Het korte antwoord
Nee, niet altijd. Een volledig exportdossier kan volstaan. Spreek vooraf af welke toegang en bestanden de accountant voor de opdracht nodig heeft.
Grondslag: art. 2:393 BW; NBA Standaard 4410
Welke opdracht voert de accountant uit?
De benodigde toegang hangt af van de opdracht. Een accountant die uw jaarrekening samenstelt, heeft andere werkzaamheden dan een accountant die een wettelijke controle uitvoert. Vraag daarom niet alleen of een gastaccount beschikbaar is. Bespreek welke gegevens moeten worden aangeleverd, welke controles worden uitgevoerd en wie wijzigingen mag maken.
Bij een samenstellingsopdracht verwerkt de accountant uw informatie volgens de afgesproken verslaggevingsgrondslagen. NBA Standaard 4410 beschrijft de verantwoordelijkheden daarbij. Een exportdossier met saldibalans, mutaties, correcties en onderbouwingen kan daarvoor werkbaar zijn. Het kantoor kan echter een eigen werkproces hanteren en aanvullende informatie nodig hebben. Laat het kantoor vooraf een voorbeeldexport beoordelen. Zo voorkomt u dat u zelf alles in een pakket invult en vervolgens opnieuw moet aanleveren omdat de accountant de gegevens niet kan volgen. Een pdf alleen is bij inhoudelijke vragen vaak onvoldoende.
Welke dossierstukken heeft hij nodig?
Voor een controleopdracht moet de accountant voldoende geschikte controle-informatie kunnen verkrijgen. Alleen meekijken naar een dashboard lost dat niet op. Omgekeerd is een permanente licentie niet automatisch nodig wanneer relevante informatie op andere wijze beschikbaar is. Art. 2:393 BW regelt de wettelijke accountantscontrole; de concrete toegang wordt in de opdracht en praktische werkafspraken uitgewerkt. Bespreek vroegtijdig mutatiebestanden, bewijsstukken en de mogelijkheid om gegevensselecties te maken. Bij veel transacties kan een leesaccount doelmatiger zijn dan telkens een nieuwe export, maar dat is een praktische afweging binnen het dossier.
Geef toegangsrechten die passen bij de werkzaamheden. Een accountant die uitsluitend beoordeelt of informatie aansluit, hoeft niet zonder afspraak bronboekingen te wijzigen. Maak afzonderlijke gebruikers aan en leg vast wie correctievoorstellen goedkeurt. Deel geen persoonlijke wachtwoorden wanneer het systeem eigen accounts ondersteunt. Controleer of toegang tot één BV onbedoeld toegang tot andere administraties geeft. Bij beëindiging van de opdracht trekt u de toegang in en bewaart u het ontvangen werkresultaat. Vraag daarnaast hoe documenten veilig worden gedeeld en wie verantwoordelijk is voor het eigen archief van de onderneming.
Hoe beperkt u de softwaretoegang?
Neem softwarekosten op in de opdrachtbespreking. Sommige leveranciers rekenen voor een extra gebruiker of exportfunctie; andere kantoren verwerken dossiers uitsluitend in hun eigen omgeving. Dat zijn voorwaarden die u moet verifiëren, geen universele kenmerken van accountantssoftware. Kies een route waarbij de accountant het dossier kan volgen en u zelf de definitieve stukken behoudt. Laat afspraken over toegang, correcties en oplevering schriftelijk bevestigen. Daarmee voorkomt u dubbel werk en onduidelijkheid over de versie die het bestuur uiteindelijk ondertekent. Toegang is een hulpmiddel voor de samenwerking, geen vervanging van een duidelijke taakverdeling.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Is alleen een pdf genoeg voor een controle?
De accountant kan onderliggende administratie en bewijsstukken nodig hebben.
Moet een samenstellend accountant kunnen boeken?
Niet noodzakelijk. Spreek af wie correcties verwerkt en welke rechten daarbij passen.
Kan toegang na afronding worden ingetrokken?
Ja, mits u het dossier en de benodigde archiefgegevens beschikbaar houdt.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
De registratie is tijdelijk gesloten. Zet u op de wachtlijst, dan hoort u het zodra u uw jaarrekening kunt opstellen.
Op de wachtlijst →