Jaarrekening geüpload, maar niet gedeponeerd: ontvangstbevestiging en controle
Uploaden in uw software of het portaal is niet hetzelfde als deponeren. Gedeponeerd is de jaarrekening pas als de KVK hem heeft verwerkt en het boekjaar in het Handelsregister staat.
Het korte antwoord
Via SBR ontvangt u per e-mail een bevestiging van ontvangst via Digipoort als er geen bijzonderheden zijn; anders krijgt u een foutmelding en biedt u opnieuw aan. Controleer gratis, zonder in te loggen, of het boekjaar bij uw bedrijf in het Handelsregister staat. Staat het er niet, dan is het niet gedeponeerd.
Bijgewerkt op 27 oktober 2026
Kerngegevens
| Bewijs van ontvangst | E-mail met bevestiging via Digipoort (SBR); micro en klein via het portaal: e-mail met pdf-kopie |
| Controle | Zoek op naam of KVK-nummer; staat het boekjaar erbij, dan is de jaarrekening gedeponeerd; gratis, zonder inloggen |
| Bij een fout | Corrigeren en opnieuw aanbieden via Digipoort |
| Termijn blijft lopen | Acht dagen na vaststelling, uiterlijk twaalf maanden na het boekjaar (art. 2:394 BW) |
Wat "gedeponeerd" betekent
Drie momenten liggen vaak dicht bij elkaar, maar zijn niet gelijk: u hebt het bestand in uw software geüpload of klaargezet, het is verzonden, en de KVK heeft het verwerkt. Pas het laatste maakt de jaarrekening openbaar. De KVK schrijft over de portaalroute voor micro en klein dat de jaarrekening na indiening en verwerking direct zichtbaar en opvraagbaar is in het Handelsregister, en dat u een bevestiging per e-mail ontvangt met een pdf-kopie.
Bij SBR-indiening zijn er twee uitkomsten. Na binnenkomst volgen automatische controles. Zonder bijzonderheden krijgt u per e-mail een bevestiging van ontvangst via Digipoort. Kan de jaarrekening niet worden verwerkt, dan krijgt u een foutmelding; na het herstellen van de fouten biedt u de jaarrekening opnieuw aan.
Zo controleert u of de KVK de jaarrekening heeft
- Zoek in het Handelsregister op de naam of het KVK-nummer van de rechtspersoon. Dit is gratis en u hoeft niet in te loggen.
- Kijk of het boekjaar bij de gedeponeerde jaarrekeningen staat. Staat het er, dan is de jaarrekening gedeponeerd.
- Staat het er niet, kijk dan in uw mail of de software of er een bevestiging of een foutmelding is. Controleer ook uw spam.
- Geen bevestiging en geen foutmelding? Neem contact op met uw softwareleverancier voor de verzendstatus. De KVK vraagt u bij een storing in het portaal te bellen of de chatbot te gebruiken.
Waarom een inzending vaak niet doorgaat
De KVK noemt drie dingen om eerst te controleren: een onjuist KVK-nummer, het bestaan van een al vastgestelde jaarrekening voor hetzelfde boekjaar, en speciale tekens. Een onjuist KVK-nummer kan de inzending moeilijk vindbaar maken of de inzending van een ander bedrijf blokkeren. Bij een niet-vastgestelde jaarrekening vult u geen vaststellingsdatum in; die versie kan worden vervangen door een nieuwe niet-vastgestelde versie of door een vastgestelde.
Wat gebeurt er bij een aanmaning?
Daar vonden wij geen vaste procedure. Op de KVK-pagina's die wij lazen staat niets over een aanmaningsbrief. De KVK schrijft wel dat niet of te laat deponeren strafbaar is als economisch delict, dat de Dienst Financieel-Economische Integriteit een proces-verbaal kan opmaken en dat het Openbaar Ministerie een boete kan opleggen. Krijgt u post over een ontbrekende jaarrekening, handel dan alsof de uiterste datum al verstreken is: zie achterstallige jaarrekeningen inhalen.
