Ist die Unterzeichnung bei meiner Holding gleich Feststellung?

Die kurze Antwort

Oft ja, wenn alle Gesellschafter auch Geschäftsführer sind und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Prüfen Sie Satzung und Versammlungsrechte.

Grundlage: Art. 2:210 Abs. 5, 2:238 und 2:394 BW

Wann gilt die Feststellung durch Unterzeichnung?

Eine Holding mit einem DGA (Gesellschafter-Geschäftsführer) kann unter Art. 2:210 Abs. 5 BW fallen. Dann gilt die Unterzeichnung des Jahresabschlusses unter Bedingungen zugleich als Feststellung. Die Bezeichnung 'Holding' ist nicht entscheidend. Sie müssen auf den rechtlichen Gesellschafter, die Geschäftsführer, Aufsichtsratsmitglieder und etwaige weitere Versammlungsberechtigte zum Zeitpunkt des Abschlusses schauen.

Lesen Sie zuerst die aktuelle Satzung. Sie kann die Feststellung durch Unterzeichnung ausschließen. Prüfen Sie dann das Gesellschafterregister und die formale Leitungsstruktur. Bei einer Zertifizierung über eine Stiftung administratiekantoor (Treuhandstiftung) entspricht die wirtschaftliche Stellung des DGA nicht einer unmittelbaren Gesellschafterstellung. Auch ein zusätzlicher Gesellschafter, der nicht Geschäftsführer ist, kann bedeuten, dass der besondere Weg nicht passt. Verlassen Sie sich daher nicht allein darauf, wie das Unternehmen im Alltag beschrieben wird. Lassen Sie im Zweifel feststellen, wer die Gesellschafter und Versammlungsberechtigten sind, bevor Sie annehmen, dass die Unterschrift automatisch einen Gesellschafterbeschluss ergibt.

Welche Unterschriften und Zustimmungen fehlen manchmal?

Der gesetzliche Weg verlangt die Unterzeichnung durch alle Geschäftsführer und Aufsichtsratsmitglieder. Andere Versammlungsberechtigte müssen Gelegenheit erhalten, den aufgestellten Jahresabschluss zur Kenntnis zu nehmen, und dieser Art der Feststellung zustimmen. Halten Sie die maßgeblichen Umstände in der Akte fest. Ein alleiniger Gesellschafter, der auch alleiniger Geschäftsführer ist und keine weiteren Berechtigten hat, befindet sich in einer einfacheren Lage als eine Holding mit Aufsichtsrat. Verwenden Sie keine Standarderklärung, die zu Unrecht angibt, es gebe keine weiteren Berechtigten. Die Tatsachen hinter diesem Satz bestimmen, ob das gewählte Verfahren wirklich genutzt werden kann.

Betrachten Sie die Arbeitsgesellschaft gesondert. Dort kann die Holding Gesellschafterin und eine andere Person oder juristische Person Geschäftsführer sein. Dass derselbe DGA letztlich alles steuert, macht die formale Zusammensetzung nicht von selbst gleich. Ein Gesellschafterbeschluss der Holding über ihre Tochter ist zudem ein anderes Dokument als die Feststellung des eigenen Holding-Jahresabschlusses. Halten Sie daher je BV in einem Schema fest, wer aufstellt, wer unterzeichnet und wer feststellt. Verknüpfen Sie die Unterlagen mit der richtigen KVK-Nummer. So vermeiden Sie, dass eine Unterschrift für die eine Gesellschaft als Nachweis für die andere verwendet wird.

Wie beurteilen Sie die Arbeitsgesellschaft gesondert?

Berücksichtigen Sie die Folgen dieser Art der Feststellung. Art. 2:210 Abs. 5 BW weicht für die Entlastung von der gewöhnlichen Feststellungsregel ab; das ist kein unbegrenzter Schutz vor jeder Haftung. Das Feststellungsdatum startet zudem die Hinterlegungsfrist nach Art. 2:394 BW. Unterzeichnen Sie früh, kann daher auch früh die Offenlegung nötig sein. Bewahren Sie die unterzeichnete Fassung auf und notieren Sie sofort die Versandhandlung. Wird der besondere Weg ausgeschlossen oder sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, organisieren Sie einen regulären Beschluss, gegebenenfalls außerhalb einer Versammlung nach Art. 2:238 BW. Eine fehlende Versammlung bedeutet nicht, dass die Beschlussfassung überflüssig ist.

Quellen

• KVK: Frist für die Hinterlegung des Jahresabschlusses

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