Muss eine VvE (Wohnungseigentümergemeinschaft) ihren Jahresabschluss bei der KVK hinterlegen?
Nein, eine gewöhnliche VvE hinterlegt ihren Jahresabschluss nicht wie eine BV. Der Vorstand muss den Eigentümern aber jährlich Rechenschaft über die Finanzen ablegen.
Die kurze Antwort
Nein, eine gewöhnliche VvE hinterlegt ihren Jahresabschluss nicht wie eine BV. Der Vorstand muss den Eigentümern aber jährlich Rechenschaft über die Finanzen ablegen.
Grundlage: Art. 5:135 und 2:48 BW
Warum ist eine VvE keine gewöhnliche BV?
Die Eintragung der Eigentümergemeinschaft (vereniging van eigenaars, VvE) im Handelsregister bedeutet nicht automatisch, dass sie dieselbe Offenlegungspflicht hat wie eine BV. Eine gewöhnliche VvE legt gegenüber den Eigentümern Rechenschaft über ihre Verwaltung ab. Bilanz, Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben und Anhang sind also weiterhin nötig, auch wenn kein Jahresabschluss bei der KVK hinterlegt wird.
Art. 5:135 BW erklärt unter anderem Art. 2:48 BW auf die VvE für anwendbar. Dieser Artikel regelt die jährliche finanzielle Rechenschaft gegenüber der Versammlung. Der Vorstand legt die Unterlagen innerhalb der geltenden Frist zur Genehmigung vor; die Versammlung kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine Verlängerung gewähren. Lesen Sie außerdem die Teilungserklärung und die geltende Ordnung. Darin können praktische Regeln zu Unterlagen, Versammlung und Beiträgen stehen. Übernehmen Sie nicht ohne Weiteres eine BV-Vorlage mit Gesellschaftern, Dividende und Handelsumsatz. Diese Begriffe passen nicht zur gewöhnlichen Verwaltung eines Wohnkomplexes.
Welche finanzielle Rechenschaft erhält die Versammlung?
Machen Sie die Entwicklung der Rücklage, Kontostände, offene Eigentümerbeiträge und Instandhaltungskosten nachvollziehbar. Ein Budget für das nächste Jahr ist nicht dasselbe wie die Rechenschaft über das vergangene Jahr. Vergleichen Sie die tatsächlichen Aufwendungen mit dem Budget und erklären Sie wichtige Abweichungen. Prüfen Sie, ob erhaltene Beiträge und noch zu erhaltende Beträge korrekt verarbeitet wurden. Ein Kontoauszug zeigt, was gezahlt wurde, aber nicht zwingend, welche Kosten zum Geschäftsjahr gehören. Bewahren Sie Rechnungen, Verträge und Beschlüsse zu größerer Instandhaltung bei der Buchhaltung auf. So können Eigentümer nachvollziehen, wofür ihre Beiträge verwendet wurden und welche Verpflichtungen noch offen sind.
Art. 2:48 Abs. 2 BW regelt den Prüfungsausschuss, wenn ein Aufsichtsrat fehlt und keine geeignete Bescheinigung eines Accountants über das ordnungsgemäße Bild vorgelegt wird. Der Ausschuss besteht aus mindestens zwei Mitgliedern, die nicht Vorstand sind. Ein Verwalter, der die Unterlagen erstellt, ersetzt damit nicht automatisch die erforderliche Beurteilung. Sorgen Sie dafür, dass der Ausschuss Zugang zu den für seine Prüfung nötigen Informationen erhält und der Versammlung berichten kann. Bei einer außergewöhnlichen VvE-Struktur oder Zweifeln an der Ordnung ist fachkundiger Rat angebracht. Die gewählte Verwaltungsorganisation muss zur rechtlichen Ausgestaltung passen.
Wie beurteilen Sie Rücklage und Prüfungsausschuss?
Bewahren Sie den Genehmigungsbeschluss auf und behandeln Sie eine etwaige Entlastung erkennbar. Die Genehmigung von Zahlen sollte nicht als unbeschränkte Freistellung für jedes Handeln des Vorstands ausgelegt werden. Teilen Sie die Finanzunterlagen rechtzeitig nach den geltenden Regeln mit den Eigentümern und nutzen Sie für personenbezogene Daten eine sichere Aktenumgebung. Wenn eine Bank, ein Käufer oder ein Notar Informationen verlangt, prüfen Sie, welche Fassung verfügbar ist und was rechtmäßig herausgegeben werden darf. Das Fehlen einer gewöhnlichen KVK-Hinterlegungspflicht bedeutet also vor allem, dass die Rechenschaft einen anderen Weg nimmt. Bei der VvE stehen verständliche Informationen für die Eigentümer im Mittelpunkt, mit Kontrolle nach Gesetz und Ordnung.
Quellen
Häufige Fragen
Bedeutet die Eintragung bei der KVK auch eine Hinterlegungspflicht?
Nein. Die Offenlegungsregeln für eine gewöhnliche BV gelten dadurch nicht automatisch für eine VvE.
Muss eine VvE Geld für Instandhaltung zurücklegen?
Ja. Die VvE hat eine Rücklage für künftige Großinstandhaltung.
Wer sieht die Jahresunterlagen durch?
Die Mitglieder behandeln die Rechenschaft; je nach Ausgestaltung gibt es auch einen Prüfungsausschuss.
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