Kann ich während der Jahresarbeiten den Accountant wechseln?

Die kurze Antwort

Ja, aber regeln Sie Beendigung des Auftrags, Nachfolge und Aktenübergabe sorgfältig. Ein Wechsel ändert die Fristen des Jahresabschlusses nicht von selbst.

Grundlage: Art. 2:210, 2:362, 2:393 und 2:394 BW

Welchen Auftrag beenden Sie?

Sie können während der Jahresarbeiten einen anderen Accountant suchen. Prüfen Sie zuerst den laufenden Auftrag, die Kündigungsvereinbarungen und die Bereitschaft eines Nachfolgers, die Akte zu übernehmen. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine neue Kanzlei sofort dort weitermachen kann, wo die vorherige aufgehört hat. Sie muss selbst beurteilen, welche Informationen und Arbeiten nötig sind.

Erstellen Sie vor der Kündigung eine Statusliste. Welche Buchführung ist abgeschlossen, welche Korrekturen wurden vorgeschlagen und welche Fragen sind noch offen? Fordern Sie die vorliegende Fassung des Jahresabschlusses, Quellexporte, relevante Korrespondenz und Unterlagen an, die zu Ihrer Buchführung gehören. Unterscheiden Sie zwischen Ihren eigenen Daten und der internen Arbeitsdokumentation des Accountants; Sie können nicht ohne weitere Prüfung davon ausgehen, dass jedes interne Dokument übergeben werden muss. Besprechen Sie konkret, welche Informationen der Nachfolger braucht. Klären Sie einen Streit über die Rechnung oder die Übergabe auf dem dafür geeigneten Weg, ohne die gesetzliche Planung aus den Augen zu verlieren.

Wie übergeben Sie die Jahresabschlussakte?

Ein nachfolgender Accountant muss den Auftrag annehmen können und kann im Rahmen der geltenden Berufsregeln Kontakt zum bisherigen Accountant für nötig halten. Geben Sie dafür die erforderlichen Informationen und besprechen Sie, wie die Kommunikation gestaltet wird. Sagen Sie ehrlich, warum Sie wechseln und welche Meinungsverschiedenheiten über Zahlen oder Bewertungsmethoden bestehen. Ein Wechsel ist kein Weg, ein inhaltliches Problem aus der Akte zu entfernen. Art. 2:362 BW bleibt der Ausgangspunkt für das verlangte Bild. Beurteilen zwei Berater einen wesentlichen Posten unterschiedlich, erfordert das eine begründete Beurteilung und eine klare Dokumentation der gewählten Behandlung.

Bei einer gesetzlichen Prüfung spielt auch die förmliche Beauftragung nach Art. 2:393 BW eine Rolle. Das ist eine andere Situation als der Austausch eines Beraters bei freiwilliger Erstellungsarbeit. Lassen Sie daher prüfen, welche Beschlussfassung und etwaigen zusätzlichen Pflichten für den Wechsel gelten. Planen Sie genug Zeit ein, damit der Nachfolger Nachweise und frühere Arbeiten beurteilen kann. Eine neue Kanzlei kann einen bestehenden Vermerk nicht ohne eigene Verantwortung übernehmen. Fragen Sie nach einem realistischen Budget und einer Planung, bevor Sie erwarten, dass eine fast abgeschlossene Akte sofort und praktisch ohne Mehrkosten abgezeichnet wird.

Wer überwacht Feststellung und Hinterlegung?

Führen Sie Feststellung und Hinterlegung getrennt auf Ihrer Aufgabenliste. Art. 2:210 und 2:394 BW bleiben relevant, auch wenn sich die Beziehung zum Berater ändert. Bestimmen Sie eine Person in der BV, die die Fristen überwacht und die endgültige Fassung verwaltet. Vermeiden Sie, dass zwei Kanzleien gleichzeitig ohne Abstimmung unterschiedliche Offenlegungsunterlagen vorbereiten. Prüfen Sie zum Abschluss, wer die Einreichung vornimmt, und fordern Sie die Empfangsbestätigung an. Halten Sie danach die neue Aufgabenverteilung für die Folgejahre fest. Ein guter Wechsel endet mit einer vollständigen und verständlichen Akte, nicht nur mit einem neuen Ansprechpartner und einem beendeten alten Rechnungsstrom.

Quellen

• NBA: der Accountant erklärt
• KVK: Frist für die Hinterlegung des Jahresabschlusses

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