Kostet die Korrektur eines alten Geschäftsjahres extra Softwaregebühren?

Die kurze Antwort

Das hängt von Ihrer Lizenz ab. Fragen Sie, ob Wiedereröffnung, neuer Export und technischer Support für frühere Geschäftsjahre enthalten sind.

Grundlage: Art. 2:362 Abs. 6 BW

Welche Korrektur möchten Sie vornehmen?

Einen allgemeinen Softwarepreis für die Korrektur eines früheren Geschäftsjahres gibt es nicht. Der Anbieter kann pro Jahr, Akte, Bericht oder Vorgang abrechnen. Prüfen Sie daher die Bedingungen Ihres eigenen Vertrags. Unterscheiden Sie dabei zwischen den Kosten für den Zugang zur Software und den Kosten für inhaltliche Beratung zur Korrektur.

Beschreiben Sie die Änderung, bevor Sie nach einem Preis fragen. Handelt es sich um einen Tippfehler im Anhang, eine geänderte Gliederung oder einen Fehler im Ergebnis? Wurde der Bericht bereits festgestellt oder hinterlegt? Diese Fragen bestimmen, welche Arbeiten nötig sind. Ein technisch neu erzeugtes PDF ist nicht automatisch der richtige Korrekturweg für einen bereits veröffentlichten Jahresabschluss. Die bestehende Frage zur Korrektur einer Hinterlegung behandelt diese rechtliche Seite. Hier geht es um die Kosten des Werkzeugs, mit dem Sie die Änderung durchführen und die Dateien erneut liefern können.

Nach welchen Softwarekosten können Sie fragen?

Fragen Sie den Anbieter, ob die alte Taxonomie und die Berichtsmodelle noch unterstützt werden. Das aktuelle Abonnement kann nur laufende Geschäftsjahre umfassen, während für ältere Ausgaben ein gesonderter Zugang nötig ist. Lassen Sie sich auch bestätigen, ob ein erneuter Export als zweiter Jahresabschluss zählt. Bei einem Wechsel kann der neue Anbieter eine Migrationsgebühr verlangen; der bisherige Anbieter kann eine Archivlizenz anbieten. Das sind Möglichkeiten, die Sie in Angeboten prüfen sollten, keine feststehenden Marktregeln. Vergleichen Sie den vollständig benötigten Vorgang und fragen Sie nach Beträgen ohne USt., damit verschiedene Angebote auf derselben Basis stehen.

Sichern Sie zuerst die ursprüngliche Fassung, bevor Sie eine Akte wieder öffnen. Halten Sie fest, welche Beträge sich ändern und warum. Art. 2:362 Abs. 6 BW ist relevant, wenn ein festgestellter Jahresabschluss das erforderliche Bild erheblich verfehlt; eine Softwareänderung allein erledigt diese Situation nicht. Holen Sie bei einem wesentlichen Fehler inhaltliche Unterstützung ein und besprechen Sie danach, welche Ausgabe nötig ist. Es kann effizienter sein, wenn Ihr ursprünglicher Berater die bestehende Akte korrigiert, als dass Sie nur für eine Korrektur ein neues Paket einrichten. Treffen Sie dabei klare Vereinbarungen zu Lieferung und Zugang zu den Dokumenten.

Wann erfordert die Korrektur auch rechtliche Beratung?

Für künftige Jahre können Sie dieses Risiko schon beim Kauf begrenzen. Nehmen Sie in Ihren Vergleich auf, wie lange alte Akten geöffnet werden können, was Korrekturen kosten und ob Sie ein vollständig bearbeitbares Archiv exportieren können. Ein PDF bewahrt die Darstellung, ermöglicht aber nicht von selbst eine Neuberechnung. Halten Sie daher auch Quelldaten, Zuordnungen und Korrekturaufstellungen bereit. Fragen Sie bei einem festen Tarif pro Jahresabschluss ausdrücklich, was der Begriff 'abgeschlossen' bedeutet. Mit diesen Vereinbarungen vermeiden Sie, dass eine kleine Textänderung unerwartet eine ganz neue Lizenz erfordert. Das Ergebnis bleibt abhängig von den Vertragsbedingungen und den tatsächlich nötigen Korrekturarbeiten.

Quellen

• Belastingdienst: Einrichtung einer Buchführung
• KVK: Fragen zur Hinterlegung

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