Kann ich meinen Jahresabschluss schriftlich feststellen?

Die kurze Antwort

Ja. Bei einer BV ist ein Beschluss außerhalb der Versammlung möglich, wenn alle Teilnahmeberechtigten diesem Weg zustimmen und die Stimmen festgehalten werden.

Grundlage: Art. 2:238, 2:210 und 2:394 BW

Wer muss einer Beschlussfassung außerhalb der Versammlung zustimmen?

Art. 2:238 BW ermöglicht Gesellschaftern einer BV die Beschlussfassung außerhalb der Versammlung. Das bedeutet, dass Sie nicht immer persönlich zusammenkommen müssen, um einen Jahresabschluss festzustellen. Das Verfahren ist allerdings an Voraussetzungen geknüpft. Eine bloße Mitteilung des größten Gesellschafters, die Zahlen seien in Ordnung, genügt nicht.

Ermitteln Sie zunächst alle Teilnahmeberechtigten. Das sind nicht zwingend nur die Gesellschafter mit Stimmrecht; auch andere Personen können aufgrund ihrer Rechte in die Beschlussfassung einzubeziehen sein. Alle Teilnahmeberechtigten müssen der Beschlussfassung außerhalb der Versammlung zustimmen. Diese Zustimmung betrifft das Verfahren. Sie ist etwas anderes als die Zustimmung zum Inhalt des Jahresabschlusses. Der inhaltliche Beschluss folgt den geltenden Stimmregeln. Halten Sie beide Teile in der Akte daher getrennt erkennbar. Stimmt jemand dem Weg nicht zu, müssen Sie eine andere wirksame Form der Beschlussfassung organisieren.

Wie halten Sie Stimmen schriftlich fest?

Halten Sie die Stimmen schriftlich fest. Nach Art. 2:238 Abs. 2 BW kann auch ein schriftlicher oder elektronischer Beschluss unter Angabe der Stimme jedes Gesellschafters diese Anforderung erfüllen. Elektronisches Abstimmen und Zustimmen ist möglich, soweit die Satzung nichts anderes bestimmt. Die Geschäftsführer und Aufsichtsratsmitglieder müssen vorab Gelegenheit erhalten, eine Stellungnahme abzugeben. Senden Sie daher die richtige Fassung des Jahresabschlusses und den beabsichtigten Beschluss rechtzeitig zu. Nennen Sie den Namen der BV, das Geschäftsjahr und das Datum der Beschlussfassung, damit später nicht unklar ist, worauf sich die Zustimmung bezog.

Fassen Sie Feststellung und Entlastung nicht unbemerkt zusammen. Art. 2:210 Abs. 3 BW bestimmt, dass die gewöhnliche Feststellung des Jahresabschlusses für sich genommen keine Entlastung der Geschäftsführer und Aufsichtsratsmitglieder bedeutet. Wollen Sie darüber beschließen, machen Sie es als gesonderten Punkt erkennbar und lassen Sie im Zweifel die Formulierung prüfen. Der besondere Weg, bei dem alle Gesellschafter zugleich Geschäftsführer sind, steht in Art. 2:210 Abs. 5 BW und hat eigene Voraussetzungen und Folgen. Dieser Weg ist nicht dasselbe wie jeder beliebige schriftliche Gesellschafterbeschluss. Wählen Sie bewusst, welches Verfahren in Ihrer Situation angewendet wird.

Was geschieht nach der Feststellung?

Bewahren Sie die Zustimmungen, die abgegebenen Stimmen, die Gelegenheit zur Stellungnahme und die festgestellte Fassung zusammen auf. Lassen Sie das Datum der Feststellung anschließend in die Planung der Hinterlegung einfließen. Art. 2:394 BW verlangt grundsätzlich die Offenlegung innerhalb von acht Tagen nach der Feststellung. Ein digitales Signaturtool kann die Dokumentation unterstützen, prüft aber nicht von selbst, ob alle befugt waren oder die Satzung eingehalten wurde. Bei mehreren Gesellschaftern, Zertifikaten oder einem Streit ist eine Prüfung durch einen Notar oder Juristen ratsam. Für eine überschaubare BV kann die schriftliche Beschlussfassung effizient sein, solange Sie die formalen Schritte und deren Nachweis ernst nehmen.

Quellen

• KVK: Frist für die Hinterlegung des Jahresabschlusses
• KVK: Woraus besteht der Jahresabschluss?

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