Meine Bilanz stimmt nicht: Was tun?

Die kurze Antwort

Vergleichen Sie Summen- und Saldenliste und Jahresabschluss. Prüfen Sie Ergebnis, Exportzeitraum, Formeln und Zuordnung; korrigieren Sie die Ursache belegt.

Grundlage: Art. 2:362 BW

Wo beginnen Sie bei einer Bilanzdifferenz?

Prüfen Sie zuerst, ob das Ergebnis des Geschäftsjahres in der Überleitung zwischen Summen- und Saldenliste und Bilanz berücksichtigt ist. Entspricht die Differenz genau dem Ergebnis, untersuchen Sie die Ergebnisverbuchung; das ist ein Hinweis, kein Beweis für die Ursache.

Vergleichen Sie zuerst die Summe der Aktiva mit Eigenkapital plus Verbindlichkeiten und notieren Sie die Differenz. Entspricht die Abweichung genau dem Ergebnis von € 8.400, fehlt möglicherweise die Verbuchung des Jahresgewinns im Eigenkapital. Stimmen Sie außerdem die Eröffnungsbilanz mit der festgestellten Schlussbilanz des Vorjahres ab. Eine Differenz von € 1.000 zu Beginn wirkt anders durch als ein Fehler im laufenden Umsatz. Prüfen Sie auch, ob die Summen- und Saldenliste alle Konten enthält und ob Soll und Haben im Export nicht vertauscht wurden.

Wie spüren Sie einen falsch gebuchten Posten auf?

Betrachten Sie danach Zwischen- und Klärungskonten mit einem Saldo am Bilanzstichtag. Klären Sie die zugrunde liegenden Posten und ordnen Sie einen echten Restbetrag richtig zu; nicht jedes Zwischenkonto muss ohne Grund auf null gebucht werden.

Ein Zwischenkonto mit € 2.500 in der Bilanz ist ein Hinweis auf eine noch nicht geklärte Zahlung, aber nicht automatisch die Ursache einer rechnerischen Bilanzdifferenz. Suchen Sie die zugrunde liegenden Buchungen und den zugehörigen Bank- oder Rechnungsbeleg. Prüfen Sie anschließend, ob Umsatzsteuer, Abschreibungen, Vorräte und das Verrechnungskonto mit dem Gesellschafter richtig eingeordnet sind. Ein Betrag kann auf dem falschen Bilanzposten stehen, obwohl die Gesamtbilanz ausgeglichen ist. Behandeln Sie also zwei Fragen getrennt: Stimmen die Summen, und geben die Posten die wirtschaftliche Wirklichkeit wieder? Beides ist für einen brauchbaren Jahresabschluss nötig.

Wie verhindern Sie, dass der Fehler im nächsten Jahr wiederkehrt?

Prüfen Sie abschließend, ob der Export Zwischensummen enthält, die als normale Konten mitgezählt wurden; dann zählt ein Teil doppelt. Eine Differenz auf einen Restposten wegzubuchen ist nie die Lösung: Sie taucht in den Vergleichszahlen des nächsten Jahres wieder auf.

Halten Sie je Korrektur den ursprünglichen Buchungsbeleg, die Korrekturbuchung und den Grund fest. Exportieren Sie danach die Summen- und Saldenliste erneut und prüfen Sie die Überleitung zum Jahresabschluss. Tragen Sie nur einen manuellen Restposten in das PDF ein, stimmt die Eröffnungsbilanz im nächsten Jahr nicht mit der Buchhaltung überein. Nutzen Sie bei großen Beträgen eine Vier-Augen-Kontrolle, zum Beispiel bei einer Forderung von € 75.000 gegen einen Geschäftsführer. Die gesetzliche Anforderung eines getreuen Bildes nach Art. 2:362 BW wird nicht durch eine bloß rechnerische Nulldifferenz erreicht; Bewertung und Anhang müssen ebenfalls angemessen sein.

Eine systematische Reihenfolge für die Korrektur

Stellen Sie die Abweichung zunächst exakt fest und vergleichen Sie sie mit dem Ergebnis, der Umsatzsteuerschuld und jüngsten Korrekturbuchungen. Beträgt die Differenz € 12.500, suchen Sie im Hauptbuch nach Posten in dieser Höhe oder nach einer Kombination der letzten Buchungen. Prüfen Sie, ob eine exportierte Zwischensumme doppelt einbezogen wurde. Stimmen Sie danach jede Hauptgruppe ab: Anlagevermögen mit dem Anlagenverzeichnis, Bank mit Kontoauszügen, Debitoren mit offenen Rechnungen und Verbindlichkeiten mit Lieferantenübersichten. So finden Sie auch Zuordnungsfehler, die keine Gesamtdifferenz verursachen. Halten Sie die entdeckte Ursache fest, bevor Sie eine Korrekturbuchung vornehmen.

Prüfen Sie nach der Korrektur erneut Eigenkapital und Jahresgewinn. Eine Gegenbuchung auf einem beliebigen Kostenkonto kann die Bilanz ausgleichen, aber das Ergebnis verzerren. Vergleichen Sie den neuen Anfangsstand mit dem im Vorjahr festgestellten Endstand und erklären Sie Abweichungen schriftlich. Holen Sie bei einem großen oder ungeklärten Posten eine zweite Beurteilung ein, besonders wenn ein Gesellschafter oder Geschäftsführer die Gegenpartei ist. Bewahren Sie die alte und die neue Summen- und Saldenliste mit einer kurzen Änderungsübersicht auf. So sieht der nächste Ersteller, warum ein Betrag vom früheren Export abweicht, und es entsteht keine versteckte Korrektur in der Vergleichsspalte.

Quellen

• Belastingdienst: eine ordnungsgemäße Buchführung führen
• KvK: Inhalt des Jahresabschlusses

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