Muss ich der KVK das Protokoll mitschicken?

Die kurze Antwort

Nein. Bei einer gewöhnlichen Hinterlegung des Jahresabschlusses senden Sie das vollständige Protokoll nicht standardmäßig mit. Bewahren Sie den Feststellungsbeschluss in Ihrer eigenen Akte auf.

Rechtsgrundlage: Art. 2:210, 2:394, 2:395a und 2:396 BW

Was gehört zu den Offenlegungsunterlagen?

Protokoll und Offenlegungsunterlagen haben unterschiedliche Funktionen. Das Protokoll hält fest, welche Beschlüsse intern gefasst wurden. Die Offenlegung macht die gesetzlich vorgeschriebenen Finanzinformationen öffentlich. Bei einer gewöhnlichen BV-Hinterlegung müssen Sie daher nicht das gesamte Versammlungsprotokoll als Anlage veröffentlichen. Das richtige Datum und der Status der Feststellung sind jedoch wichtig.

Art. 2:394 Abs. 1 BW verlangt die Angabe des Feststellungsdatums. Dieses Datum muss zur tatsächlichen Beschlussfassung passen. Bewahren Sie daher das Protokoll oder den schriftlichen Gesellschafterbeschluss zusammen mit der festgestellten Fassung des Jahresabschlusses auf. Nennen Sie in diesem Beschluss das Unternehmen und das Geschäftsjahr. Ein Dateidatum auf einer PDF-Datei ist kein Beweis dafür, dass die Gesellschafter damals festgestellt haben. Wenn die Unterzeichnung nach Art. 2:210 Abs. 5 BW zugleich die Feststellung bewirkt, halten Sie die maßgeblichen Voraussetzungen und Unterschriften fest. Verwenden Sie kein beliebiges Versammlungsdatum, nur weil die Hinterlegungsmaske ein Datum verlangt.

Welche Beschlüsse bleiben in der internen Akte?

Ein vollständiges Versammlungsprotokoll kann Themen enthalten, die nicht in die gewöhnliche Offenlegung des Jahresabschlusses gehören, etwa Personalangelegenheiten oder Verhandlungen mit einem Käufer. Prüfen Sie daher, welche Unterlagen Ihre gewählte Route tatsächlich anfordert. Für Kleinst- und kleine juristische Personen bestehen gesetzliche Offenlegungserleichterungen in Art. 2:395a und 2:396 BW. Die interne Buchführung kann erheblich umfangreicher sein als die öffentlich zu machenden Unterlagen. Das rechtfertigt nicht, notwendige finanzielle Erläuterungen wegzulassen, wohl aber, interne Beschlussdokumente und Offenlegung nicht unbedacht zu vermischen. Lassen Sie das Berichtspaket beide Ausgabezwecke unterscheiden.

Es gibt Situationen, in denen Erklärungen oder andere Dokumente gesondert beim Handelsregister hinterlegt werden müssen. Denken Sie an bestimmte Konzernbefreiungen. Das sind eigene Verfahren und kein Grund, bei jedem gewöhnlichen Jahresabschluss alle Protokolle hochzuladen. Prüfen Sie die anwendbare Regelung, wenn ein Berater eine Zustimmungserklärung verlangt; diese Erklärung kann einen anderen Zweck haben als die Feststellung Ihres eigenen Jahresabschlusses. Fragen Sie stets, welches Dokument verlangt wird, für welche juristische Person und für welches Geschäftsjahr. So vermeiden Sie, dass ein allgemeiner Gesellschafterbeschluss zu Unrecht als Ersatz für eine bestimmte gesetzliche Erklärung verwendet wird.

Wie prüfen Sie das Feststellungsdatum?

Schließen Sie die Akte mit einem Abgleich zwischen Beschluss und Offenlegung ab. Stimmen Geschäftsjahr, Name, Status und Feststellungsdatum überein? Ist die versandte Finanzinformation von der richtigen Fassung abgeleitet? Bewahren Sie danach die Eingangsbestätigung beim Protokoll und beim unterzeichneten Bericht auf. Geben Sie einem Accountant oder Kreditgeber auf Wunsch über einen geeigneten Weg Zugang zum maßgeblichen Beschluss, ohne automatisch alle internen Besprechungen mitzusenden. Wird die Wirksamkeit der Feststellung bestritten, kann das Protokoll ein wichtiges Beweismittel sein. Gerade deshalb ist eine sorgfältige interne Aufbewahrung nötig, auch wenn es kein Standardbestandteil der öffentlichen Hinterlegung des Jahresabschlusses ist.

Quellen

• KVK: Woraus besteht der Jahresabschluss?
• KVK: Jahresabschlüsse hinterlegen

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