Reicht mein Buchhaltungsexport für den Jahresabschluss?

Die kurze Antwort

Nein. Ein Buchhaltungsexport enthält Zahlen, aber nicht immer die Vereinbarungen und Schätzungen für einen vollständigen niederländischen Jahresabschluss.

Grundlage: Art. 2:10 und 2:362 BW

Welchen Buchhaltungsexport brauchen Sie?

Ein Export ist der Beginn der Jahresarbeiten. Die Zahlen zeigen, was gebucht wurde, sagen aber nicht von selbst, warum ein Betrag richtig ist. Ein Darlehensvertrag, eine Vorratsbewertung oder ein Streit mit einem Abnehmer kann außerhalb des Buchhaltungspakets stehen. Diese Informationen müssen Sie berücksichtigen, bevor Sie den Jahresabschluss als abgeschlossen betrachten.

Prüfen Sie zuerst, welchen Export Sie erhalten haben. Eine Übersicht von Umsatz und Kosten enthält nicht die Bilanzkonten. Eine Summen- und Saldenliste zeigt in der Regel die Salden, aber nicht alle Bewegungen und Belege. Fordern Sie den Export für das gesamte Geschäftsjahr an, mit Kontonummern, Bezeichnungen und erkennbarer Vorzeichenkonvention. Prüfen Sie, ob die letzten Korrekturen verarbeitet sind und ob die Eröffnungsbilanz zum Vorjahr passt. Ein Unterschied zwischen einem alten Export und einem neuen Banksaldo muss kein Rechenfehler sein; es kann ein Unterschied im Stichtag sein. Notieren Sie daher Erstellungsdatum und verwendete Auswahl bei der Datei.

Welche Nachweise fehlen oft?

Fügen Sie Nachweise für Posten hinzu, die sich nicht direkt aus einer Rechnung ergeben. Denken Sie an den Abschreibungsplan, die Altersstruktur der Debitoren, die Inventur, Darlehensvereinbarungen und die Steuerberechnung. Gehen Sie auch Verpflichtungen durch, die noch nicht als Verbindlichkeit gebucht sind, etwa Mietvereinbarungen, Bürgschaften oder einen Streit. Welche Informationen letztlich verarbeitet oder erläutert werden, hängt vom Rechnungslegungssystem und der Größenklasse ab. Art. 2:362 BW bildet den Ausgangspunkt für das verlangte Bild. Der Export kann nicht beurteilen, ob eine Forderung noch einbringlich ist. Dafür sind Tatsachen nötig, die die Geschäftsführung oder der Unternehmer liefern muss.

Erstellen Sie eine Übersicht der Abstimmungen zwischen Buchführung und externen Unterlagen. Stimmen Sie die Bank zum Bilanzstichtag ab, vergleichen Sie die Lohnbuchhaltung mit dem Hauptbuch und erklären Sie die Differenz zwischen Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Umsatzsteuerkonten. Untersuchen Sie Buchungen im Journal ohne klare Bezeichnung. Fordern Sie bei einer Holding auch die Jahreszahlen der Beteiligungen und die Abstimmung der Konzernverrechnungen an. Bewahren Sie jede Korrektur mit Begründung auf und verarbeiten Sie sie wo nötig zurück in die Buchführung. Das Ergebnis dieses Schritts ist ein nachvollziehbarer Endstand, nicht nur eine Datei, die ein Berichtsprogramm technisch einlesen kann.

Wann ist die Akte vollständig?

Liefern Sie abschließend die Satzung, relevante Beschlüsse der Geschäftsführung und den vorigen endgültigen Jahresabschluss an die Person, die den Bericht erstellt. Diese Dokumente helfen bei Geschäftsjahr, Kapital, Ergebnisverwendung und Vergleich. Vereinbaren Sie, wer nach dem Export noch Änderungen vornehmen darf und wie diese weitergegeben werden. Fragt ein Anbieter nur nach einer Summen- und Saldenliste, heißt das nicht, dass keine weiteren Fragen folgen können. Bei einer einfachen BV kann die Akte begrenzt bleiben, aber auch dort können Privatzahlungen oder eine Steuerkorrektur ausschlaggebend sein. Eine kurze Lieferliste je Bilanzposten verhindert, dass Sie erst bei der Unterzeichnung entdecken, welche Informationen noch fehlen.

Quellen

• Belastingdienst: eine Buchführung einrichten
• KVK: woraus besteht der Jahresabschluss?

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