Jahresabschluss hochgeladen, aber nicht hinterlegt: Eingangsbestätigung und Kontrolle
Das Hochladen in Ihrer Software oder im Portal ist nicht dasselbe wie die Hinterlegung. Der niederländische Jahresabschluss ist erst hinterlegt, wenn die KVK (niederländische Handelskammer) ihn verarbeitet hat und das Geschäftsjahr im Handelsregister steht.
Die kurze Antwort
Über SBR erhalten Sie per E-Mail eine Eingangsbestätigung über Digipoort, wenn es keine Auffälligkeiten gibt; andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung und reichen erneut ein. Prüfen Sie kostenlos und ohne Anmeldung, ob das Geschäftsjahr bei Ihrem Unternehmen im Handelsregister steht. Steht es nicht dort, ist es nicht hinterlegt.
Aktualisiert am 30. Oktober 2026
Eckdaten
| Empfangsnachweis | E-Mail mit Bestätigung über Digipoort (SBR); Kleinst und klein über das Portal: E-Mail mit PDF-Kopie |
| Kontrolle | Suche nach Name oder KVK-Nummer; steht das Geschäftsjahr dabei, ist der Jahresabschluss hinterlegt; kostenlos, ohne Anmeldung |
| Bei einem Fehler | Korrigieren und erneut über Digipoort einreichen |
| Frist läuft weiter | Acht Tage nach der Feststellung, spätestens zwölf Monate nach dem Geschäftsjahr (Art. 2:394 BW) |
Was "hinterlegt" bedeutet
Drei Zeitpunkte liegen oft dicht beieinander, sind aber nicht gleich: Sie haben die Datei in Ihrer Software hochgeladen oder bereitgestellt, sie wurde versendet, und die KVK hat sie verarbeitet. Erst Letzteres macht den niederländischen Jahresabschluss öffentlich. Zum Portalweg für Kleinst- und kleine Unternehmen schreibt die KVK, dass der Jahresabschluss nach Einreichung und Verarbeitung sofort im Handelsregister sichtbar und abrufbar ist und dass Sie eine Bestätigung per E-Mail mit einer PDF-Kopie erhalten.
Bei der SBR-Einreichung gibt es zwei Ergebnisse. Nach dem Eingang folgen automatische Prüfungen. Ohne Auffälligkeiten erhalten Sie per E-Mail eine Eingangsbestätigung über Digipoort. Kann der Jahresabschluss nicht verarbeitet werden, erhalten Sie eine Fehlermeldung; nach der Behebung der Fehler reichen Sie den Jahresabschluss erneut ein.
So prüfen Sie, ob die KVK den Jahresabschluss hat
- Suchen Sie im Handelsregister nach dem Namen oder der KVK-Nummer der juristischen Person. Das ist kostenlos, und Sie müssen sich nicht anmelden.
- Prüfen Sie, ob das Geschäftsjahr bei den hinterlegten Jahresabschlüssen steht. Steht es dort, ist der Jahresabschluss hinterlegt.
- Steht es nicht dort, prüfen Sie in Ihrer E-Mail oder der Software, ob eine Bestätigung oder eine Fehlermeldung vorliegt. Prüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner.
- Weder Bestätigung noch Fehlermeldung? Wenden Sie sich an Ihren Softwareanbieter, um den Sendestatus zu erfahren. Bei einer Störung im Portal bittet die KVK, anzurufen oder den Chatbot zu nutzen.
Warum eine Einreichung oft nicht durchgeht
Die KVK nennt drei Dinge, die zuerst zu prüfen sind: eine falsche KVK-Nummer, das Vorhandensein eines bereits festgestellten Jahresabschlusses für dasselbe Geschäftsjahr und Sonderzeichen. Eine falsche KVK-Nummer kann die Einreichung schwer auffindbar machen oder die Einreichung eines anderen Unternehmens blockieren. Bei einem nicht festgestellten Jahresabschluss tragen Sie kein Feststellungsdatum ein; diese Version kann durch eine neue nicht festgestellte Version oder durch eine festgestellte ersetzt werden.
Was gilt bei einer Mahnung?
Dazu haben wir kein festes Verfahren gefunden. Auf den KVK-Seiten, die wir gelesen haben, steht nichts über ein Mahnschreiben. Die KVK schreibt aber, dass die unterlassene oder verspätete Hinterlegung als Wirtschaftsdelikt strafbar ist, dass die Dienst Financieel-Economische Integriteit ein Protokoll aufnehmen kann und dass die Staatsanwaltschaft ein Bußgeld verhängen kann. Erhalten Sie Post wegen eines fehlenden Jahresabschlusses, handeln Sie so, als wäre die Frist bereits abgelaufen: siehe rückständige Jahresabschlüsse nachholen.
