Dois-je choisir un logiciel de comptes annuels en ligne ou hors ligne ?

La réponse courte

Les deux voies permettent de clôturer les comptes. Choisissez selon la collaboration, les mises à jour, la sécurité et la conservation autonome du dossier.

Base légale : art. 2:10 BW

Quand la collaboration en ligne aide-t-elle ?

Les logiciels en ligne et hors ligne peuvent tous deux convenir. Le choix dépend surtout de l'endroit où vous travaillez, de qui a besoin d'un accès et de la façon dont vous organisez les mises à jour et l'archivage. Ne supposez pas qu'un programme local soit automatiquement plus sûr ni qu'un logiciel en ligne conserve automatiquement tout. Vérifiez la configuration réelle des deux options.

Un logiciel en ligne peut être pratique lorsque l'entrepreneur, le comptable et l'expert-comptable travaillent depuis des lieux différents. Testez les droits des utilisateurs, le verrouillage d'une version définitive et la traçabilité des modifications. Demandez comment le fournisseur met les données à disposition en fin de contrat et quels formats d'export vous obtenez. Vérifiez aussi ce qui se passe lors d'une panne temporaire. Un rapport visible uniquement dans un navigateur doit pouvoir être enregistré pour votre propre dossier. Déterminez qui réalise périodiquement une copie d'archive et si cette copie reste lisible hors du logiciel.

Que demande la gestion hors ligne ?

Avec un logiciel installé localement, vous organisez vous-même la continuité de l'ordinateur, des fichiers et des sauvegardes. Testez si un dossier peut être restauré sur une autre machine. Une copie sur le même disque défectueux n'aide pas si ce disque tombe en panne. Soyez attentif aux systèmes d'exploitation pris en charge et à la disponibilité des mises à jour fiscales et de taxonomie. Un programme qui s'ouvre encore peut utiliser un modèle de rapport obsolète. Demandez donc comment le fournisseur prend en charge côte à côte les anciens exercices et les nouvelles prescriptions. Intégrez à la comparaison les éventuels coûts d'installation, de gestion et de restauration.

Pour les deux voies, l'art. 2:10 BW reste pertinent : la comptabilité doit donner une vision des droits et obligations et les données nécessaires doivent être conservées. La loi ne choisit donc pas de modèle d'hébergement pour vous. Appréciez qui peut modifier les documents, comment l'accès est supprimé et quelles informations aboutissent dans l'archive. Si le dossier contient des données personnelles, les obligations applicables en matière de vie privée sont également pertinentes. Demandez au fournisseur des informations concrètes sur le stockage, l'accès et le traitement des données. Une phrase commerciale générale sur la sécurité est moins utile que des fonctions démontrables et des accords clairs sur les responsabilités.

Comment tester l'archive et la restauration ?

Comparez deux scénarios réalisables avec le même dossier. Pour la voie en ligne, laissez un conseiller externe aux droits limités consulter le dossier. Pour la voie hors ligne, restaurez une copie sur un autre ordinateur adapté. Dans les deux cas, effectuez un export définitif et essayez de retrouver l'origine d'un montant. Notez où apparaissent des manipulations ou des coûts supplémentaires. Pour un utilisateur isolé disposant d'une bonne gestion locale, le travail hors ligne peut convenir ; pour des équipes dispersées, l'accès en ligne peut être plus pratique. Choisissez selon ces résultats concrets et organisez votre propre archive, quel que soit l'endroit où le logiciel s'exécute.

Sources

• Belastingdienst : tenir une comptabilité

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