Puis-je signer les comptes annuels numériquement ?
Oui, avec une signature électronique appropriée. Veillez à une identité démontrable, à la bonne version du document et à des preuves fiables.
La réponse courte
Oui, avec une signature électronique appropriée. Veillez à une identité démontrable, à la bonne version du document et à des preuves fiables.
Base légale: art. 2:210 et 3:15a BW ; art. 25 du règlement eIDAS
Quelle signature électronique est fiable ?
Signer numériquement est possible, mais toute image collée n'offre pas la même force probante. La méthode doit être adaptée à l'objectif et aux circonstances. L'art. 2:210 BW détermine qui signe les comptes annuels de la BV. Les règles sur les signatures électroniques déterminent en outre quand une méthode numérique peut avoir les effets juridiques d'une signature manuscrite.
La Rijksoverheid (gouvernement néerlandais) distingue les signatures électroniques simples, avancées et qualifiées. Le scan d'une signature est facile à copier. Une méthode avancée relie plus fortement les données à la personne et au document. Une signature électronique qualifiée est assimilée à une signature manuscrite selon l'art. 25 du règlement eIDAS. Pour d'autres méthodes électroniques, l'art. 3:15a BW est notamment pertinent pour apprécier la fiabilité. Ne choisissez donc pas seulement selon la facilité d'usage. Demandez quelle identification, quelle protection du document et quelles données de preuve le service choisi fournit et conserve réellement.
Qui signe la version définitive ?
Faites signer à chaque dirigeant et commissaire habilité la bonne version définitive. N'utilisez pas de compte partagé avec lequel un collaborateur appuie sur un bouton au nom de tous sans pouvoir approprié. Vérifiez les noms, les rôles et la date de signature. Une fois terminé, téléchargez le document signé et les données de preuve disponibles. Testez si les signatures sont encore vérifiables lorsque le fichier est ouvert en dehors du portail. Une impression peut montrer le nom visible, mais ne contient pas nécessairement la preuve numérique. Conservez donc le fichier électronique d'origine avec les informations permettant de vérifier la signature.
Ne modifiez pas le document en silence après sa signature. Une modification de fond peut rompre le lien entre signature et document ou rendre une nouvelle signature nécessaire. Gardez la dernière version approuvée séparée des fichiers de travail. Pour une BV dont tous les actionnaires sont aussi dirigeants, attention à l'art. 2:210, al. 5 BW : sous conditions, la signature peut valoir en même temps approbation. La technique numérique ne change pas cette signification juridique. Vérifiez donc avant de lancer le tour de signatures que les statuts, les autres droits d'assemblée et la voie de décision choisie y sont conformes.
Comment conserver la preuve de la signature ?
Coordonnez la signature interne séparément du dépôt technique à la KVK. Un pdf signé n'est pas automatiquement le format de publication requis pour votre situation. La publication peut passer par des données structurées tandis que le rapport complet signé reste dans votre propre dossier. En cas d'incertitude sur le niveau de preuve, demandez conseil à un juriste ou à un notaire, surtout si les parties sont en désaccord ou si une transaction importante est en jeu. Une méthode numérique choisie avec soin peut simplifier la collaboration. Elle ne dispense toutefois pas la direction de vérifier les pouvoirs, le contenu, la bonne version et la publication dans les délais.
Sources
Questions fréquentes
Une image collée équivaut-elle à une signature qualifiée ?
Non. L'identité et l'intégrité du document y sont moins bien démontrables.
Le document peut-il changer après la signature ?
Une modification de fond appelle une appréciation et éventuellement une nouvelle signature.
Un pdf signé se dépose-t-il lui-même à la KVK ?
Non. Le dépôt passe par une voie de transmission distincte.
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