Fallbeispiel: Die Bestätigung kommt zu spät
Bouwbedrijf Aksoy BV (fiktiv, klein: Bilanzsumme ≤ € 7,5 mln, Nettoumsatz ≤ € 15 mln, < 50 Arbeitnehmer) stellt den Jahresabschluss 2025 am Freitag, 12. Juni 2026 fest. Die letzte Hinterlegungsfrist ist der 20. Juni (acht Tage). Es ist Samstag, der 20. Juni: Der Buchhalter versendet um 16:50 Uhr die SBR-Nachricht und geht nach Hause.
| Zeitpunkt | Was geschieht | Was es bedeutet |
|---|---|---|
| Sa 20. Juni, 16:50 | Nachricht versendet | Noch nicht hinterlegt; wartet auf die Verarbeitung |
| Mo 22. Juni | Fehlermeldung: Sonderzeichen im Namen des Geschäftsführers | Nicht hinterlegt, die Frist nach Absatz 1 ist abgelaufen |
| Di 23. Juni | Fehler behoben, erneut eingereicht | Drei Tage nach dem letzten Tag nach Absatz 1 |
| Mi 24. Juni | E-Mail mit Eingangsbestätigung über Digipoort; Geschäftsjahr im Register sichtbar | Hinterlegt |
Die Frage war nicht, ob eine Bestätigung kam, sondern ob die Bestätigung rechtzeitig kam. Absatz 3 lief noch bis zum 31. Dezember 2026, das höchste Risiko (zwölf Monate) bestand also nicht; die acht Tage nach Absatz 1 waren dagegen überschritten. Kein Grund zur Panik, wohl aber ein Grund, den Versand nicht am letzten Tag vorzunehmen. Halten Sie das Versanddatum, den Fehler und den korrigierten Versand fest.
So funktioniert es bei Jaarrekening.io
Jaarrekening.io sendet nichts an die KVK. Nach der Freigabe der Hinterlegungsfassung halten Sie die Referenz der Eingangsbestätigung in der Akte fest. Die App prüft diese Referenz nicht bei der KVK; die Kontrolle im Handelsregister bleibt Ihr eigener Schritt. Der erste Jahresabschluss in Ihrem Konto ist kostenlos, für jede Größenklasse.
Quellen
- KVK: häufig gestellte Fragen zur Hinterlegung (Bestätigung, Fehlermeldung, Kontrolle)
- KVK: Jahresabschluss hinterlegen, Unternehmensklasse Kleinst und klein (4. Dezember 2025)
- KVK: Hinterlegung mit SBR (Bestätigung über Digipoort, nicht festgestellte Version)
- KVK: letzte Frist zur Hinterlegung des Jahresabschlusses (Folgen)
Häufige Fragen
Woher weiß ich, ob mein Jahresabschluss bei der KVK hinterlegt ist?
Suchen Sie Ihr Unternehmen im Handelsregister nach Name oder KVK-Nummer. Steht das Geschäftsjahr bei den hinterlegten Jahresabschlüssen, ist er hinterlegt. Das ist kostenlos und ohne Anmeldung möglich. Bei SBR erhalten Sie zusätzlich per E-Mail eine Eingangsbestätigung über Digipoort.
Ich habe keine Eingangsbestätigung erhalten. Was nun?
Prüfen Sie zuerst das Register und Ihre E-Mails, einschließlich Spam. Ist beides leer, fragen Sie bei Ihrem Softwareanbieter den Sendestatus ab. Warten Sie mit der erneuten Einreichung nicht, bis die Frist fast abgelaufen ist; die acht Tage nach der Feststellung und die zwölf Monate laufen weiter.
Was bedeutet eine Fehlermeldung bei der Hinterlegung?
Der Jahresabschluss wurde nicht verarbeitet und ist daher nicht hinterlegt. Prüfen Sie die KVK-Nummer, ob für das Geschäftsjahr bereits ein festgestellter Jahresabschluss existiert und ob Sonderzeichen vorhanden sind. Reichen Sie ihn danach erneut über Digipoort ein.
Bekomme ich eine Mahnung der KVK, wenn ich zu spät bin?
Ein festes Mahnverfahren haben wir nicht gefunden. Die KVK schreibt, dass verspätete Hinterlegung strafbar ist und dass die Dienst Financieel-Economische Integriteit (Dienst für finanziell-wirtschaftliche Integrität) ein Protokoll aufnehmen kann. Hinterlegen Sie so schnell wie möglich.
Darf ich eine neue Version hinterlegen, wenn ich einen Fehler bemerkt habe?
Ein nicht festgestellter Jahresabschluss kann durch einen neuen nicht festgestellten oder einen festgestellten ersetzt werden. Für einen einmal festgestellten Jahresabschluss hat die KVK eine gesonderte Prüfung auf doppelte Einreichung; siehe: kann ich einen hinterlegten Jahresabschluss korrigieren.
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