Ma BV de DGA doit-elle déposer les comptes 2025 dès novembre ?

La réponse courte

Souvent oui. Si la signature vaut approbation, les mois supplémentaires tombent. Avec la prolongation maximale, la KVK cite le 8 novembre comme limite.

Base légale: art. 2:210, al. 1 et 5 et art. 2:394 BW

Délai d'établissement

Pour une BV dont l'exercice 2025 est l'année civile, le 31 décembre 2026 n'est pas toujours la bonne date de planification. Si tous les actionnaires sont aussi dirigeants, la signature peut valoir immédiatement approbation. Les huit jours pour le dépôt commencent alors tout de suite. L'approbation simplifiée comporte des conditions et peut être exclue dans les statuts.

La direction établit normalement les comptes annuels dans les cinq mois suivant l'exercice selon l'art. 2:210, al. 1 BW. L'assemblée générale peut, en raison de circonstances particulières, prolonger de cinq mois au maximum. Pour l'année civile 2025, cela conduit, sans prolongation, à fin mai 2026 et, avec prolongation maximale, à fin octobre 2026. Un report est donc une décision distincte, pas un réglage par défaut. Consignez le motif et la décision. Un arrangement tardif avec le comptable ne modifie pas d'office le délai d'établissement. Vérifiez d'abord que votre dossier contient réellement une décision de prolongation valable avant de compter sur le délai le plus long.

Quand la signature vaut-elle aussi approbation ?

L'art. 2:210, al. 5 BW lie, sous conditions, la signature à l'approbation lorsque tous les actionnaires sont aussi dirigeants. Tous les dirigeants et commissaires doivent pour cela signer. Les autres personnes ayant le droit d'assister aux assemblées doivent pouvoir consulter les comptes annuels et accepter ce mode d'approbation. Les statuts peuvent exclure cette voie. Pour cette situation, la KVK cite dix mois et huit jours après la fin de l'exercice comme limite standard en cas de prolongation maximale. Pour une année civile, c'est le 8 novembre. Pour l'exécution en 2026, planifiez de préférence au plus tard le vendredi 6 novembre, afin de ne pas dépendre d'un week-end ou d'une interprétation du délai.

Une signature plus précoce peut aussi donner une date de dépôt plus précoce. Si les comptes annuels ont déjà été approuvés de la manière décrite en septembre 2026, vous ne pouvez pas simplement attendre novembre. L'art. 2:394, al. 1 BW exige la publication dans les huit jours suivant l'approbation. Regardez donc la date réelle de signature et d'approbation et faites partir un rappel de calendrier de celle-ci. Vous évitez ainsi qu'un planning général avec seulement 'échéance de novembre' dépasse un moment concrètement plus précoce. Lorsque l'approbation simplifiée ne s'applique pas, vous devez apprécier séparément la voie ordinaire de prise de décision et les délais.

Quand devez-vous déposer ?

Pour une holding avec société d'exploitation, vérifiez séparément les deux sociétés. Le DGA n'est pas nécessairement actionnaire direct de la société d'exploitation ; ce peut être la holding. Regardez qui est juridiquement actionnaire et dirigeant, pas seulement qui est finalement propriétaire. Conservez par BV la décision de prolongation, la version signée et la preuve d'envoi. Pour le dépôt effectif, consultez les informations actuelles de la KVK et demandez de l'aide à temps en cas de statuts divergents ou de détenteurs de certificats. Le planning utilisable pour l'exercice 2025 part de votre structure formelle et de vos décisions réelles, pas d'une seule date limite qui vaudrait pour toutes les BV.

Sources

• KVK : délai ultime de dépôt des comptes annuels

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