Het korte antwoord
Een e-factuur is een factuur in een gestructureerd formaat dat software zonder overtypen kan verwerken; een pdf in de bijlage van een e-mail is dat niet. In Jaarrekening.io maakt u van elke verkoopfactuur een UBL 2.1-bestand volgens Peppol BIS Billing 3.0 met de Nederlandse NLCIUS-kenmerken. Ontvangen UBL-inkoopfacturen leest u in als voorstel voor een inkoopboeking.
Wanneer is een e-factuur verplicht?
Levert u aan de Rijksoverheid, dan is e-factureren nu al de norm: volgens de KvK accepteert de Rijksoverheid alleen nog e-facturen (KvK, e-facturatie). Tussen bedrijven onderling is een e-factuur in Nederland nog niet verplicht.
Dat verandert. Voor grensoverschrijdende leveringen tussen ondernemers in de EU wordt e-factureren verplicht vanaf 1 juli 2030. Het kabinet wil dat binnenlandse facturen tussen bedrijven vanaf dezelfde datum ook elektronisch gaan, en vanaf 1 juli 2031 een digitale rapportage aan de Belastingdienst. Voor de binnenlandse plicht gaat het nog om een wetsvoorstel; de KvK noemt de data onder dat voorbehoud.
Een UBL-bestand dat aan de Europese norm EN 16931 voldoet, is de basis voor al deze routes. Over welk netwerk de binnenlandse e-factuur straks moet lopen, heeft het kabinet volgens de KvK nog niet besloten; Peppol is het internationale netwerk dat daarvoor nu het meest wordt genoemd.
Wat de module doet
UBL-export van verkoopfacturen
Per factuur een UBL 2.1-bestand met de CustomizationID van NLCIUS en het Peppol-profiel voor facturen. Btw-categorieën: belast, nultarief, vrijgesteld, verlegd, intracommunautair en uitvoer.
UBL-inkoopfacturen inlezen
Facturen en creditnota's in UBL worden een voorstel voor een inkoopboeking met relatie, bedragen en btw. U controleert en bevestigt; er wordt niets automatisch geboekt.
Factuuropmaak en verzending per e-mail
Pdf in het Nederlands, Engels of Duits, doorlopende nummering die de database bewaakt, creditnota's, verzamel- en termijnfacturen, en verzending van de pdf per e-mail vanuit de app.
Offertes en terugkerende facturen
Een offerte wordt na akkoord een factuur. Terugkerende facturen staan klaar op de vervaldatum; u reikt ze zelf uit, zodat er niets ongezien de deur uitgaat.
Wat de module niet doet
- Geen verzending via Peppol. Er is geen Peppol-accesspoint gekoppeld: u downloadt het UBL-bestand en verstuurt het via uw eigen accesspoint of het kanaal dat uw afnemer voorschrijft. Een bestand downloaden is nog geen verzending.
- De UBL-export werkt alleen voor facturen in euro's.
- Facturen met een G-rekeningdeel of via de Unieregeling (OSS) gaan niet als UBL-bestand.
- Bonnen en pdf-facturen zonder UBL worden niet met OCR uitgelezen.
Van e-factuur naar btw-aangifte en jaarrekening
Elke factuurregel krijgt een btw-code. Die code bepaalt in welke rubriek van de btw-aangifte de omzet of voorbelasting landt, zodat het werkblad voor de aangifte direct uit de facturen volgt. Openstaande facturen staan per balansdatum als debiteuren en crediteuren in de saldibalans en komen via de overname in de jaarrekening onder vorderingen en kortlopende schulden.
Daarmee is de e-factuur meer dan een bestandsformaat: dezelfde gegevens gaan zonder overtypen van factuur naar boeking, naar aangifte en naar balans.
Beschikbaarheid in de app
In het menu (onderdeel van Boekhouding). Deze module staat standaard in het menu van de app zodra u een rechtspersoon opent. Er is in de app geen apart module-abonnement voor nodig.
Veelgestelde vragen
Is een pdf-factuur een e-factuur?
Nee. Een pdf die u als bijlage mailt, moet de ontvanger nog overtypen of laten uitlezen. Een e-factuur is een gestructureerd bestand, zoals UBL, dat software rechtstreeks kan verwerken.
Kan ik met Jaarrekening.io e-facturen naar de overheid sturen?
U kunt het UBL-bestand maken, maar niet verzenden: de app heeft geen Peppol-accesspoint. Het bestand verstuurt u via uw eigen accesspoint of het kanaal dat de overheidsorganisatie voorschrijft.
Wordt een ingelezen UBL-inkoopfactuur automatisch geboekt?
Nee. Het bestand wordt een voorstel voor een inkoopboeking. U controleert relatie, bedragen en btw-code en bevestigt de boeking zelf.
Moet ik vanaf 2030 e-factureren?
Voor grensoverschrijdende leveringen tussen EU-ondernemers is 1 juli 2030 de datum. Voor binnenlandse facturen tussen bedrijven wil het kabinet dezelfde datum, maar dat hangt nog af van de wetgeving.
In welk UBL-formaat exporteert de module?
UBL 2.1 volgens Peppol BIS Billing 3.0 met de Nederlandse NLCIUS-kenmerken, voor facturen in euro's.
Lees ook
Facturen die zonder overtypen in de jaarrekening landen
De registratie is tijdelijk gesloten. Zet u op de wachtlijst, dan hoort u het zodra u uw jaarrekening kunt opstellen.
Op de wachtlijst →