Wie wechsle ich zu anderer Jahresabschluss-Software?

Die kurze Antwort

Mit einer vollständigen Übergabeakte und einem Abgleich mit dem letzten abgeschlossenen Jahr. Übernehmen Sie auch Bilanzierungsmethoden, Korrekturen und Vergleichszahlen.

Rechtsgrundlage: Art. 2:10, 2:363 und 2:384 BW

Welche alten Akten nehmen Sie mit?

Der Wechsel beginnt mit der Sicherung der alten Akte. Laden Sie die endgültigen Berichte, Quelldateien, Korrekturbuchungen und relevanten Beschlüsse herunter, bevor der Zugang endet. Übernehmen Sie nicht nur die Bilanzbeträge. Die Begründung einer Schätzung oder einer gewählten Bilanzierungsmethode lässt sich im neuen Programm nicht von selbst wiederfinden.

Erstellen Sie eine Übersicht über den letzten endgültigen Stand je Unternehmen und Geschäftsjahr. Vermerken Sie dabei, ob ein Jahresabschluss nur aufgestellt, bereits festgestellt oder auch hinterlegt wurde. Bewahren Sie die Eingangsbestätigung getrennt vom Bericht auf. Ein Entwurf ganz oben in der alten Dateiliste ist nicht zwingend die letzte gültige Fassung. Prüfen Sie den Endsaldo jedes Bilanzkontos gegen die Eröffnungsbilanz im Buchhaltungspaket. Achten Sie besonders auf Ergebnisverwendung, Verrechnungskonten, Abschreibungen und Steuerkorrekturen. Eine Migrationsdifferenz entsteht oft, weil ein Export vor und der andere nach der letzten Jahresabschlussbuchung erstellt wurde. Klären Sie diese Differenz zuerst.

Wie schließt die neue Eröffnungsbilanz an?

Übertragen Sie danach den alten Kontenplan auf die Rubriken des neuen Pakets. Eine gleiche Kontonummer bedeutet nicht, dass derselbe Berichtsposten verwendet wird. Erläutern Sie bei jeder abweichenden Zuordnung, warum Sie sie gewählt haben. Art. 2:363 BW ist relevant, wenn sich Gliederung und Vergleichsinformationen ändern. Ein Softwarewechsel ist für sich genommen kein inhaltlicher Grund, Bewertungsmethoden zu ändern. Schlägt die neue Standardeinstellung eine andere Abschreibungsmethode oder Bewertung von Beteiligungen vor, beurteilen Sie diese Wahl gesondert. Übernehmen Sie keine Einstellung, ohne den vorigen Jahresabschluss und die zugrunde liegende Methode heranzuziehen. Bewahren Sie beide Zuordnungstabellen in der Migrationsakte auf.

Prüfen Sie die Übernahme mit einem Probebericht für ein bereits abgeschlossenes Jahr. Vergleichen Sie die Zahlen auf Postenebene und klären Sie Unterschiede, bevor Sie das neue Geschäftsjahr eröffnen. Prüfen Sie auch Textfelder, Rundungen, Währung und die Länge des Berichtsjahres. Ein neues Paket kann dieselben Daten anders darstellen, ohne dass sich das Ergebnis ändert. Das verlangt eine Erklärung, nicht automatisch eine Gegenbuchung. Beseitigen Sie Unterschiede nicht, indem Sie Beträge direkt in der Ausgabe überschreiben. Lassen Sie eine zweite Person die wichtigsten Abstimmungen durchsehen, wenn die Akte groß oder unübersichtlich ist. So werden verborgene Annahmen schneller sichtbar.

Wie prüfen Sie die Migration?

Vereinbaren Sie mit Ihrem Berater, wer etwaige Korrekturen an alten Jahren ausführt und in welchem System das geschieht. Halten Sie das alte Archiv lesbar, solange Sie die zugrunde liegenden Informationen aufbewahren müssen; Art. 2:10 BW bleibt nach einem Wechsel relevant. Sie müssen nicht ohne Weiteres zwei aktive Produktivlizenzen halten, müssen aber selbstständig den Zugang zur notwendigen Buchführung sicherstellen. Schließen Sie den Übergang mit einer kurzen Notiz über die verwendeten Exporte, Abweichungen und genehmigten Anfangsbestände ab. Mit dieser Notiz kann der nächste Buchhalter nachvollziehen, warum die neue Akte auf bestimmte Weise beginnt. So wird dieselbe Differenz beim nächsten Jahresabschluss nicht erneut untersucht.

Quellen

• Belastingdienst: eine Buchführung einrichten
• KVK: Woraus besteht der Jahresabschluss?

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