Stappenplan jaarrekening voor de penningmeester van een vereniging
Een penningmeester sluit de administratie af, stelt de balans en de staat van baten en lasten op en legt ze binnen zes maanden na het boekjaar aan de ledenvergadering voor (art. 2:48 BW); voor 2025 is dat 30 juni 2026. De administratie blijft zeven jaar bewaard (art. 2:10 lid 3 BW).
Het korte antwoord
Een penningmeester sluit de administratie af, stelt de balans en de staat van baten en lasten op en legt ze binnen zes maanden na het boekjaar aan de ledenvergadering voor (art. 2:48 BW); voor 2025 is dat 30 juni 2026. De administratie blijft zeven jaar bewaard (art. 2:10 lid 3 BW).
Bijgewerkt op 27 oktober 2026
De tien stappen
- Sluit de boeken af. Alle bank- en kasmutaties van het boekjaar zijn verwerkt; het banksaldo klopt met het afschrift van de laatste dag.
- Stem de contributie af. Wie heeft betaald, wie staat open, wie heeft al voor het volgende seizoen betaald? Zie het rekenvoorbeeld hieronder.
- Boek wat bij het jaar hoort, niet bij de betaaldatum. Nog te ontvangen bedragen en nog te betalen rekeningen horen in het boekjaar waarop ze betrekking hebben; vooruitbetaalde kosten niet.
- Waardeer de bezittingen. Inventaris tegen aanschafprijs min afschrijving, voorraad kantine tegen inkoopprijs.
- Leg reserves en fondsen vast. Wat is vrij besteedbaar, wat is voor een doel gereserveerd, en op welk besluit rust dat?
- Stel de balans en de staat van baten en lasten op en zet het vorige jaar en de begroting ernaast. Zie het voorbeeld.
- Schrijf een korte toelichting: grondslagen, bijzondere baten en lasten, bestemming van het saldo.
- Laat het bestuur ondertekenen. Alle bestuurders tekenen; ontbreekt een handtekening, dan staat de reden erbij (art. 2:48 lid 1 BW).
- Geef de kascommissie inzage. Ze mag alle inlichtingen vragen en de kas zien; zie wat doet de kascommissie.
- Leg alles voor aan de ledenvergadering en bewaar de goedgekeurde stukken met de boeken en bescheiden zeven jaar (art. 2:10 lid 3 BW).
De tijdlijn voor boekjaar 2025
| Moment | Datum | Grondslag |
|---|---|---|
| Einde boekjaar | 31 december 2025 | Boekjaar is het kalenderjaar tenzij de statuten anders zeggen (art. 2:10a BW) |
| Stukken opmaken en aan ledenvergadering voorleggen | uiterlijk 30 juni 2026 | art. 2:48 lid 1 BW; de vergadering kan de termijn verlengen |
| Idem bij vereniging onder Titel 9 | uiterlijk 30 juni 2026, verlengbaar met ten hoogste vier maanden tot 31 oktober 2026; vaststelling een maand later | art. 2:49 lid 1 en 3 BW |
| Bewaartermijn administratie en jaarstukken | zeven jaar | art. 2:10 lid 3 BW |
Deponeren bij de KVK speelt alleen bij een onderneming boven € 7,5 miljoen netto-omzet. De meeste verenigingen hebben deze stap niet.
Rekenvoorbeeld: contributie die niet gelijk loopt met de bank
Tennisvereniging De Vlakte (fictief) heeft 120 leden met een tarief van € 150 per jaar, dus € 18.000 aan contributie voor 2025. Op de bankrekening staat in 2025 € 17.700 aan contributieontvangsten. Waarom is dat niet € 18.000?
| Stap | Bedrag |
|---|---|
| Ontvangen op de bank in 2025 | € 17.700 |
| Af: vooruit ontvangen voor 2026 (14 leden × € 75 halfjaarbetaling) | − € 1.050 |
| Bij: 9 leden die hun contributie over 2025 nog niet hebben betaald (9 × € 150) | + € 1.350 |
| Baten uit contributie over 2025 | € 18.000 |
Op de balans komt een vordering van € 1.350 (de negen leden) en een schuld van € 1.050 (vooruit ontvangen). Zo voorkomt de penningmeester dat het jaar er rijker of armer uitziet dan het is.
Waar penningmeesters vaak vastlopen
- Alleen de bankrekening verantwoorden en de kas of een tweede rekening vergeten.
- Een ledenvergadering houden zonder dat de commissie de stukken heeft kunnen zien.
- Het saldo van het jaar nergens aan toewijzen, waardoor de reserves op de balans niet aansluiten op vorig jaar.
- Bonnen en afschriften niet bewaren; de wet vraagt zeven jaar.
- Denken dat de statuten niets zeggen over de termijn of de goedkeuring. Lees ze eerst.
Zo werkt het bij Jaarrekening.io
Jaarrekening.io is gebouwd voor rechtspersonen onder Titel 9. Een vereniging onder de grens van artikel 2:360 lid 3 BW heeft in de app geen jaarrekeningroute; de boekhouding met btw-aangifte is er wel. De uitleg hierboven geldt los van de software.
Bronnen
- Art. 2:10 BW: administratie en bewaartermijn, tekst geldend vanaf 1 juli 2026 (wetten.overheid.nl)
- Art. 2:48 BW: jaarstukken en kascommissie, tekst geldend vanaf 1 juli 2026 (wetten.overheid.nl)
- Art. 2:49 BW: vereniging onder Titel 9, tekst geldend vanaf 1 juli 2026 (wetten.overheid.nl)
- KVK: Ben ik verplicht mijn jaarrekening te deponeren?
Veelgestelde vragen
Wanneer moet de penningmeester de jaarrekening klaar hebben?
Het bestuur legt de balans en staat van baten en lasten uiterlijk zes maanden na het boekjaar aan de ledenvergadering voor (art. 2:48 lid 1 BW). Bij een kalenderjaar is dat 30 juni, tenzij de vergadering de termijn verlengt.
Hoe lang moet een vereniging haar administratie bewaren?
Zeven jaar (art. 2:10 lid 3 BW). Dat geldt voor de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers; de gegevens mogen op een andere drager worden bewaard als ze volledig leesbaar blijven.
Moet een penningmeester de jaarrekening ondertekenen?
Alle bestuurders ondertekenen de stukken; ontbreekt een handtekening, dan wordt de reden vermeld (art. 2:48 lid 1 BW). Eén ondertekenaar voor het hele bestuur kent de wet niet.
Wat is een nog te ontvangen bedrag bij een vereniging?
Een bate die bij het boekjaar hoort, maar nog niet is betaald, bijvoorbeeld contributie van leden die laat zijn. Ze staat als vordering op de balans en als bate in de staat van baten en lasten.
Moet de jaarrekening van een kleine vereniging bij de KVK?
Nee, tenzij de vereniging een ingeschreven onderneming heeft met in twee opeenvolgende boekjaren een netto-omzet van ten minste € 7,5 miljoen (art. 2:360 lid 3 BW).
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
Uw eerste jaarrekening is gratis, voor elke grootteklasse. Maak een account aan en stel haar op volgens Titel 9 BW2, van saldibalans tot publicatiestukken.
Gratis starten