Signer dans ma holding vaut-il approbation immédiate ?

La réponse courte

Souvent oui, si tous les actionnaires sont aussi dirigeants et que les conditions légales sont remplies. Vérifiez les autres droits d'assemblée et les statuts.

Base légale: art. 2:210, al. 5, 2:238 et 2:394 BW

Quand l'approbation par signature s'applique-t-elle ?

Une holding avec un seul DGA (dirigeant-actionnaire majoritaire) peut relever de l'art. 2:210, al. 5 BW. La signature des comptes annuels vaut alors, sous conditions, aussi approbation. L'étiquette 'holding' n'est pas déterminante. Vous devez regarder l'actionnaire juridique, les dirigeants, les commissaires et les éventuelles autres personnes ayant le droit d'assister aux assemblées au moment de l'achèvement.

Lisez d'abord les statuts actuels. Ils peuvent exclure l'approbation par signature. Vérifiez ensuite le registre des actionnaires et la structure formelle de la direction. En cas de certification via une stichting administratiekantoor (fondation d'administration), la position économique du DGA n'est pas la même qu'un actionnariat direct. Un actionnaire supplémentaire qui n'est pas dirigeant peut aussi signifier que la voie particulière ne convient pas. Ne vous fiez donc pas uniquement à la façon dont l'entreprise est décrite dans la conversation courante. En cas de doute, faites établir qui sont les actionnaires et les personnes ayant le droit d'assister aux assemblées avant de supposer que la signature produit automatiquement une décision des actionnaires.

Quelles signatures et approbations manquent parfois ?

La voie légale exige la signature de tous les dirigeants et commissaires. Les autres personnes ayant le droit d'assister aux assemblées doivent avoir la possibilité de prendre connaissance des comptes annuels établis et accepter ce mode d'approbation. Consignez les circonstances pertinentes dans le dossier. Un actionnaire unique qui est aussi dirigeant unique et n'a pas d'autres ayants droit concernés se trouve dans une situation plus simple qu'une holding avec un conseil de surveillance. N'utilisez pas de déclaration type affirmant à tort qu'il n'y a pas d'autres ayants droit. Les faits derrière cette phrase déterminent si la procédure choisie peut réellement être utilisée.

Examinez la société d'exploitation séparément. La holding peut y être l'actionnaire et une autre personne ou personne morale le dirigeant. Le fait que le même DGA pilote finalement tout ne rend pas d'office la composition formelle identique. Une décision des actionnaires de la holding concernant sa filiale est en outre un autre document que l'approbation des comptes annuels propres de la holding. Établissez donc dans un schéma, pour chaque BV, qui établit, qui signe et qui approuve. Reliez les pièces au bon numéro KVK. Vous évitez ainsi qu'une signature pour une société serve de preuve pour l'autre.

Comment apprécier la société d'exploitation séparément ?

Tenez compte des conséquences de ce mode d'approbation. L'art. 2:210, al. 5 BW déroge à la règle ordinaire d'approbation pour la décharge ; ce n'est pas une protection illimitée contre toute responsabilité. La date d'approbation fait en outre courir le délai de dépôt de l'art. 2:394 BW. Si vous signez tôt, la publication peut donc aussi être nécessaire tôt. Conservez la version signée et notez immédiatement l'action d'envoi. Si la voie particulière est exclue ou si les conditions ne sont pas remplies, organisez une décision ordinaire, le cas échéant en dehors d'une assemblée selon l'art. 2:238 BW. L'absence d'assemblée ne signifie pas que la prise de décision est superflue.

Sources

• KVK : délai ultime de dépôt des comptes annuels

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