Établir les comptes annuels néerlandais en ligne en sept étapes

Comment fonctionne l'établissement en ligne des comptes annuels

Vous établissez des comptes annuels en ligne en chargeant la balance générale de votre comptabilité dans une application web. Celle-ci affecte les comptes aux postes légaux, détermine votre catégorie de taille et établit le bilan, le compte de résultat et l'annexe. Vous vérifiez ensuite le tout, vous faites approuver les comptes annuels et vous déposez les documents de publication à la KVK.

En ligne ne veut pas dire que tout se fait tout seul. Le jugement sur l'évaluation, les provisions et les événements postérieurs à la date du bilan reste à la direction art. 2:362, al. 1 BW. Le logiciel prend en charge le classement, le calcul et la mise en forme.

Ce qu'il faut préparer à l'avance

• Une balance générale à la date du bilan, établie après les écritures de clôture : amortissements, comptes de régularisation, provisions et impôt sur les sociétés de l'année.
• Les comptes annuels approuvés de l'an dernier, pour les chiffres comparatifs.
• Les données de l'entité : numéro KVK, siège statutaire, dirigeants et éventuels commissaires.
• L'effectif moyen sur l'exercice.
• Les informations qui ne figurent pas dans la comptabilité, comme les sûretés, les engagements à long terme et les événements postérieurs à la date du bilan.

Les sept étapes

Étape 1. Exporter la balance générale

Exportez la balance générale de votre logiciel comptable en Excel ou CSV, ou établissez un fichier d'audit XAF. Vérifiez d'abord que les comptes de passage, comme les comptes d'attente et les postes en suspens, sont à zéro. L'export par logiciel est décrit sous logiciels comptables.

Étape 2. Importer et rapprocher

Après l'import, la balance générale doit être équilibrée : débit et crédit totalisent le même montant. Le résultat doit aussi correspondre au compte de résultat de votre logiciel. Un écart se règle dans la comptabilité, pas dans les comptes annuels.

Étape 3. Affecter les comptes

Chaque compte du grand livre trouve sa place dans le bilan et le compte de résultat légaux. Avec les codes RGS, cela se fait en grande partie automatiquement ; les comptes sans code, vous les affectez vous-même ou à partir d'une proposition. Vérifiez toujours les cas douteux.

Étape 4. Déterminer la catégorie de taille

Le total du bilan, le chiffre d'affaires net et l'effectif déterminent si vous êtes micro, petite, moyenne ou grande. Le critère porte sur deux dates de bilan consécutives. Votre catégorie détermine ce que vous établissez et ce que vous déposez. Vérifiez avec le calculateur de catégorie de taille.

Étape 5. Compléter l'annexe et rédiger

Complétez les principes comptables, les tableaux de variation et les autres commentaires de l'annexe. Si un rapport de gestion est obligatoire, vous le rédigez aussi art. 2:391 BW. Les programmes en ligne avec IA produisent ici un projet ; vous vérifiez que le texte correspond à votre situation.

Étape 6. Signer et approuver

Relisez les comptes annuels et faites signer tous les dirigeants. Dans une BV, l'assemblée générale approuve les comptes annuels art. 2:210, al. 3 BW. Si tous les actionnaires sont aussi dirigeants, la signature vaut, sous conditions, approbation art. 2:210, al. 5 BW.

Étape 7. Déposer à la KVK

Déposez les documents de publication dans les huit jours suivant l'approbation art. 2:394, al. 1 BW. Si les comptes annuels ne sont pas approuvés deux mois après l'expiration du délai d'établissement, vous déposez immédiatement les comptes annuels établis, avec la mention qu'ils ne sont pas encore approuvés ; après l'approbation suit la version définitive art. 2:394, al. 2 BW. Au plus tard douze mois après la fin de l'exercice, les comptes annuels doivent être publics art. 2:394, al. 3 BW. Cela se fait en numérique : avec un logiciel SBR, par un intermédiaire ou, pour les micro et petites entités, dans le portail Zelf Deponeren de la KVK. Le dépôt lui-même est gratuit.

Établir en ligne avec Jaarrekening.io

Dans Jaarrekening.io, vous suivez les mêmes étapes. Vous activez l'exercice (le premier est gratuit) puis vous importez une balance générale en Excel ou CSV, ou un fichier d'audit XAF. Vous récupérez les chiffres comparatifs dans les comptes annuels déposés à la KVK, ou vous importez les comptes annuels précédents en PDF. Des règles de calcul fixes établissent les états ; l'IA fournit des projets pour l'annexe et le rapport de gestion.

À la fin, vous exportez les comptes annuels complets et la version de publication. Pour toute catégorie de taille, l'application produit en plus un fichier XBRL. Ce fichier est un candidat à la validation : vous le faites vérifier avec un logiciel SBR ou par votre expert-comptable. L'application n'envoie rien à la KVK ; vous déposez vous-même ou par votre expert-comptable et consignez la référence de réception dans le dossier. Vous créez vous-même un compte.

Quand l'établissement en ligne par soi-même ne convient pas

• Vous avez une obligation d'audit en tant qu'entité moyenne ou grande art. 2:393 BW. Un expert-comptable est alors obligatoire.
• La comptabilité n'est pas à jour ou n'est pas équilibrée.
• Des postes particuliers sont en jeu : réévaluations, fusion ou scission, participations étrangères ou changement de méthode comptable.
• Vous appliquez l'exemption de groupe de l'art. 2:403 BW.

Dans ces cas, un logiciel peut encore préparer le travail, mais vous avez besoin d'un spécialiste pour le jugement. Voir aussi faire soi-même ou externaliser.

En savoir plus sur le logiciel de comptes annuels

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