Kan ik mijn jaarrekening schriftelijk vaststellen?

Het korte antwoord

Ja. Bij een BV kan dat via besluitvorming buiten vergadering, mits alle vergadergerechtigden instemmen met die route en de stemmen worden vastgelegd.

Grondslag: art. 2:238, 2:210 en 2:394 BW

Wie moet instemmen met besluitvorming buiten vergadering?

Art. 2:238 BW maakt besluitvorming buiten vergadering mogelijk voor aandeelhouders van een BV. Dat betekent dat u niet altijd fysiek bijeen hoeft te komen om een jaarrekening vast te stellen. De procedure kent wel voorwaarden. Een losse mededeling van de grootste aandeelhouder dat de cijfers akkoord zijn, is niet voldoende.

Inventariseer eerst alle vergadergerechtigden. Dat zijn niet noodzakelijk alleen de aandeelhouders met stemrecht; ook andere personen kunnen op grond van hun rechten bij de besluitvorming moeten worden betrokken. Alle vergadergerechtigden moeten instemmen met het nemen van het besluit buiten vergadering. Deze instemming gaat over de werkwijze. Zij is iets anders dan instemmen met de inhoud van de jaarrekening. Het inhoudelijke besluit volgt de toepasselijke stemregels. Houd beide onderdelen dus apart herkenbaar in het dossier. Wanneer iemand niet akkoord gaat met de route, moet u een andere geldige besluitvormingswijze organiseren.

Hoe legt u stemmen schriftelijk vast?

Leg de stemmen schriftelijk vast. Volgens art. 2:238 lid 2 BW kan ook een schriftelijk of elektronisch besluit met vermelding van de stem van iedere aandeelhouder aan dat vereiste voldoen. Elektronisch stemmen en instemmen is mogelijk voor zover de statuten niet anders bepalen. De bestuurders en commissarissen moeten vooraf gelegenheid krijgen om advies uit te brengen. Stuur daarom de juiste jaarrekeningversie en het voorgenomen besluit tijdig toe. Vermeld de naam van de BV, het boekjaar en de datum van besluitvorming, zodat later niet onduidelijk is waarop de instemming betrekking had.

Neem vaststelling en decharge niet ongemerkt samen. Art. 2:210 lid 3 BW bepaalt dat de gewone vaststelling van de jaarrekening op zichzelf geen kwijting aan bestuurders en commissarissen inhoudt. Wilt u daarover besluiten, maak dat dan herkenbaar als afzonderlijk onderwerp en laat bij twijfel de formulering beoordelen. De bijzondere route waarbij alle aandeelhouders tevens bestuurder zijn, staat in art. 2:210 lid 5 BW en heeft eigen voorwaarden en gevolgen. Die route is niet hetzelfde als ieder willekeurig schriftelijk aandeelhoudersbesluit. Kies bewust welke procedure in uw situatie wordt toegepast.

Wat gebeurt er na vaststelling?

Bewaar de instemmingen, uitgebrachte stemmen, adviesgelegenheid en de vastgestelde versie bij elkaar. Laat de datum van vaststelling daarna doorwerken in de planning voor deponering. Art. 2:394 BW verlangt in beginsel openbaarmaking binnen acht dagen na vaststelling. Een digitale ondertekeningstool kan de vastlegging ondersteunen, maar beoordeelt niet vanzelf of iedereen bevoegd was of de statuten zijn gevolgd. Bij verschillende aandeelhouders, certificaten of een conflict is een controle door een notaris of jurist verstandig. Voor een overzichtelijke BV kan schriftelijke besluitvorming efficiënt zijn, zolang u de formele stappen en het bewijs daarvan serieus neemt.

Bronnen

• KVK: uiterste termijn deponeren jaarrekening
• KVK: waaruit bestaat de jaarrekening?

Lees ook