Wie korrigiere ich Privatausgaben im BV-Jahresabschluss?

Die kurze Antwort

Mit einer Korrektur, die zur tatsächlichen Natur der Zahlung passt. Eine Privatausgabe ist nicht automatisch ein Betriebsaufwand oder eine Dividende.

Rechtsgrundlage: Art. 2:216 und 2:362 BW

Wie erkennen Sie private Zahlungen?

Eine Zahlung mit der Bankkarte der BV ist dadurch nicht betrieblich. Sehen Sie, wofür der Betrag ausgegeben wurde und wer wirtschaftlich davon profitiert. Bei Privatzahlungen für den Gesellschafter-Geschäftsführer (DGA) kann ein Rückzahlungsanspruch entstehen, aber auch Fragen zu Gehalt oder Ausschüttung spielen eine Rolle. Wählen Sie die Verbuchung nach Tatsachen und Vereinbarungen, nicht nach dem gewünschten Gewinn.

Erstellen Sie eine Liste der zweifelhaften Zahlungen mit Datum, Betrag, Lieferant und Beleg. Bitten Sie den DGA, den betrieblichen Grund oder den privaten Zweck zu erläutern. Teilen Sie gemischte Ausgaben, wo nötig. Eine Geschäftsreise mit privater Verlängerung verlangt zum Beispiel eine andere Beurteilung als ein rein persönlicher Kauf. Beziehen Sie frühere Jahre ein, wenn ein wiederkehrendes Muster sichtbar wird. Buchen Sie nicht automatisch eine ganze Kategorie auf das Verrechnungskonto, ohne zu verstehen, was geschehen ist. Manche Beträge können durchaus Betriebskosten sein, während für andere Beträge steuerliche Korrekturen oder formale Beschlüsse nötig sind.

Wann buchen Sie eine Forderung gegen den DGA?

Hat die BV einen privaten Betrag lediglich vorgestreckt und ist die Rückzahlung realistisch, kann die Verbuchung als Forderung gegen den DGA angemessen sein. Prüfen Sie Vereinbarungen, Zinsen und Rückzahlungsfähigkeit. Die niederländische Steuerverwaltung (Belastingdienst) betont, dass ein Darlehen von der eigenen BV marktübliche Bedingungen erfordert. Ein über lange Zeit anwachsendes Verrechnungskonto ist nicht von selbst eine Reihe kleiner Vorschüsse. Liegt tatsächlich eine Vergütung oder Ausschüttung vor, lassen Sie die steuerlichen und rechtlichen Folgen beurteilen. Art. 2:216 BW ist für Ausschüttungen relevant. Eine Buchung mit der Bezeichnung „Dividende“ schafft für sich genommen weder einen gültigen Ausschüttungsbeschluss noch eine Genehmigung der Geschäftsführung.

Prüfen Sie auch die Umsatzsteuer. Eine Privatausgabe kann Folgen für den Vorsteuerabzug haben oder eine Berichtigung erfordern. Die Regeln unterscheiden sich je nach Art der Ausgabe und Verwendung. Eine Korrekturbuchung in der Gewinn- und Verlustrechnung berichtigt nicht automatisch eine zuvor eingereichte USt.- oder Lohnsteuer-Anmeldung. Besprechen Sie, welche Erklärungen angepasst werden müssen und welche Belege dafür nötig sind. Art. 2:362 BW verlangt, dass der Jahresabschluss das richtige Bild vermittelt. Lassen Sie daher alle zusammenhängenden Posten mitlaufen: Aufwand, Forderung oder Verbindlichkeit, Steuerpositionen und das endgültige Ergebnis. Nur ein einzelnes Sachkonto zu ändern, kann unzureichend sein.

Welche Umsatzsteuer-Korrekturen sind nötig?

Verarbeiten Sie die gewählten Korrekturen mit einer klaren Erläuterung und lassen Sie den DGA den verbleibenden Stand des Verrechnungskontos bestätigen. Bewahren Sie die Begründung auf, damit der Buchhalter im nächsten Jahr nicht erneut fragen muss, warum eine Privatzahlung als Forderung verbucht wurde. Treffen Sie anschließend praktische Vereinbarungen zu Zahlungskarten, Auslagenerstattungen und Belegen. Eine getrennte Privatzahlung erspart viel Korrekturarbeit. Bei einem bereits festgestellten oder offengelegten Jahresabschluss muss zusätzlich beurteilt werden, ob und wie die früheren Unterlagen berichtigt werden müssen. Der richtige Weg hängt von Schwere und Folgen des Fehlers ab; eine stille Anpassung im neuen Geschäftsjahr genügt nicht immer.

Quellen

• Belastingdienst: Geld von Ihrer BV leihen
• Belastingdienst: welche Umsatzsteuer ist abzugsfähig?

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