Darf ich den Jahresabschluss digital unterzeichnen?

Die kurze Antwort

Ja, mit einer geeigneten elektronischen Signatur. Sorgen Sie für nachweisbare Identität, die richtige Dokumentfassung und verlässliche Nachweise.

Grundlage: Art. 2:210 und 3:15a BW; Art. 25 eIDAS-Verordnung

Welche elektronische Signatur ist verlässlich?

Digitales Unterzeichnen ist möglich, aber nicht jedes eingefügte Bild bietet dieselbe Beweiskraft. Die Methode muss zu Zweck und Umständen passen. Art. 2:210 BW bestimmt, wer den Jahresabschluss der BV unterzeichnet. Die Regeln über elektronische Signaturen bestimmen zusätzlich, wann eine digitale Methode die Rechtsfolgen einer handschriftlichen Unterschrift haben kann.

Die Rijksoverheid (niederländische Regierung) unterscheidet einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen. Der Scan einer Unterschrift ist leicht zu kopieren. Eine fortgeschrittene Methode verbindet Daten stärker mit Person und Dokument. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nach Art. 25 der eIDAS-Verordnung einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Für andere elektronische Methoden ist unter anderem Art. 3:15a BW für die Beurteilung der Verlässlichkeit relevant. Wählen Sie daher nicht nur nach Bedienkomfort. Fragen Sie, welche Identifizierung, Dokumentensicherung und Nachweisdaten der gewählte Dienst tatsächlich liefert und aufbewahrt.

Wer unterzeichnet die endgültige Fassung?

Lassen Sie jeden befugten Geschäftsführer und Aufsichtsrat die richtige Endfassung unterzeichnen. Verwenden Sie kein gemeinsames Konto, mit dem ein Mitarbeiter ohne passende Befugnis im Namen aller auf einen Knopf drückt. Prüfen Sie Namen, Rollen und das Datum der Unterzeichnung. Laden Sie nach Abschluss das unterzeichnete Dokument und die verfügbaren Nachweisdaten herunter. Testen Sie, ob die Signaturen noch prüfbar sind, wenn die Datei außerhalb des Portals geöffnet wird. Ein Ausdruck kann den sichtbaren Namen zeigen, enthält aber nicht notwendigerweise den digitalen Nachweis. Bewahren Sie daher die ursprüngliche elektronische Datei mit den Informationen auf, mit denen sich die Unterzeichnung verifizieren lässt.

Ändern Sie das Dokument nach der Unterzeichnung nicht stillschweigend. Eine inhaltliche Anpassung kann die Verbindung zwischen Signatur und Dokument aufheben oder eine neue Unterzeichnung nötig machen. Halten Sie die zuletzt genehmigte Fassung getrennt von Arbeitsdateien. Achten Sie bei einer BV, deren Gesellschafter alle auch Geschäftsführer sind, auf Art. 2:210 Abs. 5 BW: Unter Bedingungen kann die Unterzeichnung zugleich Feststellung bedeuten. Die digitale Technik ändert diese rechtliche Bedeutung nicht. Prüfen Sie daher vor Beginn der Unterzeichnungsrunde, ob Satzung, übrige Versammlungsrechte und der gewählte Beschlussweg damit übereinstimmen.

Wie bewahren Sie den Nachweis der Unterzeichnung auf?

Stimmen Sie die interne Unterzeichnung getrennt von der technischen Einreichung bei der KVK ab. Ein unterzeichnetes PDF ist nicht automatisch das verlangte Offenlegungsformat für Ihre Situation. Die Offenlegung kann über strukturierte Daten laufen, während der unterzeichnete Gesamtbericht in Ihrer eigenen Akte bleibt. Holen Sie bei Unsicherheit über das Beweisniveau Rat bei einem Juristen oder Notar ein, besonders wenn die Parteien uneins sind oder eine große Transaktion ansteht. Eine sorgfältig gewählte digitale Methode kann die Zusammenarbeit vereinfachen. Sie nimmt der Geschäftsführung die Prüfung von Befugnis, Inhalt, richtiger Fassung und rechtzeitiger Offenlegung jedoch nicht ab.

Quellen

• Rijksoverheid (niederländische Regierung): elektronische Signatur
• KVK: woraus besteht der Jahresabschluss?

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