Wie teste ich Jahresabschluss-Software mit eigenen Zahlen?

Die kurze Antwort

Mit einem abgeschlossenen Geschäftsjahr prüfen Sie, ob Software Ihre Zahlen richtig übernimmt. Vergleichen Sie Posten, Korrekturen und Anhang mit Ihrer Akte.

Grundlage: Art. 2:10 und 2:363 BW

Welche Zahlen verwenden Sie für einen Test?

Verwenden Sie für einen Test einen Jahresabschluss, dessen Zusammensetzung Sie bereits kennen. So testen Sie die Verarbeitung, statt gleichzeitig Ihre Buchhaltung zu untersuchen. Nehmen Sie eine anonymisierte Summen- und Saldenliste, die endgültigen Korrekturen und den zugehörigen Anhang. Wählen Sie bewusst eine Akte mit mindestens einem schwierigen Posten, etwa einem Darlehen mit kurzfristigem Anteil.

Halten Sie die erwarteten Ergebnisse vorab fest. Notieren Sie Bilanzsumme, Ergebnis nach Steuern, Eigenkapital, Bankguthaben und Steuerschuld. Bitten Sie den Anbieter, dieselben Daten einzulesen, ohne sie vorher von Hand anzupassen. Verfolgen Sie danach ein gewöhnliches Umsatzkonto, ein Konto mit negativem Saldo und ein Bilanzkonto mit unklarer Bezeichnung. Gerade die beiden letzten zeigen, ob das Programm Ausnahmen sichtbar macht. Eine ausgeglichene Bilanz beweist nicht, dass alle Posten am richtigen Platz stehen. Ein falsch eingeordnetes Darlehen kann die Bilanz ausgleichen, während der Leser ein unzutreffendes Bild der Zahlungsverpflichtungen erhält.

Wie testen Sie Korrekturen und Anhang?

Testen Sie anschließend eine Korrektur, die Sie bewusst vornehmen. Erhöhen Sie zum Beispiel die noch zu zahlenden Accountantkosten um einen selbst gewählten Betrag und prüfen Sie, wo sich Gegenbuchung, Ergebnis und Eigenkapital ändern. Machen Sie diese Probebuchung danach wieder rückgängig. Sehen Sie nach, ob eine erkennbare Spur mit Datum, Erläuterung und Benutzer zurückbleibt. Das ist keine gesetzliche Zulassung der Software, aber eine praktische Möglichkeit, die Nachvollziehbarkeit zu beurteilen. Art. 2:10 BW verlangt eine Buchführung, aus der sich Rechte und Pflichten erkennen lassen. Fragen Sie daher auch, ob Sie die zugrunde liegenden Daten selbstständig exportieren können, falls Sie später wechseln.

Lesen Sie die Textausgabe ebenso kritisch wie die Zahlen. Hat das Paket eine Bewertungsmethode für Vorräte aufgenommen, obwohl Ihr Unternehmen keine Vorräte hat? Steht dort ein Standardsatz über Sicherheiten, obwohl eine Bank tatsächlich ein Pfandrecht hält? Vergleichen Sie die Vorjahreszahlen und prüfen Sie, ob eine geänderte Gliederung dort erläutert wird, wo es nötig ist. Art. 2:363 BW ist für Darstellung und Vergleichbarkeit relevant. Lassen Sie einen generischen Text nicht stehen, nur weil das System ihn als erledigt markiert. Ein guter Test zeigt, welche Entscheidungen Sie selbst treffen müssen und an welchen Stellen eine fachliche Beurteilung nötig bleibt.

Welchen Export sollten Sie aufbewahren?

Beenden Sie den Test mit einem vollständigen Export und lassen Sie ihn von jemandem lesen, der bei der Vorführung nicht dabei war. Kann diese Person das Geschäftsjahr, den Status und die Beziehung zwischen Bericht und Quelldatei erkennen? Fragen Sie gesondert, wie technische Validierung und tatsächliche Hinterlegung ablaufen, falls diese Teile im Angebot stehen. Halten Sie Ihre Testergebnisse in einer kurzen Abnahmeliste mit konkret bestandenen und gescheiterten Schritten fest. Geben Sie dem Anbieter Gelegenheit, eine falsche Einstellung zu beheben, und wiederholen Sie nur diesen Schritt. So verhindern Sie, dass eine flotte Vorführung schwerer wiegt als die Fehler, die gerade in Ihren täglichen Akten auftreten.

So funktioniert es bei Jaarrekening.io

In Jaarrekening.io machen Sie einen solchen Test mit Ihren eigenen Zahlen, ohne zu zahlen: Der erste Jahresabschluss in Ihrem Konto ist kostenlos, für jede Größenklasse, und Sie geben keine Zahlungsdaten ein. Lesen Sie die Summen- und Saldenliste oder die XAF-Auditdatei ein und vergleichen Sie Bilanzsumme, Ergebnis und Eigenkapital mit Ihrer eigenen Akte. Der kostenlose Jahresabschluss gilt einmal pro Konto: Nutzen Sie ihn für ein abgeschlossenes Testjahr, rechnen Sie das nächste Geschäftsjahr nach Größenklasse ab.

Was der kostenlose erste Jahresabschluss umfasst →

Quellen

• Belastingdienst: Einrichtung einer Buchführung
• KVK: Woraus besteht der Jahresabschluss?

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