Het korte antwoord
Niet automatisch. Ziekte van uw boekhouder verandert de termijnen niet vanzelf. Regel vervanging en beoordeel een geldige verlenging.
Grondslag: art. 2:210 en 2:394 BW
Kan ziekte een verlenging van opmaken rechtvaardigen?
Wanneer uw boekhouder ziek wordt, blijft het bestuur van de BV verantwoordelijk voor de jaarrekeningplanning. Neem direct contact op met het kantoor over vervanging en dossieroverdracht. Een praktische vertraging is niet hetzelfde als wettelijk uitstel. Laat daarom eerst vaststellen welke termijn nadert en welke werkzaamheden nog ontbreken.
Voor het opmaken kan de algemene vergadering op grond van bijzondere omstandigheden een verlenging besluiten binnen art. 2:210 BW. Of de concrete uitval zo'n besluit rechtvaardigt, moet op de omstandigheden worden beoordeeld; ziekte geeft geen automatisch recht op de maximale verlenging. Noteer de oorzaak, duur en beschikbare alternatieven. Controleer of al eerder verlenging is verleend. Een ontbrekend besluit achteraf invullen alsof het eerder is genomen, is geen zorgvuldige oplossing. De openbaarmaking blijft bovendien onderworpen aan art. 2:394 BW. Laat het kantoor daarom niet alleen een nieuwe afspraakdatum noemen, maar ook de wettelijke planning toelichten.
Hoe draagt u onafgemaakt jaarwerk over?
Maak de resterende werkzaamheden zichtbaar. Zijn de cijfers al afgesloten en ontbreken alleen rapportage en verzending? Of moeten bankverschillen, voorraad en fiscale posities nog worden onderzocht? Vraag de saldibalans, mutaties, correctiestaat en vorige jaarrekening op, zodat een vervanger niet opnieuw hoeft te beginnen. Verzamel contracten en specificaties zelf waar dat kan. Geef een vervangende adviseur een overzicht van openstaande vragen in plaats van alleen een map met bestanden. Dat versnelt de overdracht zonder te veronderstellen dat iemand een onvolledig dossier onmiddellijk verantwoord kan afronden.
Een ontheffing voor jaarrekeningverplichtingen is een afzonderlijk en uitzonderlijk instrument. RVO beschrijft de mogelijkheden bij gewichtige redenen; dat is geen algemene vervanging voor planning of capaciteit bij een accountantskantoor. Neem dus niet aan dat een ziekmelding zo'n ontheffing oplevert. Als de jaarrekening wel is opgemaakt maar niet tijdig wordt vastgesteld, kan de route voor openbaarmaking zonder vaststelling relevant zijn. Die route lost ontbrekende cijfers echter niet op. Bespreek met een deskundige welke verplichting concreet nog uitvoerbaar is en welke formele stappen in uw situatie nodig zijn.
Wanneer is ontheffing mogelijk?
Plan bij hervatting een controle van de laatste versie. Bij haast kunnen een oude export en nieuwe correcties door elkaar raken. Laat het bestuur de wezenlijke posten doornemen, leg de ondertekening en besluitvorming vast en controleer na indiening het ontvangstbewijs. Evalueer vervolgens hoe het dossier volgend jaar beschikbaar blijft wanneer één persoon uitvalt. Een eigen archief, duidelijke opdrachtomschrijving en contactpersoon voor vervanging zijn daarvoor nuttig. Spreek deze maatregelen met uw adviseur af op een rustig moment. Daarmee verlaagt u de afhankelijkheid van één medewerker, zonder te doen alsof uitbesteden de wettelijke verantwoordelijkheid van het bestuur verplaatst.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Krijgt de BV automatisch uitstel door ziekte?
Nee. Een verlenging van de opmaaktermijn vraagt een geldig besluit en bijzondere omstandigheden.
Mag de deponering dan ook later?
Voor deponering bestaat geen algemene uitstelmogelijkheid vanwege ziekte van de adviseur.
Welke stukken heeft een vervanger nodig?
Geef de laatste bronexport, correcties, openstaande vragen en het boekjaar door.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
De registratie is tijdelijk gesloten. Zet u op de wachtlijst, dan hoort u het zodra u uw jaarrekening kunt opstellen.
Op de wachtlijst →