Dois-je déposer des comptes annuels non encore approuvés ?

La réponse courte

Oui, si le délai légal d'approbation est écoulé. Déposez alors les comptes annuels établis en indiquant qu'ils ne sont pas encore approuvés.

Base juridique : art. 2:210 et 2:394, al. 2 et 3 BW

Quand publiez-vous une version pas encore approuvée ?

L'absence de décision d'approbation n'est pas un report illimité de la publication. L'art. 2:394, al. 2 BW oblige la direction, aux conditions qui y sont citées, à publier sans délai les comptes annuels établis. Indiquez qu'ils ne sont pas encore approuvés. Ne confondez pas cela avec le dépôt d'une feuille de calcul incomplète qui n'existe que comme projet interne.

Le contrôle légal se rattache au délai d'établissement. Si les comptes annuels n'ont pas été valablement approuvés dans les deux mois suivant la fin de ce délai, la direction doit agir. Pour la BV, l'art. 2:210 BW est pertinent pour le délai d'établissement et une éventuelle prolongation pour circonstances particulières. S'y ajoute le délai maximal de publication de douze mois après l'exercice, prévu à l'art. 2:394, al. 3 BW. Calculez les deux limites à partir de votre propre situation. N'attendez pas une assemblée des associés qui ne peut avoir lieu qu'après le délai applicable sans régler séparément la publication.

Comment indiquer le statut auprès de la KVK ?

Veillez à ce que la direction ait réellement établi les chiffres et l'annexe. La mention « non approuvé » décrit l'absence d'approbation par les associés, pas une dispense de rigueur sur le fond. Vérifiez le bilan, le résultat, les principes comptables et les incertitudes pertinentes dans la mesure où elles relèvent de votre régime. Rassemblez les signatures ou indiquez la raison d'une signature manquante selon l'art. 2:210, al. 2 BW. Un statut « projet » dans un logiciel peut avoir un autre sens que le statut juridique. Convenez donc de la version transmise et de la manière dont le statut apparaît dans la publication.

Pour un dépôt via SBR, la KVK précise qu'aucune date d'approbation n'est renseignée pour des comptes annuels non approuvés. N'inventez pas de date pour passer un écran de saisie. Vérifiez quelle voie de dépôt prend en charge ce statut ; ne présumez pas, sans vérification, les mêmes démarches que pour une publication approuvée dans le portail de dépôt autonome. Au besoin, demandez un intermédiaire ou la KVK pour la voie adaptée. Conservez la version transmise et l'accusé de réception. Notez dans votre propre dossier pourquoi l'approbation n'a pas encore eu lieu et qui suit la suite à donner. Cela rendra le statut choisi explicable plus tard.

Que faites-vous après une approbation ultérieure ?

Dès que les comptes annuels sont valablement approuvés, la version approuvée doit être publiée dans le délai applicable. La KVK explique qu'un rapport non approuvé peut être remplacé par une nouvelle version non approuvée ou par des comptes annuels approuvés. Vérifiez si le contenu a changé entre-temps et alignez les modifications éventuelles sur la décision. Conservez les deux versions avec leur statut et leur date. Un financeur pourra ainsi comprendre pourquoi un document de publication provisoire était disponible auparavant. La voie sans approbation aide à respecter l'obligation de publication, mais ne supprime pas la nécessité de finaliser soigneusement la décision des associés.

Sources

• KVK : délai maximal de dépôt des comptes annuels
• KVK : questions sur le dépôt

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