Soll ich Online- oder Offline-Software für den Jahresabschluss wählen?

Die kurze Antwort

Mit beiden Wegen lässt sich der Jahresabschluss erstellen. Entscheiden Sie nach Zusammenarbeit, Updates, Sicherheit und eigener Aufbewahrung der Akte.

Grundlage: Art. 2:10 BW

Wann hilft die Online-Zusammenarbeit?

Online- und Offline-Software können beide geeignet sein. Die Wahl hängt vor allem davon ab, wo Sie arbeiten, wer Zugang braucht und wie Sie Updates und Archivierung organisieren. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein lokales Programm von selbst sicherer ist oder ein Online-Paket automatisch alles aufbewahrt. Prüfen Sie die tatsächliche Einrichtung beider Optionen.

Online-Software kann praktisch sein, wenn Unternehmer, Buchhalter und Accountant von verschiedenen Orten aus zusammenarbeiten. Testen Sie Benutzerrechte, das Festschreiben einer endgültigen Fassung und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen. Fragen Sie, wie der Anbieter bei Beendigung die Daten bereitstellt und welche Exportformate Sie erhalten. Prüfen Sie auch, was bei einer vorübergehenden Störung geschieht. Ein Bericht, der nur im Browser sichtbar ist, muss trotzdem für Ihre eigene Akte gespeichert werden können. Legen Sie fest, wer regelmäßig eine Archivkopie erstellt und ob diese Kopie auch außerhalb der Software lesbar bleibt.

Was verlangt die Offline-Verwaltung von Ihnen?

Bei lokal installierter Software organisieren Sie die Kontinuität von Computer, Dateien und Backups selbst. Testen Sie, ob eine Akte auf einem anderen Rechner wiederhergestellt werden kann. Eine Kopie auf derselben defekten Festplatte hilft nicht, wenn diese Festplatte ausfällt. Achten Sie auf unterstützte Betriebssysteme und die Verfügbarkeit von Steuer- und Taxonomie-Updates. Ein Programm, das sich noch öffnen lässt, kann ein veraltetes Berichtsmodell verwenden. Fragen Sie daher, wie der Anbieter alte Geschäftsjahre und neue Vorschriften nebeneinander unterstützt. Beziehen Sie etwaige Kosten für Installation, Verwaltung und Wiederherstellung in den Vergleich ein.

Für beide Wege bleibt Art. 2:10 BW relevant: Die Buchführung muss Einblick in Rechte und Pflichten geben und die erforderlichen Daten müssen aufbewahrt werden. Das Gesetz wählt damit kein Hosting-Modell für Sie. Beurteilen Sie, wer Dokumente ändern darf, wie der Zugang beendet wird und welche Informationen im Archiv landen. Enthält die Akte personenbezogene Daten, sind zudem die geltenden Datenschutzpflichten relevant. Verlangen Sie vom Anbieter konkrete Angaben zu Speicherung, Zugriff und Datenverarbeitung. Ein allgemeiner Werbesatz über Sicherheit ist weniger nützlich als nachweisbare Funktionen und klare Absprachen über Verantwortlichkeiten.

Wie testen Sie Archiv und Wiederherstellung?

Vergleichen Sie zwei praktikable Szenarien mit derselben Akte. Lassen Sie bei der Online-Variante einen externen Berater mit beschränkten Rechten mitsehen. Stellen Sie bei der Offline-Variante eine Kopie auf einem anderen geeigneten Computer wieder her. Erstellen Sie in beiden Fällen einen endgültigen Export und versuchen Sie, die Herkunft eines Betrags nachzuvollziehen. Notieren Sie, wo zusätzliche Handgriffe oder Kosten entstehen. Für einen einzelnen Nutzer mit gut eingerichteter lokaler Verwaltung kann Offline-Arbeit passen; für verteilt arbeitende Teams kann der Online-Zugang praktischer sein. Entscheiden Sie nach diesen konkreten Ergebnissen und organisieren Sie ein eigenes Archiv, unabhängig davon, wo die Software läuft.

Quellen

• Belastingdienst: Einrichtung einer Buchführung

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