Casus: de bevestiging komt te laat
Bouwbedrijf Aksoy BV (fictief, klein: balanstotaal ≤ € 7,5 mln, netto-omzet ≤ € 15 mln, < 50 werknemers) stelt de jaarrekening 2025 vast op vrijdag 12 juni 2026. De uiterste deponeerdatum is 20 juni (acht dagen). Het is zaterdag 20 juni: de boekhouder verstuurt om 16:50 uur het SBR-bericht en gaat naar huis.
| Moment | Wat er gebeurt | Wat het betekent |
|---|---|---|
| Za 20 juni, 16:50 | Bericht verzonden | Nog niet gedeponeerd; wacht op de verwerking |
| Ma 22 juni | Foutmelding: speciale tekens in de naam van de bestuurder | Niet gedeponeerd, termijn van lid 1 is verstreken |
| Di 23 juni | Fout hersteld, opnieuw aangeboden | Drie dagen na de uiterste dag van lid 1 |
| Wo 24 juni | E-mail van ontvangst via Digipoort; boekjaar zichtbaar in het register | Gedeponeerd |
De vraag was niet of er een bevestiging kwam, maar of de bevestiging op tijd kwam. Lid 3 had nog tot 31 december 2026 gelopen, dus het hoogste risico (twaalf maanden) speelde niet; de acht dagen van lid 1 waren wel overschreden. Geen reden tot paniek, wel een reden om de verzending niet op de laatste dag te doen. Leg de verzenddatum, de fout en de herstelde verzending vast.
Zo werkt het bij Jaarrekening.io
Jaarrekening.io verzendt niets naar de KVK. Na de vrijgave van de deponeringsversie legt u de referentie van de ontvangstbevestiging vast in het dossier. De app controleert die referentie niet bij de KVK; de controle in het Handelsregister blijft uw eigen stap. De eerste jaarrekening in uw account is gratis, voor elke grootteklasse.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Hoe weet ik of mijn jaarrekening bij de KVK is gedeponeerd?
Zoek uw bedrijf op naam of KVK-nummer in het Handelsregister. Staat het boekjaar bij de gedeponeerde jaarrekeningen, dan is zij gedeponeerd. Dit is gratis en zonder inloggen. Bij SBR ontvangt u bovendien een e-mail met bevestiging van ontvangst via Digipoort.
Ik heb geen ontvangstbevestiging gekregen. Wat nu?
Controleer eerst het register en uw mail inclusief spam. Zijn beide leeg, vraag dan bij uw softwareleverancier de verzendstatus op. Wacht niet met opnieuw aanbieden tot de termijn bijna verstreken is; de acht dagen na vaststelling en de twaalf maanden blijven lopen.
Wat betekent een foutmelding bij het deponeren?
De jaarrekening is niet verwerkt en dus niet gedeponeerd. Controleer het KVK-nummer, of er al een vastgestelde jaarrekening voor het boekjaar bestaat en of er speciale tekens zijn. Daarna biedt u opnieuw aan via Digipoort.
Krijg ik een aanmaning van de KVK als ik te laat ben?
Een vaste aanmaningsprocedure vonden wij niet. De KVK schrijft dat te laat deponeren strafbaar is en dat de Dienst Financieel-Economische Integriteit een proces-verbaal kan opmaken. Deponeer zo snel mogelijk.
Mag ik een nieuwe versie deponeren als ik een fout zag?
Een niet-vastgestelde jaarrekening kan worden vervangen door een nieuwe niet-vastgestelde of een vastgestelde. Voor een eenmaal vastgestelde jaarrekening heeft de KVK een aparte controle op dubbele indiening; zie kan ik een gedeponeerde jaarrekening corrigeren.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
Uw eerste jaarrekening is gratis, voor elke grootteklasse. Maak een account aan en stel haar op volgens Titel 9 BW2, van saldibalans tot publicatiestukken.
Gratis starten