Gibt es Aufschub, wenn mein Buchhalter krank ist?

Die kurze Antwort

Nicht automatisch. Die Krankheit Ihres Buchhalters ändert die Fristen nicht von selbst. Regeln Sie eine Vertretung und prüfen Sie eine gültige Verlängerung.

Grundlage: Art. 2:210 und 2:394 BW

Kann Krankheit eine Verlängerung der Aufstellungsfrist rechtfertigen?

Wird Ihr Buchhalter krank, bleibt die Geschäftsführung der BV für die Planung des Jahresabschlusses verantwortlich. Nehmen Sie sofort Kontakt mit der Kanzlei wegen Vertretung und Aktenübergabe auf. Eine praktische Verzögerung ist nicht dasselbe wie ein gesetzlicher Aufschub. Lassen Sie daher zuerst feststellen, welche Frist naht und welche Arbeiten noch fehlen.

Für die Aufstellung kann die Gesellschafterversammlung aufgrund besonderer Umstände im Rahmen von Art. 2:210 BW eine Verlängerung beschließen. Ob der konkrete Ausfall einen solchen Beschluss rechtfertigt, ist anhand der Umstände zu beurteilen; Krankheit gibt keinen automatischen Anspruch auf die maximale Verlängerung. Halten Sie Ursache, Dauer und verfügbare Alternativen fest. Prüfen Sie, ob bereits früher eine Verlängerung erteilt wurde. Einen fehlenden Beschluss nachträglich so einzutragen, als wäre er früher gefasst worden, ist keine sorgfältige Lösung. Die Offenlegung unterliegt zudem weiterhin Art. 2:394 BW. Lassen Sie die Kanzlei daher nicht nur einen neuen Termin nennen, sondern auch die gesetzliche Planung erläutern.

Wie übergeben Sie unfertige Jahresarbeiten?

Machen Sie die verbleibenden Arbeiten sichtbar. Sind die Zahlen schon abgeschlossen und fehlen nur Berichterstattung und Versand? Oder müssen Bankdifferenzen, Vorräte und steuerliche Positionen noch untersucht werden? Fordern Sie die Summen- und Saldenliste, Bewegungen, Korrekturübersicht und den Vorjahresabschluss an, damit eine Vertretung nicht von vorn beginnen muss. Sammeln Sie Verträge und Aufstellungen wo möglich selbst. Geben Sie einem vertretenden Berater eine Übersicht der offenen Fragen statt nur eines Ordners mit Dateien. Das beschleunigt die Übergabe, ohne zu unterstellen, dass jemand eine unvollständige Akte sofort verantwortbar abschließen kann.

Eine Befreiung von Pflichten zum Jahresabschluss ist ein gesondertes und außergewöhnliches Instrument. Die RVO beschreibt die Möglichkeiten bei gewichtigen Gründen; das ist kein allgemeiner Ersatz für Planung oder Kapazität bei einer Kanzlei. Gehen Sie also nicht davon aus, dass eine Krankmeldung eine solche Befreiung bringt. Ist der Jahresabschluss aufgestellt, wird aber nicht rechtzeitig festgestellt, kann der Weg der Offenlegung ohne Feststellung relevant sein. Dieser Weg löst fehlende Zahlen jedoch nicht. Besprechen Sie mit einem Fachmann, welche Pflicht konkret noch erfüllbar ist und welche formalen Schritte in Ihrer Situation nötig sind.

Wann ist eine Befreiung möglich?

Planen Sie bei Wiederaufnahme eine Kontrolle der letzten Fassung ein. In der Eile können ein alter Export und neue Korrekturen durcheinandergeraten. Lassen Sie die Geschäftsführung die wesentlichen Posten durchgehen, halten Sie Unterzeichnung und Beschlussfassung fest und prüfen Sie nach der Einreichung die Empfangsbestätigung. Bewerten Sie anschließend, wie die Akte im nächsten Jahr verfügbar bleibt, wenn eine Person ausfällt. Ein eigenes Archiv, eine klare Auftragsbeschreibung und ein Ansprechpartner für die Vertretung sind dafür nützlich. Vereinbaren Sie diese Maßnahmen in einem ruhigen Moment mit Ihrem Berater. So verringern Sie die Abhängigkeit von einem einzelnen Mitarbeiter, ohne so zu tun, als verlagere das Auslagern die gesetzliche Verantwortung der Geschäftsführung.

Quellen

• KVK: Frist für die Hinterlegung des Jahresabschlusses
• RVO (niederländische Unternehmensagentur): Befreiungsmöglichkeiten beim Jahresabschluss

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