Une VvE (association de copropriétaires) doit-elle déposer ses comptes annuels à la KVK ?
Non, une VvE ordinaire ne dépose pas ses comptes annuels comme une BV. Le conseil doit toutefois rendre compte chaque année de la situation financière aux propriétaires.
La réponse courte
Non, une VvE ordinaire ne dépose pas ses comptes annuels comme une BV. Le conseil doit toutefois rendre compte chaque année de la situation financière aux propriétaires.
Fondement : art. 5:135 et 2:48 BW
Pourquoi une VvE n'est-elle pas une BV ordinaire ?
L'inscription de l'association de copropriétaires (vereniging van eigenaars, VvE) au registre du commerce ne signifie pas automatiquement qu'elle a la même obligation de publication qu'une BV. Une VvE ordinaire rend compte de sa gestion aux propriétaires. Le bilan, l'état des produits et charges et l'annexe restent donc nécessaires, même lorsqu'aucun compte annuel n'est déposé à la KVK.
L'art. 5:135 BW déclare notamment l'art. 2:48 BW applicable à la VvE. Cet article régit la reddition de comptes financière annuelle à l'assemblée. Le conseil soumet les documents à approbation dans le délai applicable ; l'assemblée peut accorder une prolongation dans les conditions légales. Lisez aussi l'acte de division et le règlement applicable. Ils peuvent contenir des règles pratiques sur les documents, l'assemblée et les contributions. Ne reprenez pas sans plus un modèle de BV avec actionnaires, dividende et chiffre d'affaires commercial. Ces notions ne correspondent pas à la gestion ordinaire d'un immeuble d'appartements.
Quelle reddition de comptes financière l'assemblée reçoit-elle ?
Rendez lisibles l'évolution du fonds de réserve, les soldes bancaires, les contributions des propriétaires restant dues et les frais d'entretien. Un budget pour l'an prochain n'est pas la même chose que la reddition de comptes de l'année écoulée. Comparez les charges réelles au budget et expliquez les écarts importants. Vérifiez que les contributions reçues et les montants restant à recevoir ont été correctement traités. Un relevé bancaire montre ce qui a été payé, mais pas forcément quels coûts relèvent de l'exercice. Conservez avec la comptabilité les factures, contrats et décisions relatifs aux gros travaux. Les propriétaires peuvent ainsi suivre à quoi leurs contributions ont servi et quelles obligations restent ouvertes.
L'art. 2:48, al. 2 BW régit la commission de vérification lorsqu'il n'y a pas de conseil de surveillance et qu'aucune attestation appropriée d'un expert-comptable sur l'image fidèle n'est produite. La commission se compose d'au moins deux membres qui ne sont pas dirigeants. Un gestionnaire qui prépare les documents ne remplace pas pour autant automatiquement l'examen requis. Veillez à ce que la commission ait accès aux informations nécessaires à son examen et puisse faire rapport à l'assemblée. En cas de structure de VvE exceptionnelle ou de doute sur le règlement, un conseil d'expert est approprié. L'organisation de gestion choisie doit correspondre à l'organisation juridique.
Comment apprécier le fonds de réserve et la commission de vérification ?
Conservez la décision d'approbation et traitez un éventuel quitus de façon identifiable. L'approbation des chiffres ne doit pas être interprétée comme une décharge illimitée pour tous les actes de gestion. Partagez à temps les documents financiers avec les propriétaires selon les règles applicables et utilisez un environnement de dossier sécurisé pour les données personnelles. Lorsqu'une banque, un acheteur ou un notaire demande des informations, vérifiez quelle version est disponible et ce qui peut légalement être fourni. L'absence d'obligation ordinaire de dépôt à la KVK signifie donc surtout que la reddition de comptes emprunte une autre voie. Pour la VvE, des informations compréhensibles pour les propriétaires sont au centre, avec un contrôle selon la loi et le règlement.
Sources
Questions fréquentes
L'inscription à la KVK emporte-t-elle aussi une obligation de dépôt ?
Non. Les règles de publication d'une BV ordinaire ne s'appliquent donc pas automatiquement à une VvE.
Une VvE doit-elle mettre de l'argent de côté pour l'entretien ?
Oui. La VvE dispose d'un fonds de réserve pour le futur gros entretien.
Qui examine les documents annuels ?
Les membres traitent la reddition de comptes ; selon l'organisation, il existe aussi une commission de vérification.
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