Was tun bei einem XBRL-Validierungsfehler?

Die kurze Antwort

Suchen Sie mit dem genauen Fehlercode zuerst die Ursache. Korrigieren Sie Quelldaten oder Exporteinstellungen und validieren Sie vor dem Versand erneut.

Grundlage: Art. 2:394 BW; KVK-Einreichungsregeln und Niederländische Taxonomie

Welche Fehlermeldung untersuchen Sie zuerst?

Ein XBRL-Validierungsfehler bedeutet, dass die Datei eine geprüfte technische oder berichtsbezogene Regel nicht erfüllt. Er bedeutet nicht automatisch, dass Ihr gesamter Jahresabschluss falsch ist. Bewahren Sie die Fehlermeldung auf und sehen Sie nach, welche Regel, welcher Kontext oder welcher Posten genannt wird. Damit können Sie gezielt in der Dokumentation suchen oder Unterstützung anfragen.

Prüfen Sie zuerst die einfachen Aktendaten: KVK-Nummer, Beginn- und Enddatum, Berichtsart und Feststellungsstatus. Eine falsche Identifikation oder ein unmögliches Datum kann eine korrekte Zahlendatei blockieren. Die KVK nennt außerdem unter anderem Sonderzeichen und einen bereits hinterlegten festgestellten Jahresabschluss als mögliche Aufmerksamkeitspunkte bei Fehlermeldungen. Nehmen Sie daher nicht gleich an, das Problem sei ein fehlender Betrag. Notieren Sie, wann Sie die Meldung erhielten und in welchem System: bei der lokalen Validierung, beim Versand oder nach der Verarbeitung. Diese Unterscheidung hilft dem Lieferanten oder Intermediär festzustellen, welches Glied untersucht werden muss.

Wie prüfen Sie Taxonomie und Beträge?

Vergleichen Sie anschließend die gewählte Taxonomie mit dem Geschäftsjahr und dem Bericht, den Sie einreichen wollen. Nutzen Sie die offizielle Dokumentation der SBR-Domäne Handelsregister und die zugehörigen Release-Informationen. Eine alte Exportvorlage kann ein Konzept enthalten, das nicht zur gewählten Version passt. Lösen Sie das nicht, indem Sie wahllos Tags aus der Datei entfernen. Dann kann der technische Fehler verschwinden, während notwendige Informationen verloren gehen. Fragen Sie den Softwarelieferanten, ob ein unterstütztes Update verfügbar ist. Bewahren Sie die ursprüngliche Datei getrennt auf, damit sichtbar bleibt, welche Änderung das Problem schließlich gelöst hat.

Betrifft der Fehler Zahlen, verfolgen Sie sie zum Quellposten zurück. Prüfen Sie Einheiten, Vorzeichen, Dezimalstellen und den Periodenkontext. Ein Betrag in Tausend Euro, der als ganze Euro geliefert wird, kann eine große Abweichung verursachen. Ein Bilanzposten, der versehentlich das vorherige Bilanzdatum erhält, kann rechnerische Beziehungen brechen. Nehmen Sie die Korrektur möglichst in der Quellakte oder der Exportkonfiguration vor und erstellen Sie danach einen neuen Export. Eine manuelle Reparatur in der Enddatei ist schwer reproduzierbar und kann beim nächsten Export verschwinden. Vergleichen Sie die lesbare Ausgabe erneut mit der inhaltlich genehmigten Fassung.

Was tun Sie vor der Frist?

Behalten Sie die Hinterlegungsfrist im Blick, während Sie das technische Problem lösen. Art. 2:394 BW knüpft die Offenlegung nicht an den Zeitpunkt, zu dem Ihr Lieferant eine Störung behebt. Wenden Sie sich rechtzeitig an die KVK oder Ihren Intermediär, um den passenden Weg zu klären, wenn die Frist näher rückt. Tragen Sie kein fiktives Feststellungsdatum ein, um eine Fehlermeldung zu umgehen. Eine neu validierte Datei muss auch tatsächlich eingereicht und verarbeitet werden. Bewahren Sie daher neben dem letzten Validierungsergebnis den Empfangsbeleg auf und prüfen Sie den Verarbeitungsstatus. Schließen Sie den Vorgang erst, wenn klar ist, welche richtige Fassung veröffentlicht wurde.

Quellen

• SBR: Dokumentation Handelsregister Geschäftsjahr 2025
• KVK: Fragen zur Hinterlegung

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