Het korte antwoord
Ja, als het pakket meerdere administraties ondersteunt. Houd per BV een eigen dossier; één softwareomgeving maakt nog geen groepsjaarrekening.
Grondslag: art. 2:362, 2:406 en 2:407 BW
Hoe richt u dossiers per BV in?
Meerdere BV's kunnen in dezelfde softwareomgeving worden verwerkt, maar blijven afzonderlijke rechtspersonen. Geef iedere BV een herkenbaar dossier met het juiste KVK-nummer, boekjaar en eigen brongegevens. Of één licentie daarvoor voldoende is, is een commerciële vraag. Dat moet de leverancier in de offerte en gebruiksvoorwaarden bevestigen.
Inventariseer hoeveel rechtspersonen, gebruikers en verslagjaren u nodig heeft. Een licentie voor vijf administraties kan iets anders betekenen dan vijf jaarrekeningen: ook oude jaren of inactieve BV's kunnen meetellen. Vraag wat gebeurt wanneer u een nieuwe dochtermaatschappij opricht of een BV verkoopt. Controleer of u die administratie afzonderlijk kunt exporteren en de toegangsrechten kunt aanpassen. Bij een groep hoeft een medewerker van de werkmaatschappij niet automatisch de persoonlijke holding van de DGA te kunnen zien. Een duidelijke scheiding voorkomt zowel praktische vergissingen als onbedoeld delen van financiële informatie. Test dit met twee proefgebruikers.
Hoe stemt u onderlinge posten af?
Stem onderlinge verhoudingen af voordat u rapporten genereert. Een vordering van de holding op de werkmaatschappij hoort aan de andere kant als corresponderende schuld terug te komen, rekening houdend met geboekte rente en betalingen rond de balansdatum. Gebruik een overzicht per tegenpartij en laat verschillen verklaren door degene die de boeking kent. Een programma dat meerdere dossiers naast elkaar toont, neemt die inhoudelijke afstemming niet vanzelf over. Art. 2:362 BW vraagt inzicht per jaarrekening. Los een aansluitverschil niet op door aan beide kanten hetzelfde willekeurige bedrag te vullen, maar herstel de oorspronkelijke registratie.
Vraag apart naar consolidatie als uw groep die nodig heeft. Een enkelvoudige jaarrekening van de holding en die van een dochter samenvoegen in één pdf is geen consolidatie. Daarvoor spelen onder meer eliminaties, consolidatiekring en uniforme grondslagen. Art. 2:406 en 2:407 BW zijn relevant voor de verplichting en mogelijke vrijstellingen. Het aantal BV's in een softwarelicentie zegt daar niets over. Laat de beoordeling door een deskundige doen als er buitenlandse dochters, afwijkende boekjaren of wisselende belangen zijn. Voor een kleine, overzichtelijke groep kunnen afzonderlijke dossiers voldoende zijn, maar die conclusie volgt uit de omstandigheden.
Wanneer is consolidatie nodig?
Organiseer de afronding per rechtspersoon met een eigen checklist. Noteer welke versie door het betreffende bestuur is ondertekend, hoe de vaststelling is verlopen en welke publicatie is verzonden. Een gezamenlijke map met de naam 'definitief' is daarvoor te vaag. Zet in de planning ook wie de dossiers van andere groepsmaatschappijen controleert. Vergelijk leveranciers uiteindelijk op de totale groepskosten, de scheiding van gegevens en de kwaliteit van de overdracht. Betaal alleen voor consolidatiefuncties wanneer u die nodig heeft, maar verwacht geen groepscontrole van een pakket dat uitsluitend meerdere losse administraties beheert. Zo blijft duidelijk wat de software daadwerkelijk voor uw organisatie moet doen.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Is één licentie ook één jaarrekening?
Dat hangt van de leverancier af; elke BV blijft wel een afzonderlijke rechtspersoon.
Mag een medewerker alle groepsdossiers zien?
Geef toegang op basis van zijn taak en test rechten per vennootschap.
Vormen twee losse pdf's een geconsolideerde jaarrekening?
Nee. Consolidatie vraagt onder meer eliminatie van onderlinge posten en uniforme grondslagen.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
De registratie is tijdelijk gesloten. Zet u op de wachtlijst, dan hoort u het zodra u uw jaarrekening kunt opstellen.
Op de wachtlijst →