Comment passer à un autre logiciel de comptes annuels ?

La réponse courte

Avec un dossier de transfert complet et un rapprochement avec le dernier exercice clôturé. Migrez aussi principes comptables, corrections et chiffres comparatifs.

Base juridique : art. 2:10, 2:363 et 2:384 BW

Quels anciens dossiers emportez-vous ?

Le changement commence par la sauvegarde de l'ancien dossier. Téléchargez les rapports définitifs, fichiers sources, écritures de correction et décisions pertinentes avant la fin de l'accès. Ne reprenez pas seulement les montants du bilan. Le justificatif d'une estimation ou d'un principe comptable choisi ne se retrouve pas automatiquement dans le nouveau programme.

Dressez un aperçu de la dernière situation définitive par personne morale et par exercice. Indiquez si des comptes annuels ont seulement été établis, déjà approuvés ou aussi déposés. Conservez l'accusé de réception séparément du rapport. Un projet en haut de l'ancienne liste de fichiers n'est pas forcément la dernière version valable. Contrôlez le solde final de chaque compte de bilan par rapport au bilan d'ouverture dans le logiciel de comptabilité. Regardez surtout l'affectation du résultat, les comptes courants, les amortissements et les corrections fiscales. Un écart de migration provient souvent d'un export réalisé avant et d'un autre après la dernière écriture de clôture annuelle. Résolvez d'abord cet écart.

Comment le nouveau bilan d'ouverture se rapproche-t-il ?

Traduisez ensuite l'ancien plan comptable vers les rubriques du nouveau logiciel. Un numéro de compte identique ne signifie pas que le même poste de reporting est utilisé. Pour chaque affectation divergente, expliquez pourquoi vous l'avez choisie. L'art. 2:363 BW est pertinent lorsque la présentation et les informations comparatives changent. Un changement de logiciel n'est pas en soi une raison de fond pour modifier les règles d'évaluation. Si le nouveau réglage par défaut propose une autre méthode d'amortissement ou d'évaluation des participations, appréciez ce choix séparément. Ne copiez pas un réglage sans consulter les comptes annuels précédents et la politique sous-jacente. Conservez les deux tables d'affectation dans le dossier de migration.

Contrôlez le transfert avec un rapport d'essai sur un exercice déjà clôturé. Comparez les chiffres au niveau des postes et élucidez les écarts avant d'ouvrir le nouvel exercice. Vérifiez aussi les champs de texte, les arrondis, la devise et la durée de l'exercice de référence. Un nouveau logiciel peut présenter les mêmes données autrement sans que le résultat change. Cela demande une explication, pas automatiquement une contre-passation. N'éliminez pas les écarts en écrasant des montants directement dans la sortie. Faites relire les principaux rapprochements par une seconde personne si le dossier est volumineux ou peu lisible. Les hypothèses cachées apparaissent ainsi plus vite.

Comment contrôlez-vous la migration ?

Convenez avec votre conseiller de qui effectue les éventuelles corrections sur d'anciens exercices et dans quel système. Gardez l'ancienne archive lisible aussi longtemps que vous devez conserver les informations sous-jacentes ; l'art. 2:10 BW reste pertinent après un changement. Vous n'avez pas forcément à maintenir deux licences de production actives, mais vous devez organiser de manière autonome l'accès à la comptabilité nécessaire. Terminez la transition par une courte note sur les exports utilisés, les écarts et les soldes d'ouverture approuvés. Grâce à cette note, le prochain comptable comprendra pourquoi le nouveau dossier démarre ainsi. Le même écart ne sera pas réexaminé à la prochaine clôture annuelle.

Sources

• Belastingdienst : mettre en place une comptabilité
• KVK : en quoi consistent les comptes annuels ?

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