Hoe test ik jaarrekeningsoftware met eigen cijfers?

Het korte antwoord

Met een afgesloten boekjaar test u of software uw cijfers juist overneemt. Vergelijk posten, correcties en toelichtingen met uw eigen dossier.

Grondslag: art. 2:10 en 2:363 BW

Welke cijfers gebruikt u voor een proef?

Gebruik voor een proef een jaarrekening waarvan u de samenstelling al kent. Daarmee test u de verwerking in plaats van tegelijk uw boekhouding te onderzoeken. Neem een geanonimiseerde saldibalans, de definitieve correcties en de bijbehorende toelichtingen. Kies bewust een dossier met minstens één lastige post, zoals een lening met een kortlopend deel.

Leg vooraf de verwachte uitkomsten vast. Noteer balanstotaal, resultaat na belasting, eigen vermogen, banksaldo en belastingschuld. Vraag de leverancier dezelfde gegevens in te lezen zonder ze vooraf handmatig passend te maken. Volg daarna een gewone omzetrekening, een rekening met een negatief saldo en een balansrekening met een onduidelijke omschrijving. Juist die laatste twee laten zien of het programma uitzonderingen zichtbaar maakt. Een sluitende balans bewijst niet dat alle posten op de goede plaats staan. Een verkeerd ingedeelde lening kan de balans laten sluiten terwijl de lezer een onjuist beeld krijgt van de betaalverplichtingen.

Hoe test u correcties en toelichtingen?

Test vervolgens een correctie die u bewust aanbrengt. Verhoog bijvoorbeeld de nog te betalen accountantskosten met een zelfgekozen bedrag en controleer waar de tegenboeking, het resultaat en het eigen vermogen veranderen. Draai deze proefboeking weer terug. Bekijk of er een herkenbaar spoor achterblijft met datum, toelichting en gebruiker. Dat is geen wettelijke goedkeuring van de software, maar een praktische manier om de reproduceerbaarheid te beoordelen. Art. 2:10 BW verlangt een administratie waaruit de rechten en verplichtingen kunnen worden gekend. Vraag daarom ook of u de onderliggende gegevens zelfstandig kunt exporteren als u later vertrekt.

Lees de tekstuitvoer even kritisch als de cijfers. Heeft het pakket een grondslag voor voorraad opgenomen terwijl uw bedrijf geen voorraad heeft? Staat er een standaardzin over zekerheden terwijl een bank juist een pandrecht heeft? Vergelijk de vorigejaarscijfers en controleer of een gewijzigde rubricering wordt toegelicht waar dat nodig is. Art. 2:363 BW is relevant voor de presentatie en vergelijkbaarheid. Laat een generieke tekst niet staan alleen omdat het systeem die als afgerond markeert. Een goede proef toont welke keuzes u zelf moet maken en op welke plekken een vakinhoudelijke beoordeling nodig blijft.

Welke export moet u bewaren?

Sluit de test af met een volledige export en laat iemand die niet bij de demonstratie was die lezen. Kan deze persoon het boekjaar, de status en de relatie tussen rapport en bronbestand herkennen? Vraag apart hoe technische validatie en feitelijke deponering verlopen, als die onderdelen in de offerte staan. Bewaar uw testbevindingen in een korte acceptatielijst met concreet geslaagde en mislukte stappen. Geef de leverancier gelegenheid om een verkeerde instelling te herstellen en voer alleen die stap opnieuw uit. Zo voorkomt u dat een vlotte demonstratie zwaarder weegt dan de fouten die juist in uw dagelijkse dossiers optreden.

Bronnen

• Belastingdienst: een administratie opzetten
• KVK: waaruit bestaat de jaarrekening?

Lees ook