Un logiciel de comptes annuels fonctionne-t-il sans connexion API ?

La réponse courte

Oui. Un export de fichier adapté peut remplacer une connexion API. Vérifiez l'exhaustivité, l'exercice et le rapprochement avant d'importer les chiffres.

Base légale : art. 2:10 et 2:362 BW

Comment fonctionne un import de fichier sans API ?

Une connexion API directe n'est pas une condition légale pour établir des comptes annuels néerlandais (jaarrekening). Des fichiers peuvent transmettre les mêmes chiffres nécessaires, à condition que le programme destinataire prenne en charge le format. Demandez donc ce que contient réellement le transfert de données. La présence d'un logo de connexion ne prouve pas que toutes les données nécessaires aux comptes annuels sont reprises.

Sur une voie par fichier, vous exportez par exemple une balance générale dans un format de tableur pris en charge ou un fichier d'audit financier. Tous les logiciels, abonnements ou droits d'utilisateur n'offrent pas la même sortie. Faites évaluer un fichier d'exemple au préalable. Vérifiez les numéros de compte, les libellés, les soldes d'ouverture, les soldes de clôture et la période utilisée. Avec un CSV, les décimales, les séparateurs et les montants négatifs peuvent être mal interprétés. Après l'import, rapprochez donc quelques soldes connus et le total. Un import techniquement réussi peut rester incomplet sur le fond si, par exemple, seuls les comptes actifs ou un seul établissement ont été sélectionnés.

Quand figez-vous l'export source ?

Convenez du moment où l'export devient définitif. Si le comptable passe ensuite des amortissements, la comptabilité change sans que le rapport change automatiquement. Donnez à chaque livraison une date et un numéro de version. Lors d'un nouvel import, notez si le programme remplace, met à jour ou ajoute les données antérieures. L'ajout, surtout, peut entraîner des chiffres en double. L'art. 2:10 BW est pertinent pour une comptabilité qui rend les droits et obligations lisibles. Un transfert manuel est défendable si vous conservez les rapprochements. Sans versions consignées, il est difficile de déterminer plus tard sur quels chiffres les comptes annuels ont été établis.

Une API peut être utile avec de nombreux dossiers ou des rapports répétés, mais elle demande aussi des contrôles. Une connexion peut expirer, une sélection peut être trop étroite et un changement de droits peut limiter le flux de données. Demandez si la connexion ne fait que lire ou réécrit aussi des corrections. Avec un fichier, vous savez quel moment a été figé ; avec un dossier mis à jour en continu, il doit être clair à quel moment une version est figée. Choisissez la voie que vos collaborateurs peuvent suivre et contrôler. Pour un seul rapport annuel, un export contrôlé peut être plus simple que la gestion d'une connexion permanente.

Quels contrôles restent nécessaires ?

Pensez aussi au transfert de l'annexe et des pièces justificatives. Les contrats, les décisions de la direction et les estimations de recouvrabilité ne viennent pas automatiquement avec une connexion de chiffres. Tenez une liste complémentaire de documents et confirmez qui réclame les informations manquantes. Avant l'achat, testez un parcours complet, de l'export au rapport lisible. Demandez ensuite comment récupérer le dossier hors du système en cas de résiliation. Cet essai vous permet de juger si la voie par fichier fonctionne en pratique, sans supposer une intégration inexistante. Le choix entre fichier et API est en fin de compte un choix d'organisation du travail ; la responsabilité du contenu des comptes annuels demeure.

Sources

• Belastingdienst (administration fiscale néerlandaise) : mettre en place une comptabilité
• KVK : en quoi consistent les comptes annuels ?

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