Terme

Dépôt

Le dépôt (deponeren) consiste à rendre publics auprès de la KVK (Chambre de commerce néerlandaise) les documents des comptes annuels prescrits. Le délai et l'étendue dépendent de la personne morale et de la catégorie de taille.

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Que signifie dépôt ?

Le dépôt consiste à rendre publics les documents prescrits auprès du registre du commerce. Le délai et les documents découlent du livre 2 du BW ; après l'approbation, un court délai de dépôt s'applique en principe, et il existe une limite ultime après la fin de l'exercice.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Le dépôt est l'acte qui rend les comptes annuels publics : remise au registre du commerce de la KVK, en néerlandais ou à défaut en français, allemand ou anglais, avec la date d'approbation (art. 2:394, al. 1 BW). Les micro, petites et moyennes entités remettent en numérique en XBRL, via le portail Zelf Deponeren de la KVK ou via un logiciel qui transmet par SBR. Pour les grandes personnes morales, le dépôt électronique est obligatoire à partir de l'exercice 2025.

Le délai est de huit jours après l'approbation. Si les comptes annuels ne sont pas approuvés deux mois après la fin du délai d'établissement, la direction dépose la version établie, en mentionnant qu'elle n'est pas encore approuvée (al. 2). La date limite est douze mois après la fin de l'exercice (al. 3). Une fois traité, le document peut être consulté immédiatement au registre du commerce.

Exemple

Une petite BV avec l'exercice 2025. La direction établit les comptes annuels le 20 avril 2026 et l'assemblée générale les approuve le 15 mai : dépôt au plus tard le 23 mai 2026. Elle remet le bilan avec annexe, pas le compte de résultat. Supposons que l'assemblée ne se réunisse pas. Le délai d'établissement de cinq mois se termine le 31 mai et deux mois plus tard, c'est le 31 juillet : la direction dépose alors sans délai les comptes annuels non approuvés. Si l'assemblée prolonge le délai d'établissement de cinq mois, cela passe au 31 décembre 2026, la date limite.

Dans les comptes annuels

Processus extérieur aux comptes annuels ; l'étendue des documents de publication diffère selon la catégorie de taille.

Différence avec l'approbation

L'approbation est une décision de l'assemblée générale : elle rend les comptes annuels définitifs. Le dépôt est l'acte qui suit, par la direction ou en son nom. Les huit jours courent à partir du jour de l'approbation. Si tous les actionnaires d'une BV sont aussi dirigeants, la signature par tous les dirigeants vaut approbation, sauf si les statuts l'excluent (art. 2:210, al. 5 BW).

Erreurs fréquentes

Confondre établissement et approbation
Ne téléverser que les comptes annuels internes complets

Points d'attention

Déterminez la catégorie de taille avant l'envoi et ne remettez que les documents qui y correspondent ; voir Établir les documents de publication.
Conservez la confirmation de la KVK et vérifiez au registre du commerce que la bonne version est visible. Les étapes du dépôt décrivent la marche à suivre.
Les micro déposent un bilan abrégé, les petites un bilan avec annexe. Les moyennes et grandes remettent aussi le compte de résultat, le rapport de gestion et le rapport d'expert-comptable.

Base légale et source

art. 2:394 BW

Questions fréquentes

Pouvez-vous obtenir un délai pour le dépôt ?

Non. L'assemblée générale peut prolonger le délai d'établissement de cinq mois au plus, mais la date limite de douze mois après l'exercice est fixe. La KVK n'accorde aucun délai.

Que faire si les comptes annuels déposés sont gravement déficients ?

La direction en informe alors les actionnaires ou membres et dépose une communication à ce sujet au registre du commerce, avec un rapport d'expert-comptable si les comptes annuels avaient été audités (art. 2:362, al. 6 BW).

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