Muss mein Accountant in meine Software schauen können?

Die kurze Antwort

Nein, nicht immer. Eine vollständige Exportakte kann genügen. Vereinbaren Sie vorab, welchen Zugang und welche Dateien der Accountant für den Auftrag braucht.

Grundlage: Art. 2:393 BW; NBA-Standard 4410

Welchen Auftrag führt der Accountant aus?

Der nötige Zugang hängt vom Auftrag ab. Ein Accountant, der Ihren Jahresabschluss erstellt, hat andere Aufgaben als ein Accountant, der eine gesetzliche Prüfung durchführt. Fragen Sie daher nicht nur, ob ein Gastzugang verfügbar ist. Besprechen Sie, welche Daten geliefert werden müssen, welche Prüfungen erfolgen und wer Änderungen vornehmen darf.

Bei einem Erstellungsauftrag verarbeitet der Accountant Ihre Informationen nach den vereinbarten Rechnungslegungsgrundsätzen. Der NBA-Standard 4410 beschreibt die dabei bestehenden Verantwortlichkeiten. Eine Exportakte mit Summen- und Saldenliste, Bewegungen, Korrekturen und Nachweisen kann dafür praktikabel sein. Die Kanzlei kann jedoch einen eigenen Arbeitsablauf haben und zusätzliche Informationen benötigen. Lassen Sie die Kanzlei vorab einen Probeexport beurteilen. So vermeiden Sie, selbst alles in ein Paket einzutragen und es dann erneut liefern zu müssen, weil der Accountant die Daten nicht nachvollziehen kann. Ein PDF allein reicht bei inhaltlichen Fragen oft nicht aus.

Welche Aktenunterlagen braucht er?

Für einen Prüfungsauftrag muss der Accountant ausreichende geeignete Prüfungsinformationen erlangen können. Bloßes Mitschauen auf einem Dashboard löst das nicht. Umgekehrt ist eine dauerhafte Lizenz nicht automatisch nötig, wenn relevante Informationen auf andere Weise verfügbar sind. Art. 2:393 BW regelt die gesetzliche Abschlussprüfung; der konkrete Zugang wird im Auftrag und in praktischen Arbeitsabsprachen ausgestaltet. Besprechen Sie frühzeitig Bewegungsdateien, Belege und die Möglichkeit, Datenauswertungen vorzunehmen. Bei vielen Transaktionen kann ein Lesezugang zweckmäßiger sein als jedes Mal ein neuer Export, aber das ist eine praktische Abwägung innerhalb der Akte.

Vergeben Sie Zugriffsrechte, die zur Tätigkeit passen. Ein Accountant, der nur beurteilt, ob Informationen übereinstimmen, muss nicht ohne Absprache Quellbuchungen ändern. Legen Sie getrennte Benutzer an und halten Sie fest, wer Korrekturvorschläge genehmigt. Teilen Sie keine persönlichen Passwörter, wenn das System eigene Konten unterstützt. Prüfen Sie, ob der Zugang zu einer BV unbeabsichtigt Zugang zu anderen Buchführungen gibt. Entziehen Sie bei Beendigung des Auftrags den Zugang und bewahren Sie das erhaltene Arbeitsergebnis auf. Fragen Sie außerdem, wie Dokumente sicher geteilt werden und wer für das eigene Archiv des Unternehmens verantwortlich ist.

Wie begrenzen Sie den Softwarezugang?

Beziehen Sie Softwarekosten in das Auftragsgespräch ein. Manche Anbieter berechnen einen zusätzlichen Benutzer oder eine Exportfunktion; andere Kanzleien bearbeiten Akten ausschließlich in ihrer eigenen Umgebung. Das sind Bedingungen, die Sie prüfen müssen, keine allgemeinen Merkmale von Accountant-Software. Wählen Sie einen Weg, bei dem der Accountant die Akte nachvollziehen kann und Sie die endgültigen Unterlagen selbst behalten. Lassen Sie Absprachen über Zugang, Korrekturen und Übergabe schriftlich bestätigen. So vermeiden Sie doppelte Arbeit und Unklarheit über die Fassung, die die Geschäftsführung am Ende unterzeichnet. Zugang ist ein Hilfsmittel für die Zusammenarbeit, kein Ersatz für eine klare Aufgabenverteilung.

Quellen

• NBA: der Accountant erklärt
• Belastingdienst: eine Buchführung einrichten

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