Puis-je traiter plusieurs BV dans un seul logiciel ?
Oui, si le logiciel gère plusieurs comptabilités. Tenez un dossier distinct par BV ; un seul environnement ne produit pas de comptes consolidés.
La réponse courte
Oui, si le logiciel gère plusieurs comptabilités. Tenez un dossier distinct par BV ; un seul environnement ne produit pas de comptes consolidés.
Base légale : art. 2:362, 2:406 et 2:407 BW
Comment organiser les dossiers par BV ?
Plusieurs BV peuvent être traitées dans le même environnement logiciel, mais elles restent des personnes morales distinctes. Donnez à chaque BV un dossier identifiable avec le bon numéro KVK, l'exercice et ses propres données sources. Savoir si une seule licence suffit est une question commerciale. Le fournisseur doit le confirmer dans le devis et les conditions d'utilisation.
Recensez le nombre de personnes morales, d'utilisateurs et d'exercices dont vous avez besoin. Une licence pour cinq comptabilités peut signifier autre chose que cinq jeux de comptes annuels : d'anciens exercices ou des BV inactives peuvent aussi compter. Demandez ce qui se passe si vous créez une nouvelle filiale ou vendez une BV. Vérifiez si vous pouvez exporter cette comptabilité séparément et adapter les droits d'accès. Dans un groupe, un collaborateur de la société d'exploitation n'a pas automatiquement à voir la holding personnelle du DGA. Une séparation claire évite à la fois les erreurs pratiques et le partage involontaire d'informations financières. Testez cela avec deux utilisateurs d'essai.
Comment rapprocher les postes intragroupe ?
Rapprochez les soldes intragroupe avant de générer les rapports. Une créance de la holding sur la société d'exploitation doit se retrouver de l'autre côté comme dette correspondante, compte tenu des intérêts comptabilisés et des paiements autour de la date du bilan. Utilisez un relevé par contrepartie et faites expliquer les écarts par la personne qui connaît l'écriture. Un programme qui affiche plusieurs dossiers côte à côte ne reprend pas de lui-même ce rapprochement sur le fond. L'art. 2:362 BW exige une image fidèle pour chaque jeu de comptes annuels. Ne résolvez pas un écart de rapprochement en inscrivant le même montant arbitraire des deux côtés, mais rectifiez l'enregistrement d'origine.
Posez une question distincte sur la consolidation si votre groupe en a besoin. Rassembler dans un seul PDF les comptes annuels individuels de la holding et d'une filiale n'est pas une consolidation. Interviennent notamment les éliminations, le périmètre de consolidation et des règles d'évaluation uniformes. Les art. 2:406 et 2:407 BW sont pertinents pour l'obligation et les exemptions possibles. Le nombre de BV d'une licence logicielle n'en dit rien. Faites faire l'appréciation par un spécialiste en présence de filiales étrangères, d'exercices différents ou de participations changeantes. Pour un petit groupe simple, des dossiers distincts peuvent suffire, mais cette conclusion découle des circonstances.
Quand la consolidation est-elle nécessaire ?
Organisez la finalisation par personne morale avec une liste de contrôle propre. Notez quelle version a été signée par la direction concernée, comment l'approbation s'est déroulée et quelle publication a été envoyée. Un dossier commun nommé 'définitif' est trop vague pour cela. Prévoyez aussi dans le calendrier qui vérifie les dossiers des autres sociétés du groupe. Comparez enfin les fournisseurs sur le coût total du groupe, la séparation des données et la qualité de la remise des documents. Ne payez des fonctions de consolidation que si vous en avez besoin, mais n'attendez pas un contrôle de groupe d'un logiciel qui gère seulement plusieurs comptabilités distinctes. Il reste ainsi clair ce que le logiciel doit réellement faire pour votre organisation.
Comment cela fonctionne chez Jaarrekening.io
Dans Jaarrekening.io, plusieurs personnes morales figurent dans un seul compte, chacune avec son propre dossier. Vous payez par personne morale et par exercice, selon la catégorie de taille ; le premier jeu de comptes annuels du compte est gratuit, les suivants coûtent à partir de € 250 hors TVA. Il n'y a pas de licence par utilisateur ou par cabinet. La consolidation est une extension distincte qui ne figure pas encore dans le menu.
Sources
Questions fréquentes
Une licence correspond-elle aussi à un jeu de comptes annuels ?
Cela dépend du fournisseur ; chaque BV reste toutefois une personne morale distincte.
Un collaborateur peut-il voir tous les dossiers du groupe ?
Accordez l'accès selon sa fonction et testez les droits par société.
Deux PDF distincts forment-ils des comptes annuels consolidés ?
Non. La consolidation exige notamment l'élimination des postes intragroupe et des règles d'évaluation uniformes.
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Vous établissez des comptes annuels néerlandais ?
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