Puis-je clôturer si toutes les factures ne sont pas arrivées ?
Oui, avec une justification suffisante des charges et engagements. La date de réception de la facture ne détermine pas seule l'exercice des charges.
La réponse courte
Oui, avec une justification suffisante des charges et engagements. La date de réception de la facture ne détermine pas seule l'exercice des charges.
Base légale: art. 2:384, al. 2 et 2:395a, al. 3 BW
Quels engagements existent déjà à la date du bilan ?
Des comptes annuels peuvent être établis avant que chaque facture ne soit physiquement reçue. Vous devez toutefois apprécier quelles prestations et quels engagements relèvent de l'exercice. Un fournisseur qui facture en janvier pour des travaux de décembre peut donc être pertinent pour la clôture. Attendre la facture n'est pas toujours le seul traitement correct.
Établissez un aperçu des services rendus et des biens livrés pour lesquels aucune facture n'est encore comptabilisée. Utilisez contrats, confirmations de commande, relevés d'heures et correspondance pour justifier le montant. Pensez à l'expert-comptable, à l'énergie, à la main-d'œuvre externe et à l'entretien. Distinguez les prestations réellement fournies des charges prévues uniquement pour l'année suivante. Un souhait futur n'est pas une dette existante. Vérifiez aussi si des montants ont déjà été traités via un autre compte. Sans ce contrôle, la même charge peut se retrouver à la fois dans une provision et dans une facture reçue plus tard.
Comment estimer les factures manquantes ?
L'art. 2:384, al. 2 BW est pertinent pour les engagements qui naissent avant la fin de l'exercice et deviennent connus avant l'établissement. Les principes applicables et les éventuelles simplifications déterminent le traitement concret. Le régime des micro-entités prévoit par exemple une possibilité spécifique pour certains comptes de régularisation ; ne l'appliquez pas silencieusement ou de façon sélective. Consignez le traitement choisi et soyez cohérent. Pour un montant connu de services reçus, un poste à payer peut convenir. En cas d'incertitude plus grande, il faut apprécier si une autre catégorie ou une annexe est nécessaire.
Traitez la TVA séparément. Une charge estimée ne signifie pas automatiquement que la TVA peut déjà être déduite en tant que TVA en amont. La Belastingdienst (administration fiscale néerlandaise) pose des exigences pour la déduction, notamment, en principe, la détention d'une facture appropriée et l'usage pour des activités imposables. Vérifiez la situation concrète et les éventuelles exceptions. Demandez si possible au fournisseur un détail ou une facture dans les délais. Pour une estimation, expliquez quels montants TTC ou HT ont été utilisés. Vous évitez ainsi que le calcul des comptes annuels et la déclaration de TVA reposent, sans que l'on s'en aperçoive, sur des hypothèses différentes et non justifiées.
Quand traitez-vous la TVA ?
Après réception de la facture, vérifiez si l'estimation correspond et soldez le poste comptabilisé auparavant contre le bon traitement de la charge. Les écarts peuvent demander une appréciation supplémentaire, surtout s'ils sont significatifs ou donnent des informations sur la situation à la date du bilan. Conservez donc une liste des estimations en cours avec un responsable et une date de contrôle. On voit ainsi quels postes doivent encore être suivis plus tard. Ne clôturez pas un exercice avec des montants ronds arbitraires uniquement pour finir vite. Une estimation justifiée peut être utilisable ; un poste d'équilibre inexpliqué rend au contraire le dossier plus difficile à apprécier et augmente le risque de charges en double.
Sources
Questions fréquentes
Chaque facture doit-elle être arrivée avant la clôture ?
Non. Les engagements existants peuvent être traités avec une estimation justifiée.
Quelle preuve aide pour l'estimation ?
Utilisez des contrats, des preuves de livraison ou des confirmations de services rendus.
Pouvez-vous déduire immédiatement la TVA sur une estimation ?
Une estimation de charges ne satisfait pas automatiquement aux conditions de la TVA en amont.
À lire aussi
Vous établissez des comptes annuels néerlandais ?
Vos premiers comptes annuels sont gratuits, quelle que soit la catégorie de taille. Créez un compte et établissez les comptes annuels néerlandais de votre société immatriculée aux Pays-Bas selon le titre 9 du livre 2 du Code civil néerlandais (BW).
Commencer gratuitement