Hinterlegung
Hinterlegung (deponeren) ist die Offenlegung der vorgeschriebenen Jahresabschlussunterlagen bei der KVK (niederländische Handelskammer). Frist und Umfang hängen vom Unternehmen und der Größenklasse ab.
Was bedeutet Hinterlegung?
Hinterlegung (deponeren) ist die Offenlegung der vorgeschriebenen Jahresabschlussunterlagen bei der KVK (niederländische Handelskammer). Frist und Umfang hängen vom Unternehmen und der Größenklasse ab.
Hinterlegung ist die Offenlegung der vorgeschriebenen Unterlagen beim Handelsregister. Frist und Unterlagen ergeben sich aus Buch 2 BW; nach der Feststellung gilt grundsätzlich eine kurze Einreichungsfrist, und nach dem Ende des Geschäftsjahres gibt es eine äußerste Grenze.
Wie funktioniert es?
Die Hinterlegung ist die Handlung, mit der der Jahresabschluss öffentlich wird: Einreichung beim Handelsregister der KVK, auf Niederländisch oder anderenfalls auf Französisch, Deutsch oder Englisch, mit dem Tag der Feststellung (Art. 2:394 Abs. 1 BW). Kleinst-, kleine und mittelgroße Unternehmen reichen digital in XBRL ein, über das Portal Zelf Deponeren der KVK oder über Software, die per SBR einreicht. Für große Unternehmen ist die elektronische Hinterlegung ab dem Geschäftsjahr 2025 Pflicht.
Die Frist beträgt acht Tage nach der Feststellung. Ist der Jahresabschluss zwei Monate nach Ablauf der Aufstellungsfrist noch nicht festgestellt, hinterlegt die Geschäftsführung die aufgestellte Fassung mit dem Vermerk, dass sie noch nicht festgestellt ist (Abs. 2). Der späteste Termin ist zwölf Monate nach Ablauf des Geschäftsjahres (Abs. 3). Nach der Verarbeitung ist das Dokument sofort im Handelsregister abrufbar.
Beispiel
Eine kleine BV mit Geschäftsjahr 2025. Die Geschäftsführung stellt den Jahresabschluss am 20. April 2026 auf, und die Gesellschafterversammlung stellt ihn am 15. Mai fest: Hinterlegung spätestens bis 23. Mai 2026. Sie reicht die Bilanz mit Anhang ein, nicht die Gewinn- und Verlustrechnung. Angenommen, die Versammlung tritt nicht zusammen. Die Aufstellungsfrist von fünf Monaten endet am 31. Mai, und zwei Monate später ist der 31. Juli: Dann hinterlegt die Geschäftsführung unverzüglich den nicht festgestellten Jahresabschluss. Verlängert die Versammlung die Aufstellungsfrist um fünf Monate, verschiebt sich das auf den 31. Dezember 2026, den spätesten Termin.
Im Jahresabschluss
Prozess außerhalb des Jahresabschlusses; Umfang der Offenlegungsunterlagen je nach Größenklasse unterschiedlich.
Unterschied zum Feststellen
Das Feststellen ist ein Beschluss der Gesellschafterversammlung: Sie macht den Jahresabschluss endgültig. Die Hinterlegung ist die Handlung danach, durch oder im Namen der Geschäftsführung. Die acht Tage beginnen am Tag der Feststellung. Sind alle Gesellschafter einer BV auch Geschäftsführer, gilt die Unterzeichnung durch alle Geschäftsführer als Feststellung, es sei denn, die Satzung schließt das aus (Art. 2:210 Abs. 5 BW).
Häufige Fehler
- Aufstellen mit Feststellen verwechseln
- Nur den vollständigen internen Jahresabschluss hochladen
Worauf sollten Sie achten?
- Bestimmen Sie vor dem Versand die Größenklasse und reichen Sie nur die dazugehörigen Unterlagen ein; siehe Offenlegungsunterlagen aufstellen.
- Bewahren Sie die Bestätigung der KVK auf und prüfen Sie im Handelsregister, ob die richtige Fassung sichtbar ist. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Hinterlegung beschreibt den Weg.
- Kleinstunternehmen hinterlegen eine verkürzte Bilanz, kleine eine Bilanz mit Anhang. Mittelgroße und große reichen auch die Gewinn- und Verlustrechnung, den Lagebericht und den Accountant-Vermerk ein.
Gesetzliche Grundlage und Quelle
Art. 2:394 BW
Häufige Fragen
Können Sie für die Hinterlegung einen Aufschub bekommen?
Nein. Die Gesellschafterversammlung kann die Frist für das Aufstellen um höchstens fünf Monate verlängern, aber der späteste Termin von zwölf Monaten nach dem Geschäftsjahr steht fest. Die KVK gewährt keinen Aufschub.
Was tun Sie, wenn der hinterlegte Jahresabschluss erheblich mangelhaft ist?
Dann benachrichtigt die Geschäftsführung die Gesellschafter oder Mitglieder und hinterlegt dazu eine Mitteilung beim Handelsregister, mit einem Accountant-Vermerk, wenn der Jahresabschluss geprüft war (Art. 2:362 Abs. 6 BW).
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