Het korte antwoord
Ja, met interpretatie en controle van de gegevens. Alleen het bestandsformaat wijzigen zet een pdf niet om in een bruikbare XBRL-rapportage.
Grondslag: art. 2:362 en 2:394 BW; SBR-domein Handelsregister
Waarom is pdf-conversie niet automatisch?
Een pdf bevat een leesbare presentatie, terwijl XBRL financiële feiten koppelt aan vaste begrippen en contexten. Een omzetting moet dus bepalen wat ieder bedrag betekent. Dat kan met software worden ondersteund, maar de herkenning moet worden gecontroleerd. Een gescande pdf vraagt bovendien eerst betrouwbare tekst- en cijferherkenning.
Stel vast welke pdf u heeft. Een volledige interne jaarrekening bevat andere informatie dan een publicatiebalans. Een concept kan nog afwijken van de vastgestelde versie. Controleer rechtspersoon, boekjaar, valuta, eenheid en status voordat u cijfers overneemt. Als een tabel bedragen in duizenden euro's toont, moet de omzetting dat correct verwerken. Let op mintekens, haakjes en kolommen met vorigejaarscijfers. Een verdwenen minteken kan de betekenis van het eigen vermogen veranderen zonder dat de tekstherkenning een fout meldt. Gebruik daarom enkele bekende bedragen uit het brondossier als controlepunten voor de herkenning.
Hoe koppelt u cijfers aan XBRL-begrippen?
Koppel de herkende posten daarna aan de juiste taxonomieconcepten. Dezelfde omschrijving kan in verschillende rapportagemodellen een andere plaats hebben. Een verzamelpost 'overige schulden' bevat bijvoorbeeld niet automatisch alle informatie die de gekozen aanlevering nodig heeft. Vraag ontbrekende uitsplitsingen op uit de administratie in plaats van ze te raden. De officiële SBR-documentatie beschrijft de rapportageconcepten en technische voorschriften. Art. 2:362 BW blijft bepalend voor het inhoudelijke inzicht. Een conversiedienst kan technische structuur toevoegen, maar kan geen leningsovereenkomst of waarderingsbesluit reconstrueren uit een bedrag zonder verdere toelichting.
Maak ook onderscheid tussen gewone XBRL en iXBRL. Bij iXBRL worden machineleesbare markeringen verwerkt in een leesbaar digitaal document volgens specifieke voorschriften. Een bestaande pdf wordt daardoor niet simpelweg een geldig iXBRL-bestand. Welke route bij uw onderneming en boekjaar past, volgt uit de actuele aanlevereisen. Vraag de leverancier expliciet welk formaat wordt opgeleverd, welke taxonomie wordt gebruikt en welke validatie plaatsvindt. Laat een leesbare weergave van de uiteindelijke gegevens vergelijken met het oorspronkelijke rapport. Controleer niet alleen totalen, maar ook toelichtingen, rapportagedata en de aanduiding van vaststelling.
Wanneer gebruikt u de bronsoftware?
Als het boekhoud- of rapportagepakket nog beschikbaar is, vraag dan eerst een ondersteunde export uit dat bronpakket op. Dat kan interpretatiefouten en dubbel werk beperken. Voor een micro- of kleine enkelvoudige jaarrekening kan invullen via het KVK-portaal eveneens een praktische route zijn. Een conversie is vooral zinvol wanneer de bronuitvoer ontbreekt en u de noodzakelijke gegevens alsnog kunt onderbouwen. Bewaar de gebruikte pdf, de aanvullende informatie en het gevalideerde eindbestand bij elkaar. Controleer na verzending of de rapportage is verwerkt. Een geslaagde omzetting en een geslaagde deponering zijn twee afzonderlijke stappen in het dossier.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Kan OCR de verslaggevingskeuzes bepalen?
Nee. Herkende tekst zegt nog niet welk taxonomieconcept en welke context bij een post horen.
Is iXBRL hetzelfde als een gewone pdf?
Nee. iXBRL bevat machineleesbare markeringen in een leesbaar document.
Welke versie vormt het uitgangspunt?
Gebruik de vastgestelde of voor publicatie bedoelde versie en controleer het boekjaar.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
De registratie is tijdelijk gesloten. Zet u op de wachtlijst, dan hoort u het zodra u uw jaarrekening kunt opstellen.
Op de wachtlijst →