Facture électronique en UBL : créer et lire
Transformez une facture de vente en fichier UBL 2.1 selon Peppol BIS Billing 3.0 avec NLCIUS, et lisez les factures d'achat UBL comme proposition d'écriture.
La réponse courte
Une facture électronique est une facture dans un format structuré que le logiciel peut traiter sans ressaisie ; un PDF en pièce jointe d'un courriel ne l'est pas. Dans Jaarrekening.io, vous transformez chaque facture de vente en fichier UBL 2.1 selon Peppol BIS Billing 3.0 avec les caractéristiques néerlandaises NLCIUS. Les factures d'achat UBL reçues, vous les lisez comme proposition d'écriture d'achat.
Quand une facture électronique est-elle obligatoire ?
Si vous livrez à l'administration centrale néerlandaise, la facture électronique est déjà la norme : selon la KVK, l'administration centrale n'accepte plus que les factures électroniques (KVK, facturation électronique). Entre entreprises, une facture électronique n'est pas encore obligatoire aux Pays-Bas.
Cela change. Pour les livraisons transfrontalières entre entreprises de l'UE, la facturation électronique devient obligatoire à partir du 1er juillet 2030. Le gouvernement néerlandais veut que les factures nationales entre entreprises passent aussi à l'électronique à partir de la même date, et un reporting numérique à la Belastingdienst à partir du 1er juillet 2031. Pour l'obligation nationale, il s'agit encore d'un projet de loi ; la KVK donne les dates sous cette réserve.
Un fichier UBL conforme à la norme européenne EN 16931 est la base de toutes ces voies. Selon la KVK, le gouvernement n'a pas encore décidé par quel réseau la facture électronique nationale devra passer ; Peppol est le réseau international le plus souvent cité pour cela actuellement.
Ce que fait le module
Export UBL des factures de vente
Par facture, un fichier UBL 2.1 avec le CustomizationID de NLCIUS et le profil Peppol pour les factures. Catégories de TVA : imposable, taux zéro, exonéré, autoliquidation, intracommunautaire et exportation.
Lecture des factures d'achat UBL
Les factures et avoirs en UBL deviennent une proposition d'écriture d'achat avec relation, montants et TVA. Vous contrôlez et confirmez ; rien n'est comptabilisé automatiquement.
Mise en forme des factures et envoi par courriel
PDF en néerlandais, anglais ou allemand, numérotation continue contrôlée par la base de données, avoirs, factures groupées et par échéance, et envoi du PDF par courriel depuis l'application.
Devis et factures récurrentes
Un devis devient une facture après accord. Les factures récurrentes sont prêtes à l'échéance ; vous les émettez vous-même, de sorte que rien ne part sans être vu.
Ce que le module ne fait pas
- Pas d'envoi via Peppol. Aucun point d'accès Peppol n'est relié : vous téléchargez le fichier UBL et l'envoyez via votre propre point d'accès ou le canal que prescrit votre client. Télécharger un fichier n'est pas encore l'envoyer.
- L'export UBL ne fonctionne que pour des factures en euros.
- Les factures comportant une partie G-rekening ou relevant du régime de l'Union (OSS) ne partent pas en fichier UBL.
- Les justificatifs et factures PDF sans UBL ne sont pas lus par OCR.
De la facture électronique à la déclaration de TVA et aux comptes annuels
Chaque ligne de facture reçoit un code TVA. Ce code détermine dans quelle rubrique de la déclaration de TVA aboutit le chiffre d'affaires ou la TVA déductible, de sorte que la feuille de travail de la déclaration découle directement des factures. Les factures ouvertes figurent à la date de clôture comme clients et fournisseurs dans la balance générale et, via la reprise, arrivent dans les comptes annuels sous créances et dettes à court terme.
La facture électronique est ainsi plus qu'un format de fichier : les mêmes données passent sans ressaisie de la facture à l'écriture, à la déclaration et au bilan.
Disponibilité dans l'application
Dans le menu (fait partie de la Comptabilité). Ce module figure par défaut dans le menu de l'application dès que vous ouvrez une entité.
Questions fréquentes
Une facture PDF est-elle une facture électronique ?
Non. Un PDF que vous envoyez en pièce jointe doit encore être ressaisi ou lu par le destinataire. Une facture électronique est un fichier structuré, comme UBL, que le logiciel peut traiter directement.
Puis-je envoyer des factures électroniques à l'administration avec Jaarrekening.io ?
Vous pouvez créer le fichier UBL, mais pas l'envoyer : l'application n'a pas de point d'accès Peppol. Vous envoyez le fichier via votre propre point d'accès ou le canal que prescrit l'organisme public.
Une facture d'achat UBL lue est-elle comptabilisée automatiquement ?
Non. Le fichier devient une proposition d'écriture d'achat. Vous contrôlez la relation, les montants et le code TVA et confirmez vous-même l'écriture.
Dois-je facturer électroniquement à partir de 2030 ?
Pour les livraisons transfrontalières entre entreprises de l'UE, la date est le 1er juillet 2030. Pour les factures nationales entre entreprises, le gouvernement néerlandais veut la même date, mais cela dépend encore de la législation.
Dans quel format UBL le module exporte-t-il ?
UBL 2.1 selon Peppol BIS Billing 3.0 avec les caractéristiques néerlandaises NLCIUS, pour des factures en euros.
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