Wie lange dauert die Aufstellung eines Jahresabschlusses?

Die kurze Antwort

Die Dauer hängt von Buchführung, Komplexität und Planung ab. Planen Sie Abschluss, Aufstellung, Feststellung und Hinterlegung getrennt ein.

Welche Vorbereitung bestimmt die Durchlaufzeit?

Viel Klärungsarbeit entsteht bei Zwischenkonten mit ungeklärtem Saldo, einem Verrechnungskonto mit dem DGA (Gesellschafter-Geschäftsführer), das nicht stimmt, oder falsch gebuchten Investitionen. Klären Sie diese Punkte in der Buchführung vor der Aufstellung.

Zählen Sie zuerst die offenen Arbeiten, nicht nur die Zahl der Sachkonten. Sind alle Bankkonten abgestimmt, Rechnungen verarbeitet und Investitionen aufgeschlüsselt? Eine BV mit zwanzig Konten, aber einem ungeklärten Verrechnungskonto von € 80.000 kann mehr Klärungsarbeit erfordern als eine größere Buchführung, die monatlich abgeschlossen wird. Erstellen Sie eine Liste fehlender Unterlagen, verantwortlicher Personen und eines Zieltermins je Punkt. Erst wenn die Summen- und Saldenliste nach Korrekturen ausgeglichen ist, lässt sich die Zeit für Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang verlässlich planen.

Wie schätzen Sie den Aufwand je Akte?

Korrekturrunden kosten zusätzliche Arbeit, wenn Beträge manuell in mehreren Übersichten stehen. Ein gut eingerichtetes Dokument oder Programm kann Änderungen durchreichen, aber die neue Ausgabe erfordert weiterhin eine inhaltliche Kontrolle.

Eine praktische Schätzung teilt den Auftrag in drei Phasen: Buchführung abschließen, Jahresabschluss aufstellen sowie Beschlüsse und Offenlegung abwickeln. Stellen Sie jedem Teil die Abhängigkeiten gegenüber. Für ein Darlehen von € 50.000 können der Vertrag, die Zinsberechnung und der Tilgungsstand nötig sein. Für eine Investition von € 30.000 braucht man Anschaffungsdatum, Rechnung und Abschreibungsgrundlage. Ohne diese Unterlagen entstehen wiederholte Korrekturrunden. Geben Sie kein allgemeines Versprechen ab, dass der Prozess in einer festen Stundenzahl fertig ist; die nötige Zeit variiert mit der Qualität der Quellen, der Größenklasse und der Komplexität der Bewertung.

Was verlängert die Planung mit einem Accountant?

Bei einer Kanzlei bestimmt auch die Planung die Durchlaufzeit. Fragen Sie rechtzeitig, welche Unterlagen die Kanzlei braucht und wann sie den Auftrag ausführen kann.

Bei einem Accountant zählen neben der Ausführungszeit auch der verfügbare Zeitplan und die Zeit, die Sie für die Beantwortung von Fragen brauchen. Eine prüfungspflichtige mittelgroße juristische Person muss unter Umständen mehr Belege liefern als eine Kleinst-BV, die selbst aufstellt. Reservieren Sie außerdem Zeit für Unterzeichnung, Feststellung und digitale Hinterlegung. Die KVK setzt eine absolute Grenze von zwölf Monaten nach dem Geschäftsjahr und eine Frist von acht Tagen nach der Feststellung. Planen Sie daher rückwärts von diesen Daten. Prüfen Sie den Eingang der Unterlagen; ein fertiges PDF ist nicht dasselbe wie eine verarbeitete Hinterlegung.

Erstellen Sie einen Arbeitsplan, der zu Ihrer Akte passt

Listen Sie auf, wer die Kontoauszüge, Verträge, Bestandsliste und Steuerübersichten liefert. Führen Sie für eine BV mit einem Darlehen von € 75.000 den Vertrag und den Tilgungsplan als eigene Aufgabe auf, nicht als vage Bemerkung 'Darlehen prüfen'. Schätzen Sie je Aufgabe einen realistischen Liefertermin und markieren Sie Abhängigkeiten: Der Anhang zum Darlehen kann erst endgültig sein, nachdem der Endstand bestätigt ist. Planen Sie danach eine interne Durchsicht des Jahresabschlusses und einen gesonderten Schritt für die Feststellung. Die Zeit für diese Aufgaben ist stark aktenabhängig und darf nicht mit einem allgemeinen Marktdurchschnitt dargestellt werden.

Nehmen Sie die gesetzlichen Fristen als feste Meilensteine auf. Für eine BV beträgt die übliche Aufstellungsfrist fünf Monate nach dem Geschäftsjahr; unter Bedingungen kann Aufschub gewährt werden. Der Jahresabschluss muss in jedem Fall innerhalb von zwölf Monaten und innerhalb von acht Tagen nach der Feststellung hinterlegt sein. Führt ein Accountant eine Prüfung durch, vereinbaren Sie, wann die endgültige Akte bereit sein muss, um den Vermerk rechtzeitig zu erhalten. Planen Sie Spielraum für technische Fehler bei der digitalen Einreichung ein und prüfen Sie die Verarbeitung bei der KVK. Eine abgeschlossene Arbeitsmappe ohne Feststellung und Offenlegung ist noch kein abgeschlossener gesetzlicher Zyklus.

Quellen

• KVK: letzte Frist für die Hinterlegung
• Belastingdienst: Buchführung führen

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