Mon expert-comptable doit-il accéder à mon logiciel ?
Non, pas toujours. Un dossier d'export complet peut suffire. Convenez à l'avance de l'accès et des fichiers dont l'expert-comptable a besoin pour la mission.
La réponse courte
Non, pas toujours. Un dossier d'export complet peut suffire. Convenez à l'avance de l'accès et des fichiers dont l'expert-comptable a besoin pour la mission.
Base légale: art. 2:393 BW ; norme NBA 4410
Quelle mission l'expert-comptable exécute-t-il ?
L'accès nécessaire dépend de la mission. Un expert-comptable qui compile vos comptes annuels n'effectue pas les mêmes travaux qu'un expert-comptable qui réalise un contrôle légal. Ne demandez donc pas seulement si un compte invité est disponible. Discutez des données à fournir, des contrôles qui seront effectués et de qui peut apporter des modifications.
Dans une mission de compilation, l'expert-comptable traite vos informations selon le référentiel convenu. La norme NBA 4410 décrit les responsabilités qui s'y rattachent. Un dossier d'export avec balance générale, mouvements, corrections et justificatifs peut être praticable pour cela. Le cabinet peut toutefois avoir son propre processus de travail et avoir besoin d'informations complémentaires. Faites évaluer un export d'essai par le cabinet à l'avance. Vous évitez ainsi de tout saisir vous-même dans un package puis de devoir le fournir à nouveau parce que l'expert-comptable ne peut pas suivre les données. Un pdf seul est souvent insuffisant pour les questions de fond.
De quelles pièces du dossier a-t-il besoin ?
Pour une mission d'audit, l'expert-comptable doit pouvoir obtenir des éléments probants suffisants et appropriés. Regarder un tableau de bord ne règle pas cela. À l'inverse, une licence permanente n'est pas automatiquement nécessaire lorsque les informations pertinentes sont disponibles autrement. L'art. 2:393 BW régit le contrôle légal par un expert-comptable ; l'accès concret est précisé dans la mission et dans des accords de travail pratiques. Discutez tôt des fichiers de mouvements, des justificatifs et de la possibilité d'effectuer des sélections de données. Avec de nombreuses transactions, un compte en lecture peut être plus efficace qu'un nouvel export à chaque fois, mais c'est un arbitrage pratique au sein du dossier.
Accordez des droits d'accès adaptés aux travaux. Un expert-comptable qui évalue seulement si les informations concordent n'a pas à modifier des écritures sources sans accord. Créez des utilisateurs distincts et consignez qui approuve les propositions de correction. Ne partagez pas de mots de passe personnels lorsque le système prend en charge des comptes individuels. Vérifiez si l'accès à une BV donne involontairement accès à d'autres comptabilités. À la fin de la mission, retirez l'accès et conservez le travail reçu. Demandez en outre comment les documents sont partagés en sécurité et qui est responsable des archives propres de l'entreprise.
Comment limiter l'accès au logiciel ?
Incluez les coûts de logiciel dans la discussion sur la mission. Certains fournisseurs facturent un utilisateur supplémentaire ou une fonction d'export ; d'autres cabinets traitent les dossiers uniquement dans leur propre environnement. Ce sont des conditions à vérifier, pas des caractéristiques universelles des logiciels de comptables. Choisissez une voie où l'expert-comptable peut suivre le dossier et où vous conservez vous-même les pièces définitives. Faites confirmer par écrit les accords sur l'accès, les corrections et la remise. Vous évitez ainsi un double travail et l'incertitude sur la version que la direction signe finalement. L'accès est un outil pour la coopération, pas un remplacement d'une répartition claire des tâches.
Sources
Questions fréquentes
Un pdf seul suffit-il pour un audit ?
L'expert-comptable peut avoir besoin de la comptabilité sous-jacente et des justificatifs.
Un expert-comptable qui compile doit-il pouvoir comptabiliser ?
Pas nécessairement. Convenez de qui traite les corrections et de quels droits en découlent.
L'accès peut-il être retiré après la fin de la mission ?
Oui, à condition de garder le dossier et les données d'archive nécessaires disponibles.
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