Het korte antwoord
Met vaste versienamen, beperkte wijzigingsrechten en een bevroren einddossier. Controleer welke versie is ondertekend, vastgesteld en verzonden.
Grondslag: art. 2:210 en 2:394 BW
Hoe benoemt u elke rapportversie?
Een verkeerde versie ontstaat vaak wanneer meerdere mensen tegelijk correcties doorvoeren. Spreek af wie de laatste cijfers beheert en wanneer een concept wordt bevroren. Geef elk rapport een herkenbare status en datum. De bestandsnaam 'definitief' alleen bewijst niet dat de inhoud ook daadwerkelijk is vastgesteld of gepubliceerd.
Gebruik een overzicht met rechtspersoon, boekjaar, versienummer en reden van wijziging. Noteer bij iedere nieuwe versie welke bronexport is gebruikt. Een aanpassing van een lening kan doorwerken in rente, belasting en toelichting; alleen de gewijzigde pagina opnieuw opslaan is dan onvoldoende. Laat het pakket het volledige rapport opnieuw genereren en vergelijk de belangrijkste totalen. Bewaar oude versies gescheiden van het actuele concept. Zo kan een medewerker niet per ongeluk een vorig rapport versturen omdat het bovenaan de downloadmap staat. Wijs één persoon aan die de status bijhoudt.
Welke versie wordt formeel vastgesteld?
Maak onderscheid tussen technische afronding en formele besluitvorming. Een softwarevinkje 'gereed' is geen bestuursbesluit of aandeelhoudersbesluit. Art. 2:210 BW regelt voor de BV het opmaken, ondertekenen en vaststellen. Art. 2:394 BW regelt de openbaarmaking. Verbind die stappen in uw dossier aan dezelfde inhoudelijke versie. Wordt na ondertekening nog iets wezenlijks gewijzigd, laat dan beoordelen welke nieuwe ondertekening of besluitvorming nodig is. Neem geen handtekeningen over uit een oud document alsof zij op een later gewijzigde inhoud betrekking hebben. Dat maakt achteraf onduidelijk waarmee betrokkenen hebben ingestemd.
Test hoe de software omgaat met een herimport. Worden handmatige toelichtingen overschreven? Veranderen vorigejaarscijfers ongemerkt? Is zichtbaar welke gebruiker een bedrag heeft aangepast? Als het programma geen uitgebreid wijzigingenoverzicht biedt, kunt u een eigen dossierlog bijhouden en exports vergelijken. Dat is vooral nuttig bij samenwerking tussen ondernemer en externe boekhouder. Spreek af dat correcties na het bevriezen eerst worden voorgesteld en pas na goedkeuring worden verwerkt. Een tweede persoon kan de aansluiting controleren tussen de eindbalans, het vastgestelde rapport en de gegevens die voor publicatie worden gebruikt.
Hoe bewaart u de gepubliceerde eindstand?
Archiveer de definitieve jaarrekening samen met de relevante besluiten en het ontvangstbewijs van deponering. Controleer dat het bewijs het juiste KVK-nummer en boekjaar vermeldt. Bewaar bovendien de onderliggende eindstand en correcties, zodat u de gepubliceerde cijfers kunt reproduceren. Heropen het dossier niet stilzwijgend voor een nieuwe analyse; maak daarvoor een afzonderlijke werkversie. Bij een vraag van bank of aandeelhouder kunt u dan duidelijk aangeven welk bestand de officiële jaarrekening is en welk bestand een latere berekening bevat. Goed versiebeheer voorkomt geen inhoudelijke fouten, maar maakt wel zichtbaar wat precies is beoordeeld en aan wie het is verstrekt.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Is een vinkje 'gereed' een vaststellingsbesluit?
Nee. Leg de formele besluitvorming afzonderlijk vast.
Wat als na ondertekening nog cijfers wijzigen?
Beoordeel of opnieuw ondertekenen en vaststellen nodig is voor de gewijzigde versie.
Welke bestanden horen bij het einddossier?
Bewaar de getekende jaarrekening, besluiten, bronstand en het ontvangstbewijs.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
De registratie is tijdelijk gesloten. Zet u op de wachtlijst, dan hoort u het zodra u uw jaarrekening kunt opstellen.
Op de wachtlijst →