dezember 2030.
• Die unterzeichnete Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung von 2019 dürfen nach Fristablauf mit weg. Bis dahin bewahrt Smit sie auf Papier auf, obwohl ein Scan im Archiv liegt.

Die Stichting Muziekschool Het Akkoord hat € 1,2 Millionen Umsatz. Das ist weniger als die Hälfte der Umsatzgrenze für kleine juristische Personen, sodass die Stiftung nicht unter Titel 9 fällt (Art. 2:360 Abs. 3 BW). Für 2026 erstellt und unterzeichnet die Geschäftsführung spätestens bis zum 30. Juni 2027 eine Bilanz und eine Ertrags- und Aufwandsrechnung. Eine Hinterlegung bei der KVK ist nicht nötig. Die Stiftung bewahrt ihre Buchführung allerdings sieben Jahre auf, genau wie eine BV.

Wo Buchführung und Archiv zu kurz greifen

• Nur den Jahresabschluss als pdf aufbewahren. Die zugrunde liegenden Buchungen, Rechnungen und Kontoauszüge gehören ebenfalls dazu; ohne diese Unterlagen sind die Beträge nicht nachzurechnen.
• Keine Offene-Posten-Liste führen. Dann ist nicht „jederzeit“ zu sehen, wer was zahlen muss.
• Beim Wechsel zu einem anderen Buchhaltungsprogramm die alten Jahre im alten Paket stehen lassen und das Abonnement kündigen.
• Die Frist ab dem Rechnungsdatum statt ab dem Ende des Geschäftsjahres laufen lassen, sodass Unterlagen zu früh verschwinden.
• Die auf Papier erstellte Bilanz und Ertrags- und Aufwandsrechnung wegwerfen, weil es einen Scan gibt (Absatz 4).
• Vergessen, dass eine unzureichende Buchführung bei der Insolvenz einer BV die nicht ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung festschreibt und die Ursache vermuten lässt (Art. 2:248 Abs. 2 BW).

Wo Artikel 2:10 im übrigen Buch 2 wiederkehrt

• Artikel 2:248 BW: die Beweisvermutung, wenn die Buchführungspflicht verletzt wurde.
• Artikel 2:210 BW: die strengere Aufstellungsfrist für die BV.
• Artikel 2:394 BW: Hinterlegung; die KVK bewahrt die hinterlegten Unterlagen selbst sieben Jahre auf (Absatz 6).
• Artikel 2:403 BW: auch eine befreite Tochter führt eine vollständige Buchführung (RJ 305.202).
• Wie lange muss ich den Jahresabschluss aufbewahren? und Buchhaltungssoftware.

So funktioniert es bei Jaarrekening.io

Führen Sie die Buchhaltung in Jaarrekening.io, erstellen Sie in der Übersicht der Buchhaltung je Geschäftsjahr ein Archiv als zip: Journal und Summen- und Saldenliste als csv, eine XAF-Auditfile, Geschäftspartner, Anlagen, gespeicherte Arbeitsblätter und die Dokumente dieses Jahres. Die App nennt dazu, bis wann Sie das Archiv aufbewahren: sieben Jahre nach dem Ende des Geschäftsjahres und zehn Jahre, wenn Angaben zu Immobilien enthalten sind. Das ist etwas großzügiger als die neun Jahre nach dem Jahr der Ingebrauchnahme aus dem Umsatzsteuergesetz.

Quellen

• Art. 2:10 BW: Buchführungs- und Aufbewahrungspflicht, Text geltend ab 1. Juli 2026 (wetten.overheid.nl)
• Art. 2:24 BW: Aufbewahrung nach Auflösung, Text geltend ab 1. Juli 2026 (wetten.overheid.nl)
• Art. 2:248 BW: Haftung der Geschäftsführer bei Insolvenz, Text geltend ab 1. Juli 2026 (wetten.overheid.nl)
• Art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR): steuerliche Buchführungs- und Aufbewahrungspflicht, Text geltend ab 1. Oktober 2026 (wetten.overheid.nl)
• Art. 34a Wet op de omzetbelasting 1968: Aufbewahrung von Angaben zu Immobilien, Text geltend ab 1. Januar 2026 (wetten.overheid.nl)
• Art. 3:15i BW: Buchführungspflicht von Unternehmern, Text geltend ab 1. Juli 2025 (wetten.overheid.nl)

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