Comment éviter les mauvaises versions des comptes annuels ?
Avec des noms de version fixes, des droits de modification limités et un dossier final figé. Vérifiez quelle version a été signée, approuvée et envoyée.
La réponse courte
Avec des noms de version fixes, des droits de modification limités et un dossier final figé. Vérifiez quelle version a été signée, approuvée et envoyée.
Fondement : art. 2:210 et 2:394 BW
Comment nommer chaque version du rapport ?
Une mauvaise version naît souvent lorsque plusieurs personnes apportent des corrections en même temps. Convenez de qui gère les derniers chiffres et de quand un projet est figé. Donnez à chaque rapport un statut et une date reconnaissables. Le nom de fichier 'définitif' seul ne prouve pas que le contenu a réellement été approuvé ou publié.
Utilisez un tableau avec l'entité, l'exercice, le numéro de version et le motif de la modification. Pour chaque nouvelle version, notez quel export source a été utilisé. La modification d'un prêt peut se répercuter sur les intérêts, l'impôt et l'annexe ; ré-enregistrer seulement la page modifiée est alors insuffisant. Faites régénérer le rapport complet par le logiciel et comparez les principaux totaux. Conservez les anciennes versions séparées du projet actuel. Un collaborateur ne peut ainsi pas envoyer par mégarde un rapport précédent parce qu'il se trouve en haut du dossier de téléchargements. Désignez une personne qui tient le statut à jour.
Quelle version est formellement approuvée ?
Distinguez la finalisation technique de la prise de décision formelle. Une case logicielle 'prêt' n'est ni une décision de la direction ni une décision des actionnaires. L'art. 2:210 BW régit pour la BV l'établissement, la signature et l'approbation. L'art. 2:394 BW régit la publication. Reliez ces étapes dans votre dossier à la même version de fond. Si quelque chose de substantiel est modifié après la signature, faites apprécier quelle nouvelle signature ou décision est nécessaire. Ne reprenez pas des signatures d'un ancien document comme si elles se rapportaient à un contenu modifié ultérieurement. Cela rend ensuite incertain ce à quoi les intéressés ont consenti.
Testez la façon dont le logiciel gère une réimportation. Les annexes saisies à la main sont-elles écrasées ? Les chiffres de l'exercice précédent changent-ils à votre insu ? Voit-on quel utilisateur a modifié un montant ? Si le programme n'offre pas d'aperçu détaillé des modifications, vous pouvez tenir votre propre journal de dossier et comparer les exports. C'est surtout utile en cas de collaboration entre l'entrepreneur et un comptable externe. Convenez que les corrections après le figement sont d'abord proposées et traitées seulement après approbation. Une seconde personne peut vérifier le rapprochement entre le bilan final, le rapport approuvé et les données utilisées pour la publication.
Comment conserver l'état final publié ?
Archivez les comptes annuels définitifs avec les décisions pertinentes et l'accusé de réception du dépôt. Vérifiez que l'accusé mentionne le bon numéro KVK et le bon exercice. Conservez en outre l'état final sous-jacent et les corrections, afin de pouvoir reproduire les chiffres publiés. Ne rouvrez pas discrètement le dossier pour une nouvelle analyse ; créez pour cela une version de travail distincte. En cas de question d'une banque ou d'un actionnaire, vous pouvez alors indiquer clairement quel fichier constitue les comptes annuels officiels et quel fichier contient un calcul ultérieur. Une bonne gestion des versions n'évite pas les erreurs de fond, mais montre exactement ce qui a été apprécié et à qui cela a été remis.
Sources
Questions fréquentes
Une case cochée « prêt » vaut-elle décision d'approbation ?
Non. Consignez séparément la prise de décision formelle.
Et si des chiffres changent encore après la signature ?
Appréciez s'il faut signer et approuver à nouveau pour la version modifiée.
Quels fichiers appartiennent au dossier final ?
Conservez les comptes annuels signés, les décisions, l'état des données sources et l'accusé de réception.
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