Wann muss ich eine Rückstellung (voorziening) bilden?

Die kurze Antwort

Eine Rückstellung betrifft eine wahrscheinliche oder feststehende Verpflichtung, deren Betrag oder Zeitpunkt ungewiss ist. Art. 2:374 BW kennt auch eine Egalisierung unter Voraussetzungen.

Grundlage: Art. 2:374 BW

Wann besteht am Bilanzstichtag eine Verpflichtung?

Erfüllt eine mögliche Verpflichtung die Voraussetzungen für eine Rückstellung nicht, beurteilen Sie, ob eine Angabe zu einer nicht in der Bilanz erfassten Verpflichtung nötig ist. Eine ungewisse künftige Ausgabe ist nicht automatisch eine Rückstellung.

Untersuchen Sie zuerst, wodurch die mögliche Verpflichtung entstanden ist. Ein laufender Rechtsstreit über ein Ereignis vor dem Bilanzstichtag kann relevant sein, auch wenn das Urteil erst später folgt. Eine allgemeine Absicht, nächstes Jahr zusätzliches Personal einzustellen, ist keine bestehende Verpflichtung. Beurteilen Sie anschließend die Wahrscheinlichkeit eines Abflusses und ob eine verlässliche Schätzung möglich ist. Bewahren Sie Briefe, Verträge und Berechnungen bei der Akte auf. Die Bezeichnung 'zur Sicherheit' genügt nicht: Eine Rückstellung muss zu den Voraussetzungen von Art. 2:374 BW und dem anwendbaren Rechnungslegungsrahmen passen.

Wie schätzen Sie den Betrag einer Rückstellung?

Art. 2:374 BW verlangt, dass Rückstellungen nach ihrer Art aufgeteilt und genau beschrieben werden. Trennen Sie die Posten nach der zugrunde liegenden Verpflichtung oder den Kosten und geben Sie nach Möglichkeit an, welcher Teil langfristig ist. Ein kleines Unternehmen ist von dieser Aufgliederung und der Laufzeit befreit (Art. 2:396 Abs. 3 BW); ein Entwicklungsüberblick je Art ist für es freiwillig (RJk B10.109a).

Angenommen, eine Produktgarantie kostet durchschnittlich € 40 je Fall und auf Basis der am Bilanzstichtag verkauften Produkte werden etwa 100 Ansprüche erwartet. Eine Schätzung von € 4.000 kann dann begründet sein, sofern die historischen Daten und Annahmen verlässlich sind. Vergleichen Sie das mit einem möglichen Anspruch von € 500.000, bei dem Wahrscheinlichkeit oder Umfang kaum zu bestimmen sind; dort kann eine Angabe im Anhang statt der Erfassung nötig sein. Passen Sie die Schätzung bei jedem Jahresabschluss an, wenn neue Informationen vorliegen. Eine Rückstellung ist kein Sparschwein für künftige Ausgaben.

Welche Posten gehören nicht in eine Rückstellung?

Für künftige gewöhnliche Betriebsverluste bilden Sie keine Rückstellung allein, um das Ergebnis zu egalisieren. Eine Rückstellung für Großinstandhaltung kann unter Voraussetzungen möglich sein, wenn die Ausgabe ihren Ursprung auch vor dem Bilanzstichtag hat und eine beständige Kostenverteilung angewandt wird.

Reguläre Instandhaltung, die das Unternehmen künftig freiwillig durchführen lässt, ist nicht ohne Weiteres eine Verbindlichkeit am Bilanzstichtag. Die Möglichkeit einer Egalisierungsrückstellung für Großinstandhaltung hängt von besonderen Voraussetzungen und einer konsequenten Politik ab; ein allgemeiner Mehrjahresplan allein genügt nicht. Unterscheiden Sie außerdem zwischen einer Rückstellung, einer gewöhnlichen zu zahlenden Rechnung mit bekanntem Betrag und einer nicht in der Bilanz erfassten Verpflichtung. Buchen Sie eine bereits erhaltene Rechnung über € 12.000 nicht als ungewisse Rückstellung, wenn der Betrag feststeht. Erläutern Sie Art, Schätzunsicherheit und erwartete Abwicklung, wo die Regeln das verlangen.

Wie pflegen Sie eine bestehende Rückstellung?

Erstellen Sie je Rückstellung eine Aufstellung mit Anfangsbestand, neuen Zuführungen, tatsächlich gezahlten Beträgen, Auflösung und Endbestand. Eine Garantierückstellung von € 6.000 zu Jahresbeginn, € 2.000 gezahlten Ansprüchen und € 1.500 neuer Schätzung endet nicht automatisch beim selben Betrag; die Berechnung muss zeigen, welche Verpflichtungen noch bestehen. Vergleichen Sie die Schätzung mit späteren Ereignissen, etwa einem eingegangenen Anspruch oder neuen Informationen eines Anwalts. Nutzen Sie diese Informationen nur, soweit sie für die Lage am Bilanzstichtag relevant sind. Notieren Sie Unsicherheiten und die erwartete Abwicklung im Anhang, wo vorgeschrieben.

Prüfen Sie auch den Unterschied zwischen einer Rückstellung und einer Wertminderung eines Vermögensgegenstands. Art. 2:374 Abs. 2 BW verbietet es, einen Wertverlust eines Vermögensgegenstands als Rückstellung auszuweisen. Ein uneinbringlicher Debitor von € 10.000 erfordert also eine Beurteilung der Forderung selbst, nicht eine beliebige Rücklage unter den Verbindlichkeiten. Sehen Sie bei jedem Posten auf die Quelle: Ist es eine Verpflichtung gegenüber einem anderen, eine Egalisierung von Lasten unter gesetzlichen Voraussetzungen, eine gewöhnliche Verbindlichkeit oder ein niedrigerer Wert eines Vermögensgegenstands? Diese Einordnung bestimmt, wo der Betrag im Jahresabschluss landet und welche Angaben nötig sind.

Quellen

• KVK: Bestandteile des Jahresabschlusses
• RJ: Richtlinien für die Jahresberichterstattung

Weiterlesen