Wie vermeide ich falsche Versionen des Jahresabschlusses?

Die kurze Antwort

Mit festen Versionsnamen, eingeschränkten Änderungsrechten und einer eingefrorenen Endakte. Prüfen Sie, welche Version unterzeichnet, festgestellt und versendet wurde.

Grundlage: Art. 2:210 und 2:394 BW

Wie benennen Sie jede Berichtsversion?

Eine falsche Version entsteht oft, wenn mehrere Personen gleichzeitig Korrekturen einarbeiten. Vereinbaren Sie, wer die letzten Zahlen verwaltet und wann ein Entwurf eingefroren wird. Geben Sie jedem Bericht einen erkennbaren Status und ein Datum. Der Dateiname 'final' allein beweist nicht, dass der Inhalt tatsächlich festgestellt oder offengelegt wurde.

Nutzen Sie eine Übersicht mit Unternehmen, Geschäftsjahr, Versionsnummer und Änderungsgrund. Notieren Sie bei jeder neuen Version, welcher Quellexport verwendet wurde. Eine Anpassung eines Darlehens kann sich auf Zinsen, Steuern und Anhang auswirken; nur die geänderte Seite neu zu speichern genügt dann nicht. Lassen Sie das Paket den vollständigen Bericht neu erzeugen und vergleichen Sie die wichtigsten Summen. Bewahren Sie alte Versionen getrennt vom aktuellen Entwurf auf. So kann ein Mitarbeiter nicht versehentlich einen früheren Bericht versenden, weil er oben im Download-Ordner liegt. Bestimmen Sie eine Person, die den Status pflegt.

Welche Version wird formell festgestellt?

Unterscheiden Sie zwischen technischem Abschluss und formeller Beschlussfassung. Ein Software-Häkchen 'fertig' ist kein Beschluss der Geschäftsführung und kein Gesellschafterbeschluss. Art. 2:210 BW regelt für die BV das Aufstellen, Unterzeichnen und Feststellen. Art. 2:394 BW regelt die Offenlegung. Verbinden Sie diese Schritte in Ihrer Akte mit derselben inhaltlichen Version. Wird nach der Unterzeichnung noch etwas Wesentliches geändert, lassen Sie beurteilen, welche neue Unterzeichnung oder Beschlussfassung nötig ist. Übernehmen Sie keine Unterschriften aus einem alten Dokument, als beträfen sie später geänderte Inhalte. Das macht im Nachhinein unklar, womit die Beteiligten einverstanden waren.

Testen Sie, wie die Software mit einem erneuten Import umgeht. Werden manuelle Erläuterungen überschrieben? Ändern sich Vorjahreszahlen unbemerkt? Ist sichtbar, welcher Benutzer einen Betrag geändert hat? Bietet das Programm keine ausführliche Änderungsübersicht, können Sie ein eigenes Aktenprotokoll führen und Exporte vergleichen. Das ist besonders nützlich bei der Zusammenarbeit von Unternehmer und externem Buchhalter. Vereinbaren Sie, dass Korrekturen nach dem Einfrieren zuerst vorgeschlagen und erst nach Genehmigung verarbeitet werden. Eine zweite Person kann die Abstimmung zwischen der Schlussbilanz, dem festgestellten Bericht und den für die Offenlegung verwendeten Daten prüfen.

Wie bewahren Sie den veröffentlichten Endstand auf?

Archivieren Sie den endgültigen Jahresabschluss zusammen mit den relevanten Beschlüssen und der Empfangsbestätigung der Hinterlegung. Prüfen Sie, dass die Bestätigung die richtige KVK-Nummer und das richtige Geschäftsjahr nennt. Bewahren Sie außerdem den zugrunde liegenden Endstand und die Korrekturen auf, damit Sie die offengelegten Zahlen reproduzieren können. Öffnen Sie die Akte nicht stillschweigend für eine neue Analyse; erstellen Sie dafür eine gesonderte Arbeitsversion. Bei einer Frage von Bank oder Gesellschafter können Sie dann klar angeben, welche Datei der offizielle Jahresabschluss ist und welche Datei eine spätere Berechnung enthält. Gute Versionsverwaltung verhindert keine inhaltlichen Fehler, macht aber sichtbar, was genau beurteilt und wem es übergeben wurde.

Quellen

• KVK: späteste Frist für die Hinterlegung des Jahresabschlusses
• KVK: Woraus besteht der Jahresabschluss?

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