Het korte antwoord
Ja, als de wettelijke termijn voor vaststelling is verstreken. Deponeer dan de opgemaakte jaarrekening met de status dat zij nog niet is vastgesteld.
Grondslag: art. 2:210 en 2:394 lid 2 en 3 BW
Wanneer publiceert u een nog niet-vastgestelde versie?
Een ontbrekend vaststellingsbesluit is geen onbeperkt uitstel voor openbaarmaking. Art. 2:394 lid 2 BW verplicht het bestuur onder de daar genoemde voorwaarden de opgemaakte jaarrekening onverwijld openbaar te maken. Vermeld daarbij dat zij nog niet is vastgesteld. Verwar dit niet met het indienen van een onvolledig rekenblad dat alleen als intern concept bestaat.
De wettelijke toets sluit aan op de termijn voor het opmaken. Is de jaarrekening niet binnen twee maanden na afloop van die termijn rechtsgeldig vastgesteld, dan moet het bestuur handelen. Voor de BV is art. 2:210 BW relevant voor de opmaaktermijn en een mogelijke verlenging wegens bijzondere omstandigheden. Daarnaast geldt de uiterste openbaarmakingstermijn van twaalf maanden na het boekjaar in art. 2:394 lid 3 BW. Bereken beide grenzen vanuit uw eigen situatie. Wacht niet op een aandeelhoudersvergadering die pas na de toepasselijke termijn kan plaatsvinden zonder de openbaarmaking apart te regelen.
Hoe vermeldt u de status bij KVK?
Zorg dat het bestuur de cijfers en toelichting werkelijk heeft opgemaakt. De aanduiding 'niet vastgesteld' beschrijft het ontbreken van aandeelhoudersvaststelling, niet een vrijstelling van inhoudelijke zorgvuldigheid. Controleer balans, resultaat, grondslagen en relevante onzekerheden voor zover die bij uw regime horen. Verzamel de ondertekeningen of vermeld de reden voor een ontbrekende ondertekening volgens art. 2:210 lid 2 BW. Een softwarestatus 'concept' kan een andere betekenis hebben dan de juridische status. Stem dus af welke versie wordt aangeleverd en hoe de status in de publicatie wordt weergegeven.
KVK beschrijft voor indiening via SBR dat bij een niet-vastgestelde jaarrekening geen vaststellingsdatum wordt ingevuld. Verzin geen datum om een invoerscherm te passeren. Controleer welke aanleverroute deze status ondersteunt; ga niet zonder verificatie uit van dezelfde handelingen als bij een vastgestelde publicatie in het zelfdeponeringsportaal. Vraag zo nodig een intermediair of KVK om de geschikte route. Bewaar de ingediende versie en de bevestiging. Noteer in uw eigen dossier waarom nog geen vaststelling heeft plaatsgevonden en wie de vervolgactie bewaakt. Dat maakt de gekozen status later uitlegbaar.
Wat doet u na latere vaststelling?
Zodra de jaarrekening geldig wordt vastgesteld, volgt de publicatie van de vastgestelde versie binnen de toepasselijke termijn. KVK licht toe dat een niet-vastgestelde rapportage kan worden vervangen door een nieuwe niet-vastgestelde of een vastgestelde jaarrekening. Controleer of de inhoud ondertussen is gewijzigd en laat eventuele aanpassingen aansluiten op de besluitvorming. Bewaar beide versies met hun status en datum. Zo kan een financier begrijpen waarom eerder een voorlopig publicatiestuk beschikbaar was. De route zonder vaststelling helpt de openbaarmakingsplicht na te leven, maar neemt de noodzaak om het aandeelhoudersbesluit alsnog zorgvuldig af te ronden niet weg.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Mag u onbeperkt wachten op de aandeelhouders?
Nee. De wet kent ook openbaarmaking van een opgemaakte, nog niet-vastgestelde jaarrekening.
Vult u dan een vaststellingsdatum in?
Bij de SBR-route voor een niet-vastgestelde versie laat u die datum volgens KVK weg.
Moet de vastgestelde versie later nog worden ingediend?
Ja. Publiceer de definitieve versie na geldige vaststelling binnen de toepasselijke termijn.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
De registratie is tijdelijk gesloten. Zet u op de wachtlijst, dan hoort u het zodra u uw jaarrekening kunt opstellen.
Op de wachtlijst →