Is tekenen bij mijn holding meteen vaststellen?

Het korte antwoord

Vaak wel, als alle aandeelhouders ook bestuurder zijn en aan de wettelijke voorwaarden is voldaan. Controleer overige vergaderrechten en de statuten.

Grondslag: art. 2:210 lid 5, 2:238 en 2:394 BW

Wanneer geldt vaststelling door ondertekening?

Een holding met één DGA kan onder art. 2:210 lid 5 BW vallen. Dan geldt de ondertekening van de jaarrekening onder voorwaarden tevens als vaststelling. Het etiket 'holding' is niet doorslaggevend. U moet kijken naar de juridische aandeelhouder, bestuurders, commissarissen en eventuele andere vergadergerechtigden op het moment van afronding.

Lees eerst de actuele statuten. Zij kunnen vaststelling door ondertekening uitsluiten. Controleer vervolgens het aandeelhoudersregister en de formele bestuursstructuur. Bij certificering via een stichting administratiekantoor is de economische positie van de DGA niet hetzelfde als rechtstreeks aandeelhouderschap. Ook een extra aandeelhouder die geen bestuurder is, kan betekenen dat de bijzondere route niet past. Vertrouw daarom niet uitsluitend op hoe de onderneming in het dagelijks gesprek wordt omschreven. Laat bij twijfel vaststellen wie de aandeelhouders en vergadergerechtigden zijn voordat u aanneemt dat de handtekening automatisch een aandeelhoudersbesluit oplevert.

Welke handtekeningen en instemmingen ontbreken soms?

De wettelijke route vereist ondertekening door alle bestuurders en commissarissen. Andere vergadergerechtigden moeten gelegenheid krijgen kennis te nemen van de opgemaakte jaarrekening en instemmen met deze wijze van vaststelling. Leg de relevante omstandigheden vast in het dossier. Een enige aandeelhouder die ook enig bestuurder is en geen andere betrokken gerechtigden heeft, heeft een eenvoudiger situatie dan een holding met een raad van commissarissen. Gebruik geen standaardverklaring die ten onrechte vermeldt dat er geen andere gerechtigden zijn. De feiten achter die zin bepalen of de gekozen procedure werkelijk kan worden gebruikt.

Bekijk de werkmaatschappij afzonderlijk. Daar kan de holding aandeelhouder zijn en een andere persoon of rechtspersoon bestuurder. Dat dezelfde DGA uiteindelijk alles aanstuurt, maakt de formele samenstelling niet vanzelf gelijk. Een aandeelhoudersbesluit van de holding over haar dochter is bovendien een ander document dan de vaststelling van de eigen holdingjaarrekening. Zet daarom per BV in een schema wie opmaakt, wie tekent en wie vaststelt. Koppel de stukken aan het juiste KVK-nummer. Daarmee voorkomt u dat een handtekening voor de ene vennootschap als bewijs voor de andere wordt gebruikt.

Hoe beoordeelt u de werkmaatschappij apart?

Houd rekening met de gevolgen van deze wijze van vaststelling. Art. 2:210 lid 5 BW wijkt voor kwijting af van de gewone vaststellingsregel; dat is geen onbeperkte vrijwaring tegen iedere aansprakelijkheid. De vaststellingsdatum start daarnaast de deponeringstermijn van art. 2:394 BW. Als u vroeg tekent, kan dus ook vroeg openbaarmaking nodig zijn. Bewaar de ondertekende versie en noteer direct de verzendactie. Wordt de bijzondere route uitgesloten of niet aan de voorwaarden voldaan, organiseer dan een regulier besluit, eventueel buiten vergadering volgens art. 2:238 BW. Een ontbrekende vergadering betekent niet dat besluitvorming overbodig is.

Bronnen

• KVK: uiterste termijn deponeren jaarrekening

Lees ook