Mon export comptable suffit-il pour les comptes annuels ?

La réponse courte

Non. Un export comptable contient des chiffres, mais pas toujours les accords et estimations nécessaires à des comptes annuels néerlandais complets.

Base légale: art. 2:10 et 2:362 BW

De quel export comptable avez-vous besoin ?

Un export est le début des travaux de clôture. Les chiffres montrent ce qui a été comptabilisé, mais n'expliquent pas d'eux-mêmes pourquoi un montant est exact. Un contrat de prêt, une évaluation de stock ou un litige avec un client peut se trouver en dehors du logiciel de comptabilité. Vous devez tenir compte de ces informations avant de considérer les comptes annuels comme terminés.

Vérifiez d'abord quel export vous avez reçu. Un état du chiffre d'affaires et des charges ne contient pas les comptes de bilan. Une balance générale montre en général les soldes, mais pas tous les mouvements ni les justificatifs. Demandez l'export de l'exercice complet, avec numéros de comptes, libellés et une convention de signe reconnaissable. Vérifiez que les dernières corrections ont été traitées et que le bilan d'ouverture concorde avec l'année précédente. Une différence entre un ancien export et un nouveau solde bancaire n'est pas forcément une erreur de calcul ; il peut s'agir d'une différence de date de référence. Notez donc la date de création et la sélection utilisée avec le fichier.

Quels justificatifs manquent souvent ?

Ajoutez des justificatifs pour les postes qui ne découlent pas directement d'une facture. Pensez au tableau des amortissements, à l'ancienneté des créances clients, à l'inventaire des stocks, aux accords de prêt et au calcul de l'impôt. Passez aussi en revue les engagements pas encore comptabilisés en dette, comme des accords de location, des cautionnements ou un litige. Les informations finalement traitées ou expliquées dépendent du référentiel comptable et de la catégorie de taille. L'art. 2:362 BW est le point de départ de l'image fidèle requise. L'export ne peut pas apprécier si une créance est encore recouvrable. Il faut pour cela des faits que la direction ou l'entrepreneur doit fournir.

Établissez un aperçu des rapprochements entre la comptabilité et les pièces externes. Rapprochez la banque à la date du bilan, comparez la comptabilité des salaires avec le grand livre et expliquez l'écart entre les déclarations de TVA et les comptes de TVA. Examinez les écritures d'opérations diverses sans libellé clair. Pour une holding, demandez aussi les chiffres annuels des participations et le rapprochement des positions intragroupe. Conservez chaque correction avec un motif et, si nécessaire, reportez-la dans la comptabilité. Le résultat de cette étape est une situation finale traçable, pas seulement un fichier qu'un logiciel de reporting peut techniquement lire.

Quand le dossier est-il complet ?

Remettez enfin les statuts, les décisions pertinentes de la direction et les derniers comptes annuels définitifs à la personne qui établit le rapport. Ces documents aident pour l'exercice, le capital, l'affectation du résultat et la comparaison. Convenez de qui peut encore apporter des modifications après l'export et comment elles sont communiquées. Si un fournisseur ne demande qu'une balance générale, cela ne signifie pas que d'autres questions ne peuvent pas suivre. Pour une BV simple, le dossier peut rester limité, mais là aussi des paiements privés ou une correction fiscale peuvent être déterminants. Une brève liste de remise par poste du bilan évite de ne découvrir qu'à la signature quelles informations manquent encore.

Sources

• Belastingdienst : mettre en place une comptabilité
• KVK : en quoi consistent les comptes annuels ?

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